Glossar: HR-Interim-, Restrukturierungs- und KI-Begriffe

Restrukturierung und Umbau

Restrukturierung

Umbau der Organisation mit Auswirkungen auf Stellen, Standorte oder Bereiche. Ab einer bestimmten Größenordnung eine Betriebsänderung mit Interessenausgleich, Sozialplan und Fristen, die im Kalender stehen müssen.

Betriebsänderung

Nach § 111 BetrVG eine Maßnahme mit wesentlichen Nachteilen für die Belegschaft, etwa Stilllegung, Verlegung oder Zusammenschluss von Betriebsteilen. Löst Beteiligungsrechte des Betriebsrats aus, in Betrieben ab 20 Wahlberechtigten.

Interessenausgleich

Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat über das Ob, Wann und Wie einer Betriebsänderung. Wird meist zusammen mit dem Sozialplan verhandelt, ist aber nicht erzwingbar, anders als der Sozialplan.

Sozialplan

Vereinbarung mit dem Betriebsrat, die wirtschaftliche Nachteile einer Betriebsänderung für die Belegschaft ausgleicht oder mildert, meist über Abfindungen, Transferangebote und Härtefallregelungen. Erzwingbar über die Einigungsstelle.

Sozialauswahl

Die gesetzlich vorgeschriebene Auswahl der von einer betriebsbedingten Kündigung Betroffenen nach Betriebszugehörigkeit, Alter, Unterhaltspflichten und Schwerbehinderung. Muss dokumentiert und nachvollziehbar sein, sonst hält die Kündigung nicht.

Massenentlassungsanzeige

Pflichtmeldung an die Agentur für Arbeit nach § 17 KSchG, wenn innerhalb von 30 Tagen eine von der Betriebsgröße abhängige Zahl an Kündigungen ausgesprochen wird. Fehlt sie oder ist sie fehlerhaft, sind die Kündigungen unwirksam.

Einigungsstelle

Betriebliches Schlichtungsgremium mit unparteiischem Vorsitz, das bei Nichteinigung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat verbindlich entscheidet. Kostet Zeit und Geld, ein gut vorbereiteter Interessenausgleich vermeidet sie meist.

Carve-out

Abtrennung einer Geschäftseinheit vom bisherigen Unternehmen, die als eigenständige Gesellschaft weitergeführt oder verkauft wird. HR baut dafür Verträge, Prozesse, Payroll und Systeme neu, ab Tag eins arbeitsfähig.

§ 613a BGB

Regelt den Übergang von Arbeitsverhältnissen bei einem Betriebs- oder Betriebsteilübergang: Der Erwerber tritt in bestehende Verträge ein, Mitarbeitende können widersprechen. Zentral bei jedem Carve-out und jeder Übernahme.

Post-Merger-Integration

Zusammenführung zweier Organisationen nach Übernahme oder Fusion. Für HR heißt das: Verträge, Gehaltsbänder, Systeme, Betriebsvereinbarungen und Kulturen unter ein Regelwerk bringen, ohne die Leistungsträger zu verlieren.

Entity-Setup

Rechtlicher und operativer Aufbau einer neuen Gesellschaft, etwa in einem neuen Land oder nach einem Carve-out, einschließlich Arbeitsverträgen, Payroll-Dienstleister, Sozialversicherung und HR-Prozessen.

Outplacement

Begleitung von Mitarbeitenden nach einer Trennung bis zur neuen Stelle, vom Arbeitgeber finanziert. Teil vieler Sozialpläne und ein Instrument, das Kündigungsschutzklagen erfahrungsgemäß seltener macht.

Transfergesellschaft

Eigenständige Gesellschaft, in die von Kündigung Betroffene befristet wechseln, mit Transferkurzarbeitergeld und Qualifizierung. Vermeidet Arbeitslosigkeit direkt nach dem Abbau, verlangt aber Abstimmung mit der Agentur für Arbeit.

Mitbestimmung und Recht

Betriebsrat

Gewählte Interessenvertretung der Arbeitnehmer in einem Betrieb ab fünf Wahlberechtigten, mit gesetzlich geregelten Informations-, Beratungs- und Mitbestimmungsrechten nach dem Betriebsverfassungsgesetz.

