KI für Arbeitszeugnisse: Entwürfe statt Formulierungskrampf

Die Zeugnissprache ist ein Code, der aus der Pflicht zum Wohlwollen entstanden ist. Weil ein Zeugnis nichts Negatives sagen darf, was das Fortkommen unnötig erschwert, wird Kritik in Abstufungen des Lobs ausgedrückt. "Stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" ist eine Eins, "zu unserer vollen Zufriedenheit" eine Drei, "hat sich bemüht" ist eine Fünf. Wer die Abstufungen nicht kennt, schreibt aus Freundlichkeit ein schlechtes Zeugnis oder aus Unwissen ein zu gutes, und beides hat Folgen: Eine zu schlechte Note lässt sich einklagen, eine zu gute ist im nächsten Prozess schwer zu erklären.

Sprachmodelle kennen den Code, weil er in tausenden Ratgebern und Urteilen dokumentiert ist. Das ist der Grund, warum sie für diese Routine geeignet sind: Die Übersetzung von "Note 2, Leistung" in "stets zu unserer vollen Zufriedenheit" ist eine Aufgabe, bei der das Werkzeug erfahrungsgemäß zuverlässiger ist als eine Führungskraft ohne Zeugniserfahrung. Was das Modell nicht kennt, ist die Person. Deshalb kommt die Note aus dem Bogen, nicht aus dem Werkzeug.

Die Rechtsgrundlage steht in § 109 Gewerbeordnung: Jede Arbeitnehmerin und jeder Arbeitnehmer hat bei Beendigung Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Verlangen ein qualifiziertes mit Angaben zu Leistung und Verhalten. Das Zeugnis muss klar und verständlich sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage über die Person treffen, als aus dem Wortlaut hervorgeht. Das ist das Verbot der Geheimcodes, und es ist der Grund, warum die Zeugnissprache so standardisiert ist: Sie ist der Versuch, Abstufungen zu machen, ohne verbotene Codes zu nutzen.

Dazu kommt aus der Rechtsprechung der Grundsatz, dass ein Zeugnis wahr und wohlwollend sein muss. Beides zugleich: Es darf nichts Falsches stehen, und es darf das Fortkommen nicht unnötig erschweren. In der Praxis heißt das, dass die Note aus der tatsächlichen Beurteilung folgen muss, und dass diese Beurteilung belegbar sein sollte, wenn die Person die Note anficht. Ein Bogen, den die Führungskraft ausfüllt und zeichnet, ist genau dieser Beleg. Das Werkzeug ändert an keiner dieser Pflichten etwas, es hilft nur, sie schneller zu erfüllen. Praxiswissen, keine Rechtsberatung.

Der Prompt für Zeugnisse ist länger als der für Stellenanzeigen, weil er die Kodierung mitliefern muss. Er liegt als Vorlage im Team und bleibt bei jedem Zeugnis gleich, nur der Bogen wechselt. Fünf Bausteine:

Ein Zeugnis ist voller Personaldaten: Name, Geburtsdatum, Beschäftigungszeiten, Leistungsbeurteilung. Wer das in ein Sprachmodell gibt, verarbeitet personenbezogene Daten, und dafür braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Den haben Copilot, ChatGPT Enterprise und Claude for Work über den Unternehmensvertrag. Private Konten und kostenlose Versionen haben ihn nicht, und dort landen Zeugnisdaten erfahrungsgemäß am häufigsten, weil die Führungskraft "nur kurz einen Entwurf" wollte.

Zwei Regeln lösen das. Erstens: Zeugnisse werden nur in dem Werkzeug erstellt, das die KI-Richtlinie oder Betriebsvereinbarung dafür freigibt. Zweitens: Der Entwurf entsteht mit Platzhaltern. "Frau [Name], geboren am [Datum], war vom [Eintritt] bis [Austritt] als [Position] tätig." Die Beurteilung braucht keinen Namen, um formuliert zu werden, und Name und Daten kommen erst in Word hinein. Wer so arbeitet, hat auch mit einem Werkzeug ohne Auftragsverarbeitung kaum ein Problem, sollte es aber trotzdem nicht tun, weil Stichworte aus dem Bogen im Zweifel eine Person erkennbar machen. Was sonst noch gilt, steht unter DSGVO und KI im HR.

Der Entwurf kann eine bessere oder schlechtere Formulierung liefern, als der Bogen meint, wenn Stichworte unklar waren oder eine Note zwischen zwei Bereichen nicht zusammenpasst. Eine Zwei bei Leistung und eine Vier beim Verhalten ergeben ein Zeugnis, das jede Personalabteilung als Warnung liest, und das muss die Führungskraft so wollen, nicht das Werkzeug so verteilen. Deshalb bleibt die Prüfung durch eine Person mit Zeugniserfahrung Pflicht, und zwar an drei Stellen: bei der Gesamtnote, bei der Schlussformel, deren Fehlen als Signal gilt, und bei allen Zeugnissen nach einer Kündigung durch den Arbeitgeber oder mit laufendem Streit.

Was das Werkzeug nie tun sollte: Noten aus Systemdaten ableiten, etwa aus Zielerreichung im Performance-Tool oder aus Fehlzeiten. Das wäre ein Beurteilungssystem, es wäre mitbestimmungspflichtig nach § 87 BetrVG, und es wäre im Beschäftigungskontext ein Hochrisiko-System nach KI-Verordnung. Die Zeugnisroutine bleibt nur deshalb außerhalb dieser Pflichten, weil die Bewertung von einem Menschen kommt und das Werkzeug sie nur in Sprache übersetzt. Wo die Grenze genau verläuft, steht unter § 87 BetrVG und KI.