Für wen ein remote geführtes HR-Mandat passt
Viele Unternehmen im DACH-Raum arbeiten längst standortunabhängig, mit Teams, die über mehrere Städte oder Länder verteilt sind, oder ganz ohne festes Büro. Software-Unternehmen mit Entwicklern in Berlin, Wien und Lissabon, Beratungen mit Partnern in Zürich und München und Mitarbeitenden im Homeoffice, Handelsunternehmen mit Zentrale in einer Kleinstadt und Vertrieb in drei Ländern, Konzerntöchter mit einem kleinen deutschsprachigen Team, das von der Zentrale in London aus geführt wird. Für diese Unternehmen ist ein Interim HR Manager, der auf eine bestimmte Stadtpräsenz besteht, wenig hilfreich. Was zählt, ist die Erfahrung mit verteilter Führung, nicht die physische Nähe zu einem Standort.
Das gilt besonders für internationale Töchter mit einem verstreuten deutschsprachigen Team, die lokale Expertise für Arbeitsrecht in Deutschland, Österreich oder der Schweiz brauchen, aber organisatorisch remote arbeiten. Auch Restrukturierungen oder Carve-outs, bei denen die betroffenen Mitarbeitenden über mehrere Standorte verteilt sind, profitieren von einer HR-Rolle, die verteilte Kommunikation gewohnt ist. Und es gilt für Unternehmen außerhalb der Großstädte, etwa in Bielefeld, Nürnberg, Linz oder Basel, für die ein wöchentlicher Präsenztag mehr Reisezeit als Arbeitszeit bedeuten würde.
Ich habe internationale Teams überwiegend remote und auf Englisch geführt, unter anderem als HR Manager in einem Konsumgüterunternehmen, dessen Region von 70 auf über 100 Mitarbeitende gewachsen ist, und in einer Bank mit operativer HR-Arbeit über zwölf Länder. Remote-Führung ist für mich kein Ersatzmodell, sondern die Arbeitsweise, in der ein großer Teil meiner HR-Erfahrung entstanden ist.
HR auf Distanz führen: was den Unterschied macht
Remote geführte HR scheitert nicht an der Technik, sondern an fehlendem Rhythmus. Wenn niemand weiß, wann HR erreichbar ist, landen Personalthemen im Chat, werden dort halb gelöst und tauchen drei Monate später als Konflikt wieder auf. Deshalb lege ich in der ersten Woche eines Mandats feste Strukturen fest, die für alle Standorte gelten:
- Feste Sprechzeiten je StandortZwei Zeitfenster pro Woche per Video, in denen Mitarbeitende und Führungskräfte ohne Termin HR erreichen. Für Wien und Zürich in deren Arbeitszeit, nicht in meiner.
- Wöchentliches Update an alle FührungskräfteEine Seite: Was ist neu, welche Fristen laufen, wer entscheidet was. Führungskräfte in drei Ländern sehen denselben Stand.
- Schwierige Gespräche nie per ChatKündigung, Abmahnung, Konflikt, Krankheit laufen per Video mit Kamera oder vor Ort, mit einer Führungskraft dabei, nie asynchron.
- Ein System, ein DatenstandHRIS, das über Länder hinweg funktioniert, mit lokalen Feldern für Sozialversicherung und Vertragsarten. Was in Tabellen je Land liegt, wird zusammengeführt.
- Lokale Partner je LandLohnbüro, Arbeitsrechtskanzlei und, wo nötig, Steuerberater in Österreich und der Schweiz sind ab Woche eins benannt und eingebunden.
In einem internationalen Softwareunternehmen habe ich manuelle HR-Verwaltung von 30 auf 5 Stunden pro Woche gesenkt, mit Excel-VBA und KI-Routinen. In einem verteilten Unternehmen ist genau das die Voraussetzung dafür, dass HR nicht in Einzelfällen ertrinkt.
Typische Lagen in verteilten Unternehmen
Drei Länder, drei Lohnbüros, kein HR
Ein Software-Unternehmen mit 140 Mitarbeitenden in Berlin, Wien und Zürich. Jedes Land hat einen Lohndienstleister, niemand hat den Überblick, und ein Mitarbeiter arbeitet seit einem Jahr von Spanien aus, ohne dass es jemand geregelt hat.
