Wozu eine KI-Richtlinie dient
Eine KI-Richtlinie schafft Klarheit, welche Tools erlaubt sind, welche Daten eingegeben werden dürfen, und wer im HR-Team wofür verantwortlich ist. Anders als eine Betriebsvereinbarung entsteht sie ohne Verhandlung mit dem Betriebsrat, was sie schneller macht, aber auch schwächer: Sie kann das Mitbestimmungsrecht nicht ersetzen, wo es besteht.
Ihr eigentlicher Nutzen ist ein anderer: Sie beendet die Schatten-KI. In den meisten HR-Teams nutzt heute jemand ein Sprachmodell, mit privatem Konto, ohne Datenschutzvertrag, mit echten Namen in der Eingabe. Die Richtlinie sagt, was stattdessen gilt, und sie tut das in drei Wochen, nicht in vier Monaten.
Wann eine Richtlinie reicht, wann nicht
Die drei Kriterien und die rechtliche Grundlage: § 87 BetrVG und KI. Der Weg zur Vereinbarung: Betriebsvereinbarung KI.
Was in eine KI-Richtlinie gehört
Dieselbe Struktur wie eine Betriebsvereinbarung, nur einseitig erlassen statt verhandelt. Acht Punkte, kein einziger davon optional:
- GeltungsbereichHR-Team, Führungskräfte, alle Mitarbeitenden, die Personaldaten verarbeiten.
- Erlaubte WerkzeugeAbschließende Liste mit Datenschutzvertrag: Copilot, ChatGPT Enterprise, Claude for Work, je nach Unternehmen.
- Verbotene Werkzeuge und FällePrivate Konten, kostenlose Versionen, automatisierte Ablehnung, Emotionserkennung.
- Welche Daten hinein dürfenAnonymisiert ja, Klarnamen nur in Werkzeugen mit Auftragsverarbeitung, Gesundheitsdaten nie.
- Menschliche LetztentscheidungJede Personalentscheidung trifft ein Mensch. Das Werkzeug bereitet vor.
- VerantwortungWer die Liste pflegt, wer neue Werkzeuge prüft, wer bei Fragen entscheidet.
- Schulung und BekanntgabeWer geschult wird, bevor er nutzt, und wie die Richtlinie bekannt gemacht wird.
- Verweis auf EU-KI-VerordnungBei Hochrisiko-Anwendungen wie Bewerberauswahl: Dokumentation und Register.
In drei Schritten zur Richtlinie
Welche Werkzeuge werden heute genutzt, offiziell und inoffiziell. Ehrlich fragen, nicht vermuten.
Die acht Punkte ausfüllen, mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen, verbotene Fälle klar benennen.
Kurze Information an alle Betroffenen, Empfangsbestätigung, Aufnahme ins Onboarding.
Neue Werkzeuge prüfen, Liste aktualisieren, spätestens nach einem Jahr überarbeiten.
Wo die Grenzen liegen
Eine Richtlinie ist eine Weisung des Arbeitgebers. Sie kann regeln, was Mitarbeitende tun dürfen, aber sie kann kein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats aushebeln. Existiert ein Betriebsrat und trifft die Mitbestimmungspflicht zu, ist eine Richtlinie ohne Vereinbarung angreifbar, und der Betriebsrat kann die Nutzung per Unterlassungsanspruch stoppen. Zweite Grenze: Datenschutz. Die Richtlinie kann ein Werkzeug erlauben, aber sie ersetzt nicht den Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Dritte Grenze: die EU-KI-Verordnung. Bei Hochrisiko-Anwendungen gelten Dokumentations- und Registrierungspflichten, egal, was in der Richtlinie steht. Details unter DSGVO und KI im HR und EU-KI-Verordnung im HR.
Von der Richtlinie zur Betriebsvereinbarung
Wer die Richtlinie sauber gebaut hat, hat den ersten Schritt der Betriebsvereinbarung schon erledigt: die Use-Case-Inventur. Die Liste der erlaubten Werkzeuge und Fälle ist die Grundlage für die erste Sitzung mit dem Betriebsrat, und die acht Punkte werden zu den acht Punkten der Vereinbarung. Was sich ändert, ist die Form: Aus "der Arbeitgeber regelt" wird "beide Seiten vereinbaren", mit Kontrollrechten des Betriebsrats, Testphase und Review. Der Weg dahin dauert zwei bis vier Monate und steht unter Betriebsvereinbarung KI.
KI-Richtlinien in HR-Teams eingeführt und Systemeinführungen mit dem Betriebsrat verhandelt, u. a. in einer Bank und einem Softwareunternehmen. Mehr zu mir
KI-Richtlinie für HR-Teams als Vorlage
Eine fertige Struktur mit den acht Kernpunkten, die Sie an Ihre Werkzeuge und Prozesse anpassen, inklusive Formulierungen für verbotene Fälle und den Verweis auf die EU-KI-Verordnung. Kein Rechtsrat, aber ein Startpunkt, der eine Woche spart.
Häufige Fragen
Kann eine Richtlinie später zur Betriebsvereinbarung werden?
Ja, sie ist ein guter Startpunkt für die Use-Case-Inventur, die den Betriebsvereinbarungsprozess einleitet. Die acht Kernpunkte sind dieselben, nur wird aus dem einseitigen Dokument ein verhandeltes.
Muss die Richtlinie den Mitarbeitenden bekannt gegeben werden?
Ja, ohne bekannt gemachte Regeln ist eine Richtlinie nicht wirksam durchsetzbar. Sinnvoll ist eine kurze Information mit Empfangsbestätigung, bei neuen Mitarbeitenden Teil des Onboardings.
Was, wenn Mitarbeitende private KI-Konten nutzen?
Genau das regelt die Richtlinie: welche Tools erlaubt sind und welche nicht. Kostenlose Konsumenten-Versionen ohne Datenschutzvertrag gehören auf die Liste der verbotenen Werkzeuge für HR-Daten.
Reicht die IT-Richtlinie, die wir schon haben?
Selten. Eine allgemeine IT-Richtlinie regelt Zugänge und Geräte, nicht, welche Personaldaten in welches Sprachmodell dürfen. Die KI-Richtlinie ergänzt sie, ersetzt sie nicht.
Gilt die Richtlinie auch für Führungskräfte außerhalb von HR?
Sie sollte. Führungskräfte, die Beurteilungen oder Zeugnisentwürfe mit KI schreiben, verarbeiten Personaldaten. Der Geltungsbereich ist einer der acht Punkte, und er sollte weiter gefasst sein als das HR-Team.