Betriebsvereinbarung

Schriftliche Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat, die betriebliche Angelegenheiten verbindlich regelt und wie ein Gesetz im Betrieb wirkt. Bei KI-Werkzeugen mit Personaldaten der übliche Weg.

§ 87 BetrVG

Katalog der zwingenden Mitbestimmung des Betriebsrats, unter anderem bei Arbeitszeit, Entlohnungsgrundsätzen und technischen Einrichtungen, die Verhalten oder Leistung überwachen können. Dazu zählen die meisten KI-Werkzeuge im HR.

Anhörung nach § 102 BetrVG

Pflicht des Arbeitgebers, den Betriebsrat vor jeder Kündigung anzuhören, mit Person, Gründen und Kündigungsart. Eine Kündigung ohne ordnungsgemäße Anhörung ist unwirksam, unabhängig vom Grund.

Unterlassungsanspruch

Möglichkeit des Betriebsrats, eine mitbestimmungspflichtige Maßnahme, die ohne Vereinbarung eingeführt wurde, gerichtlich stoppen zu lassen. Der häufigste Grund, warum globale System-Rollouts in Deutschland stehen bleiben.

Wirtschaftsausschuss

Gremium in Unternehmen ab 100 Beschäftigten, das der Unternehmer über wirtschaftliche Angelegenheiten unterrichten muss, darunter geplante Betriebsänderungen. Oft der Ort, an dem ein Umbau zum ersten Mal offiziell wird.

Tarifbindung

Geltung eines Tarifvertrags für ein Unternehmen, durch Verbandsmitgliedschaft, Haustarif oder Allgemeinverbindlichkeit. Bestimmt Entgeltgruppen, Arbeitszeit und Zuschläge und begrenzt, was Arbeitgeber und Betriebsrat frei regeln können.

KI im HR

KI-Richtlinie

Einseitig vom Arbeitgeber erlassenes Regelwerk zur KI-Nutzung im HR: erlaubte Werkzeuge, zulässige Daten, Verantwortung, menschliche Letztentscheidung. Zwischenschritt vor der Betriebsvereinbarung oder Ersatz, wo kein Betriebsrat existiert.

EU-KI-Verordnung

EU-weite Verordnung, die KI-Systeme nach Risikostufen einteilt: verboten, Hochrisiko, Transparenzpflicht, minimales Risiko. Für Hochrisiko-Anwendungen im Beschäftigungskontext gelten Pflichten für Anbieter und Betreiber.

Hochrisiko-KI

Einstufung nach Anhang III der EU-KI-Verordnung, im HR etwa für Bewerberauswahl, Beförderung, Aufgabenzuweisung und Kündigung. Folgen: menschliche Aufsicht, Information der Betroffenen, Protokolle, KI-Kompetenz der Nutzenden.

Betreiber und Anbieter

Wer ein KI-Werkzeug eines Herstellers nutzt, ist Betreiber mit eigenen, kleineren Pflichten. Wer ein System selbst baut oder wesentlich verändert, wird Anbieter mit Konformitätsbewertung und Registrierung. Eigene Prompts machen nicht zum Anbieter.

Auftragsverarbeitungsvertrag

Vertrag nach Art. 28 DSGVO zwischen dem Unternehmen als Verantwortlichem und einem Dienstleister, der Personaldaten in dessen Auftrag verarbeitet, etwa ein KI-Anbieter. Ohne ihn dürfen keine Klarnamen in das Werkzeug.

Datenschutz-Folgenabschätzung

Vorab-Prüfung nach Art. 35 DSGVO, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene birgt. Bei KI-Screening von Bewerbungen oder Leistungsbewertung regelmäßig erforderlich, dokumentiert mit dem Datenschutzbeauftragten.

KI-Kompetenz

Pflicht aus der EU-KI-Verordnung, seit Februar 2025: Wer KI-Systeme im Unternehmen nutzt, muss ausreichend geschult sein. Für HR-Teams heißt das Schulung vor Nutzung, dokumentiert, als Teil von Richtlinie oder Betriebsvereinbarung.