Der Umbau über Standorte hinweg
Ein Konzern schließt zwei von fünf Standorten in Deutschland und Österreich. Die Regeln für Sozialplan und Kündigungsschutz unterscheiden sich je Land, die Belegschaft vergleicht sich trotzdem untereinander.
Die HR-Leitung im Homeoffice geht
Das Unternehmen hat kein Büro, das Team ist über zwanzig Städte verteilt, und die einzige HR-Person kündigt. Niemand weiß, wo die Verträge liegen. Die Bestandsaufnahme beginnt mit dem Suchen.
Österreich: was bei HR aus Deutschland anders ist
Wer HR aus Deutschland kennt und ein Team in Wien, Linz oder Graz übernimmt, stolpert erfahrungsgemäß über dieselben Punkte. In Österreich gelten Kollektivverträge für fast alle Branchen, weil die Mitgliedschaft in der Wirtschaftskammer verpflichtend ist. Das betrifft Mindestgehälter, Einstufungen, Sonderzahlungen und Kündigungsfristen, die sich je nach Kollektivvertrag und Dauer des Dienstverhältnisses unterscheiden. Das dreizehnte und vierzehnte Gehalt sind der Normalfall, Urlaub wird in Werktagen gerechnet, und die Sozialversicherung läuft über die Österreichische Gesundheitskasse mit einer Anmeldung vor Arbeitsantritt.
Der Kündigungsschutz funktioniert anders als in Deutschland: Es gibt keinen allgemeinen Kündigungsschutz nach deutschem Muster, aber eine Anfechtung wegen Sozialwidrigkeit oder verpönten Motivs, eine Vorwarnpflicht beim Arbeitsmarktservice bei größeren Abbauten und einen Betriebsrat nach dem Arbeitsverfassungsgesetz mit Verständigungspflicht vor jeder Kündigung. Die betriebliche Vorsorge, die Abfertigung neu, läuft über Beiträge an eine Vorsorgekasse. Wer diese Punkte im Vertrag oder in der Abrechnung übersieht, bekommt das von der Arbeiterkammer erklärt, die Arbeitnehmer in Österreich kostenlos vertritt.
In einem remote geführten Mandat heißt das: Ich führe das Team in Österreich, kenne die Reibungspunkte und arbeite bei Verträgen, Kollektivvertragseinstufung und Kündigungen mit Ihrem Lohnbüro und einer österreichischen Kanzlei zusammen. Praxiswissen, keine Rechtsberatung.
Schweiz: liberaler beim Kündigen, strenger bei Bewilligung und Vorsorge
Die Schweiz ist bei HR in mancher Hinsicht einfacher als Deutschland und in anderer Hinsicht aufwendiger. Das Arbeitsrecht steht im Obligationenrecht, Kündigungen sind ohne Begründung möglich, mit Fristen von einem bis drei Monaten je nach Dienstjahr und Sperrfristen bei Krankheit, Unfall, Schwangerschaft und Militärdienst. Einen Betriebsrat nach deutschem Muster gibt es nicht, aber ein Mitwirkungsgesetz mit Informations- und Anhörungsrechten, bei Massenentlassungen eine Konsultationspflicht, und in vielen Branchen Gesamtarbeitsverträge. Der dreizehnte Monatslohn ist verbreitet, die Probezeit kurz.
Aufwendiger sind Sozialversicherung und Vorsorge: AHV, IV, ALV, Unfallversicherung und die berufliche Vorsorge über eine Pensionskasse mit obligatorischem und überobligatorischem Teil, dazu Krankentaggeldversicherungen, die je Arbeitgeber unterschiedlich geregelt sind. Arbeitsbewilligungen für Mitarbeitende aus der EU laufen über das Freizügigkeitsabkommen, sind aber ein eigener Prozess je Kanton. Und wer Mitarbeitende hat, die von Deutschland aus für eine Schweizer Gesellschaft arbeiten, oder umgekehrt, muss Sozialversicherungszuständigkeit und Steuer nach dem Ort der Tätigkeit klären, nicht nach dem Sitz der Firma.
Ich führe das Team, kenne die Unterschiede und binde Ihr Schweizer Lohnbüro, Ihre Pensionskasse und eine Kanzlei ein, bevor eine Entscheidung fällt. Für Lohngleichheitsanalysen, Bewilligungen und kantonale Besonderheiten ist lokale Beratung die Regel, nicht die Ausnahme. Praxiswissen, keine Rechtsberatung. Mehr zur Konstellation mit Konzernvorgaben unter HR Interim für internationale Töchter.
