Lage der Branche: Wachstum, das HR überholt
In Software-Scale-ups entsteht der HR-Bedarf oft schlagartig. Eine Finanzierungsrunde verdoppelt die Mitarbeiterzahl innerhalb eines Jahres, und die bisherigen, informellen HR-Prozesse tragen das nicht mehr. Verträge werden aus alten Vorlagen kopiert, Onboarding läuft von Fall zu Fall, Gehaltsbänder existieren nur im Kopf der Gründer. Ein Betriebsrat entsteht häufig zum ersten Mal, ohne dass jemand im Unternehmen Erfahrung mit Mitbestimmung hat.
Dazu kommt seit 2023 die andere Seite des Zyklus: Runden, die kleiner ausfallen als geplant, Teams, die nach dem Hiring-Boom wieder verkleinert werden, und Führungskräfte, die noch nie ein Trennungsgespräch geführt haben. Ein Scale-up, das bis dahin nur eingestellt hat, spricht zum ersten Mal über Abbau, mit einer jungen Belegschaft und einem schnellen Flurfunk.
Gleichzeitig ist die Erwartung an HR hoch. Scale-up-Teams erwarten digitale Prozesse, schnelle Antworten und KI-Werkzeuge im Alltag, keine Papierformulare. Diese Kombination aus Tempo, Erwartung und fehlender Erfahrung mit Arbeitsrecht überfordert HR-Generalisten ohne Aufbauerfahrung erfahrungsgemäß schnell.
Typische HR-Auslöser in Scale-ups
Drei Situationen, in denen Scale-ups erfahrungsgemäß anrufen:
Die Runde ist durch
Das Team soll in zwölf Monaten von 60 auf 150 wachsen. Es gibt eine People-Person, aber niemanden, der Prozesse baut, Gehaltsbänder festlegt und ein HRIS einführt.
Der erste Betriebsrat
Die Wahl ist angekündigt oder gelaufen. Die Gründer wissen nicht, was ab jetzt mitbestimmungspflichtig ist, und die erste Anhörung steht in drei Wochen an.
Der Umbau nach dem Boom
Ein Bereich wird verkleinert. Sozialauswahl, Interessenausgleich, Kommunikation an ein Team, das so etwas noch nie erlebt hat.
Passende Rolle: HR Operations, bei Bedarf Interim HR Manager
Für die meisten Scale-ups passt HR Operations: Prozesse und Systeme, die mit dem Wachstum mithalten, ohne dass gleichzeitig die volle Führung des HR-Teams gebraucht wird. Ich baue Vertragsvorlagen, Onboarding, HRIS und Payroll-Steuerung so, dass Ihre People-Person sie nach dem Mandat allein fährt. KI-Routinen für Stellenanzeigen, Zeugnisse und Mitarbeiterfragen gehören von Anfang an dazu, mit Betriebsvereinbarung, sobald ein Betriebsrat existiert.
Fehlt die HR-Leitung ganz, oder steht ein Umbau mit Betriebsrat an, wird daraus ein Mandat als Interim HR Manager: volle Verantwortung in Vollzeit, Sitz in der Führungsrunde, Ansprechpartner für Betriebsrat und Investoren-Reporting. Welche Rolle passt, entscheidet die Größe der Lücke, nicht die Größe des Unternehmens. Das kläre ich im Erstgespräch in zehn Minuten.
Case Study: HR-Verwaltung von 30 auf 5 Stunden pro Woche
In einem internationalen Softwareunternehmen band die manuelle HR-Verwaltung 30 Stunden pro Woche: Verträge von Hand, Onboarding per E-Mail-Kette, Stammdaten in drei Systemen. Mit Excel-VBA-Automatisierungen und KI-Routinen sank der Aufwand auf 5 Stunden, und die frei gewordene Zeit ging in Recruiting und Führungskräftearbeit. Der ausführliche Fall, anonymisiert: Manuelle HR-Verwaltung von 30 auf 5 Stunden pro Woche gesenkt.
Die andere Seite des Scale-up-Lebens kenne ich aus einem Software-Unternehmen: eine Reorganisation über neun Länder in drei Monaten, mit Planung, Gremien, Kommunikation und den Gesprächen selbst. Das Vorgehen dafür steht unter Restrukturierung und Sozialplan, weitere Fälle unter Case Studies.
So läuft ein Mandat in einem Scale-up ab
30 Minuten, direkt mit mir. Sie schildern Wachstumsplan, Teamgröße und was heute schon existiert. Innerhalb eines Werktags sage ich, welche Rolle passt.
Verträge, Gehaltsbänder, Systeme, offene Stellen, Betriebsratsstatus. Das Tagesgeschäft und das Hiring laufen ab Tag eins weiter.
Vorlagen, Onboarding, HRIS, Payroll-Steuerung, KI-Routinen. Wöchentlicher Bericht an Gründer oder Geschäftsführung, eine Seite.
Dokumentierte Prozesse, die Ihre People-Person allein fährt, offene Themen mit Status, auf Wunsch die eingearbeitete HR-Leitung.
HR-Aufbau im schnellen Wachstum und eine Reorganisation über neun Länder in einem Software-Unternehmen, beides in Festanstellung. Mehr zu mir
Häufige Fragen zu HR Interim in Scale-ups
Kennen Sie sich mit Scale-up-typischen HR-Systemen aus?
Ja. HRIS-Auswahl und Einführung sind Teil meiner HR-Operations-Erfahrung, unter anderem in einem internationalen Softwareunternehmen, wo die manuelle HR-Verwaltung von 30 auf 5 Stunden pro Woche sank.
Können Sie auch beim ersten Betriebsrat helfen?
Ja. Die Zusammenarbeit mit Betriebsräten bei Systemeinführungen und Reorganisationen habe ich in mehreren Stationen geführt, unter anderem in einer Reorganisation über neun Länder, die in drei Monaten mit allen Gremien umgesetzt wurde. Die erste Sitzung entscheidet mehr als jede spätere.
Wir haben schon eine People-Person. Wozu dann Interim?
Für die Phase, in der eine Person nicht mehr reicht, aber eine HR-Leitung in Festanstellung noch nicht gefunden ist. Ich führe die bestehende Person, baue die Prozesse, die sie später allein fährt, und übergebe dokumentiert.
Arbeiten Sie mit unseren Tools, oder bringen Sie eigene mit?
Mit Ihren. Personio, HiBob, Workday oder ein Tabellenblatt: Ich arbeite in dem System, das nach dem Mandat bleibt. Wo keines existiert, wähle ich mit Ihnen eines aus und führe es ein.
Wie schnell können Sie starten?
In der Regel innerhalb von zwei Wochen nach Beauftragung, ohne Provider dazwischen. Ob Ihr Wunschtermin machbar ist, sage ich im Erstgespräch.
Auf Englisch?
Ja. Internationale Teams habe ich überwiegend auf Englisch geführt. Verträge, Anhörungen und Betriebsratsarbeit laufen auf Deutsch, Führungsrunde und Investoren-Reporting bei Bedarf auf Englisch.