Menschliche Letztentscheidung

Grundsatz, dass jede Personalentscheidung ein Mensch trifft und das KI-Werkzeug nur vorbereitet. Folgt aus Art. 22 DSGVO und der KI-Verordnung, gehört als Klausel in jede Richtlinie und Betriebsvereinbarung.

Use-Case-Inventur

Erster Schritt vor Richtlinie oder Betriebsvereinbarung: Welche KI-Werkzeuge werden heute genutzt, offiziell und inoffiziell, mit welchen Daten, von wem. Ehrlich erhoben, nicht vermutet.

Schatten-KI

Nutzung von KI-Werkzeugen mit privaten Konten und ohne Freigabe, oft mit echten Personaldaten in der Eingabe. In den meisten HR-Teams heute Realität und der praktische Grund für eine Richtlinie.

KI-Routine

Wiederkehrende HR-Aufgabe, die mit einem Sprachmodell nach festem Ablauf und festen Regeln vorbereitet wird, etwa Stellenanzeigen, Arbeitszeugnisse, Onboarding-Texte oder Antworten auf Mitarbeiterfragen. Der Mensch prüft und entscheidet.

Sprachmodell

KI-System, das Text versteht und erzeugt, etwa die Modelle hinter ChatGPT, Copilot oder Claude. Selbst nicht Hochrisiko, der Einsatzzweck entscheidet: Anzeigentexte sind minimales Risiko, Bewerberbewertung ist Hochrisiko.

Kennzahlen und Systeme

Time-to-Hire

Zeit von der Freigabe einer Stelle bis zur Vertragsunterschrift, in Tagen. Zentrale Recruiting-Kennzahl, die zeigt, wo ein Prozess hängt: bei der Anzeige, im Screening, in den Interviews oder bei der Entscheidung.

Cost-of-Vacancy

Geschätzte Kosten einer unbesetzten Stelle pro Tag oder Monat, durch entgangene Wertschöpfung, Überstunden im Team und liegengebliebene Themen. Die Zahl, gegen die ein Interim-Tagessatz gerechnet wird.

Fluktuation

Anteil der Mitarbeitenden, die ein Unternehmen innerhalb eines Jahres verlassen, freiwillig oder nicht. Im Vertrieb und in der Logistik strukturell höher als im Büro, was Recruiting zum Dauerbetrieb macht.

HRIS

Human Resources Information System, die zentrale Software für Personalstammdaten, Verträge, Abwesenheiten und HR-Prozesse, etwa Personio, HiBob oder Workday. Datenqualität und Schnittstellen zur Payroll entscheiden über den Nutzen.

Payroll-Steuerung

Verantwortung für die Gehaltsabrechnung, ob intern oder beim Dienstleister: Meldungen, Sonderfälle, Jahreswechsel, Schnittstellen zum HRIS. HR steuert, der Dienstleister rechnet.

Global Mobility

Prozess rund um internationale Entsendungen: Sozialversicherung, A1-Bescheinigung, Steuer, Aufenthaltsrecht, Vergütung im Ausland. Braucht einen festen Ablauf, sonst wird jede Entsendung zum Einzelfall.

Onboarding

Strukturierte Einarbeitung neuer Mitarbeitender in den ersten Wochen und Monaten: Technik, Ansprechpartner, Aufgaben, Rückmeldung. Ein Onboarding, das am ersten Tag steht, senkt Kündigungen in der Probezeit spürbar.

Talent Management

Systematische Prozesse zur Beurteilung, Entwicklung, Bindung und Nachfolgeplanung von Mitarbeitenden und Führungskräften. Mit Betriebsrat mitbestimmungspflichtig, sobald Leistung nach einem Schema bewertet wird.

Arbeitszeugnis

Pflichtdokument bei jeder Beendigung nach § 109 GewO, wohlwollend und wahr, mit fester Struktur und einer Sprache, die Personaler lesen können. Eine der Routinen, die sich mit KI gut vorbereiten lässt.

Häufige Fragen