Präsenz auf Abruf: wann ich trotzdem komme
Remote ist die Regel, nicht das Dogma. Es gibt Termine, die persönliche Anwesenheit verlangen, und die plane ich von Anfang an ein: den Auftakt mit Geschäftsführung, HR-Team und, wo es einen gibt, Betriebsrat in der ersten Woche, Betriebsversammlungen, Verhandlungen zu Interessenausgleich und Sozialplan, die Woche eines Stellenabbaus und einzelne Trennungsgespräche, bei denen ein Bildschirm nicht angemessen ist. Ab Frankfurt erreiche ich Berlin, Hamburg und München mit dem ICE in drei bis vier Stunden, Zürich in rund vier Stunden, Wien in gut sechs Stunden mit dem Zug oder in gut einer Stunde mit dem Flugzeug. Reise und Übernachtung regelt der Dienstvertrag pauschal.
Sobald ein Standort mehr als etwa 50 Mitarbeitende hat, einen Betriebsrat oder eine Restrukturierung vor sich, empfehle ich statt remote ein Hybrid-Modell mit festen Präsenztagen. Dafür gibt es eigene Seiten für Berlin, München, Hamburg, Köln, Düsseldorf und Stuttgart. In Rhein-Main bin ich ohnehin vor Ort, siehe Interim HR Manager in Frankfurt. Die Rolle im Detail unter Interim HR Manager.
Interim HR Manager mit Standort Frankfurt, remote in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Stationen in Konzern, Mittelstand und Scale-up. Mehr zu mir
Häufige Fragen zu Interim HR remote in DACH
Funktioniert eine Betriebsratsverhandlung auch remote?
Der laufende Austausch, Anhörungen und Abstimmungen funktionieren per Video gut, wenn der Rhythmus fest ist. Für den Auftakt, für Verhandlungen zu Interessenausgleich und Sozialplan und für Betriebsversammlungen empfehle ich einzelne Präsenztermine, die ich ab Frankfurt wahrnehme.
Gilt das auch für österreichisches oder Schweizer Arbeitsrecht?
Die HR-Führung, die Prozesse und die Zusammenarbeit mit Geschäftsführung und Belegschaft gelten länderübergreifend. Bei Kündigungsfristen, Kollektivverträgen, Sozialversicherung und Mitwirkungsrechten in Österreich und der Schweiz arbeite ich mit lokaler Rechtsberatung und Ihrem Lohnbüro im jeweiligen Land zusammen. Praxiswissen, keine Rechtsberatung.
Unser Team sitzt in Berlin, Wien und Zürich. Wer ist Ihr Gegenüber?
Die Geschäftsführung, die Standortverantwortlichen und das HR-Team, wo es eines gibt. Ich lege in der ersten Woche fest, wer in welchem Land welche Themen verantwortet und wo lokale Berater eingebunden sind, damit Mitarbeitende in jedem Land eine Ansprechperson haben.
Wie halten Sie Kontakt zu Mitarbeitenden, die Sie nie persönlich treffen?
Mit festen Sprechzeiten per Video, einem wöchentlichen Update an alle Führungskräfte und der Regel, dass schwierige Gespräche nie per Chat laufen. In Kündigungs- oder Konfliktsituationen fahre ich hin oder sorge dafür, dass eine Führungskraft vor Ort das Gespräch mit mir zusammen führt.
Arbeiten Sie remote auf Englisch?
Ja. Internationale Teams habe ich überwiegend remote und auf Englisch geführt, unter anderem in einer Bank mit operativer HR-Arbeit über zwölf Länder und in einem Konsumgüterunternehmen, dessen Region von 70 auf über 100 Mitarbeitende gewachsen ist. Betriebsrat, Behörden, Sozialversicherungsträger und arbeitsrechtliche Dokumente laufen in der Landessprache.
Ab wann lohnt sich statt remote ein Hybrid-Modell?
Sobald ein Standort mehr als etwa 50 Mitarbeitende hat, einen Betriebsrat oder eine Restrukturierung vor sich. Für Berlin, München, Hamburg, Köln, Düsseldorf und Stuttgart gibt es eigene Seiten mit festen Präsenztagen, für Rhein-Main bin ich ohnehin vor Ort.