Für wen der Retainer passt
Zwischen 30 und 150 Mitarbeitenden haben die meisten Unternehmen eine HR-Sachbearbeitung, die Verträge, Gehaltsabrechnung und Zeugnisse zuverlässig erledigt. Was fehlt, ist jemand, den die Geschäftsführung anruft, wenn der Betriebsrat eine Betriebsvereinbarung fordert, eine Führungskraft einen Mitarbeiter loswerden will oder das Wachstum eine Gehaltsstruktur verlangt. Ein Interim-Mandat wäre für diese Fragen zu viel, ein Fractional-Tag pro Woche oft zu starr, weil die Fragen nicht am Dienstag kommen. Drei Lagen, in denen der Retainer erfahrungsgemäß passt:
Keine eigene HR-Leitung
Die Geschäftsführung macht HR nebenbei, die Sachbearbeitung läuft. Für Betriebsrat, Arbeitsrecht und Führungsfragen fehlt die Erfahrung.
Dünne HR-Besetzung
Eine oder zwei Personen im HR-Team, gut in der Verwaltung, aber ohne Rückendeckung bei schwierigen Fällen und ohne Zeit für Aufbauarbeit.
Nach dem Interim-Mandat
Das Vollzeit-Mandat ist beendet, eine Festanstellung lohnt noch nicht. Der Retainer hält das Niveau und die Ansprechbarkeit.
Was im Kontingent steckt
Das Kontingent deckt sechs Felder ab, deren Gewichtung sich von Monat zu Monat verschiebt. In einem ruhigen Monat dominiert die Quartalsplanung, in einem Monat mit zwei Kündigungen das Arbeitsrecht.
- Feste AnsprechbarkeitWöchentlicher Termin mit der Geschäftsführung, dazwischen Telefon und E-Mail. Antwort innerhalb eines Werktags, bei Fristen am selben Tag.
- BetriebsratAnhörungen, Betriebsvereinbarungen, Monatsgespräche. Vorbereitet, geführt oder im Hintergrund begleitet, je nachdem, wer im Unternehmen die Beziehung hält.
- Arbeitsrecht in der PraxisAbmahnung, Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristung, Elternzeit, Krankheit. Fallvorbereitung so, dass die Kanzlei nur noch prüft statt aufarbeitet.
- Führungskräfte-SparringFeste Gesprächstermine für Führungskräfte mit einem Fall: Leistungsproblem, Konflikt, Gehaltsforderung, Kündigungswunsch.
- KI-Routinen weiterentwickelnZeugnisse, Stellenanzeigen, Onboarding-Unterlagen, Mitarbeiterfragen: bestehende Routinen pflegen, neue einführen, Betriebsvereinbarung im Blick.
- QuartalsplanungEinmal im Quartal ein Plan: Welche Stellen, welche Projekte, welche Risiken. Eine Seite für die Geschäftsführung, kein Strategiepapier.
So sieht ein Monat aus
Ein Retainer-Monat ist kein offenes Stundenkonto, sondern hat einen Rhythmus. Ohne Rhythmus wird das Kontingent in der ersten Woche von Rückfragen aufgebraucht und in der vierten fehlt es für das, was geplant war.
Termin mit der Geschäftsführung: offene Fälle, anstehende Entscheidungen, Betriebsratstermine, Prioritäten für den Monat.
Führungskräfte-Termine, Fallvorbereitung, Abstimmung mit der Kanzlei. Das HR-Team setzt um, ich halte Rücksprache.
Das Thema des Quartals: Vergütungsbänder, Betriebsvereinbarung KI, Onboarding, HRIS. Ein Thema, nicht fünf.
Was ist erledigt, was wandert in den nächsten Monat. Die Reserve fängt ab, was keiner geplant hat: die Kündigung am Freitagnachmittag.
Retainer, Fractional oder Interim?
Alle drei Modelle bringen dieselbe Erfahrung ins Unternehmen, sie unterscheiden sich in Umfang und Rhythmus. Die Frage ist nicht, welches Modell besser ist, sondern welche Lage Sie haben.
Mit Festanstellung im Vergleich: Interim, Fractional oder Festanstellung. Zu den festen Tagen: Fractional HR.
KI-Routinen weiterentwickeln
Der Retainer ist das Modell, in dem KI im HR am besten wächst, weil er Zeit über Monate reserviert statt an einem Tag. Eine Routine für Arbeitszeugnisse ist an einem Nachmittag eingeführt, aber sie bleibt nur, wenn jemand nach vier Wochen prüft, ob das Team sie nutzt, ob die Formulierungen zur Zeugnissprache passen und ob der Betriebsrat seine Fragen beantwortet bekommen hat. Genau dafür ist ein Teil des Kontingents reserviert.
Erfahrungsgemäß beginnen wir mit einer Routine, die niemandem wehtut: Zeugnisse oder Stellenanzeigen. Danach kommen Onboarding-Unterlagen und die Beantwortung wiederkehrender Mitarbeiterfragen. Personenbezogene Daten gehören dabei nicht in ein Sprachmodell, die Entwürfe arbeiten mit Platzhaltern, und was der Betriebsrat mitbestimmt, wird vorher geregelt. Die Bausteine dafür stehen unter KI für HR-Teams, die Vorlage für die Vereinbarung unter Betriebsvereinbarung KI.
Laufzeit und Vertrag
Der Retainer läuft 6 bis 12 Monate, danach ist er monatlich kündbar. Die Mindestlaufzeit hat einen Grund: In den ersten zwei Monaten lerne ich Führungskräfte, Betriebsrat und die offenen Fälle kennen, erst danach trägt das Kontingent seinen Wert. Wer nur für ein Quartal jemanden braucht, ist mit Fractional HR oder einem Projekt-Sprint besser bedient.
Vertraglich ist der Retainer ein Dienstvertrag mit festem Stundenkontingent, kein Arbeitsverhältnis. Damit das so bleibt, arbeite ich für mehrere Unternehmen parallel, mit eigenen Betriebsmitteln und ohne Eingliederung in Ihre Organisation wie bei Angestellten. Das Kontingent lässt sich zum Quartalswechsel anpassen, nach oben wie nach unten. Die zwölf Prüfpunkte gegen Scheinselbständigkeit stehen unter Scheinselbständigkeit bei Fractional HR und gelten für den Retainer genauso.
Wie sich die Kosten zusammensetzen
Der Retainer wird als monatliche Pauschale vereinbart, die sich aus dem Stundenkontingent und einem Stundensatz ergibt. Der Stundensatz liegt unter dem, was ein einzelner Beratungstag kostet, weil Sie Zeit über Monate reservieren. Die Pauschale bleibt über die Laufzeit gleich, unabhängig davon, ob ein Monat ruhig oder voll ist, und genau das ist für die Planung der Vorteil.
Der sinnvolle Vergleich ist eine HR-Leitung in Teilzeit in Festanstellung, mit Suche, Arbeitgeberanteilen und Kündigungsfrist, oder die Kanzleistunden, die heute für Fälle anfallen, die vorbereitet deutlich weniger kosten. Das konkrete Kontingent und die Pauschale besprechen wir im Erstgespräch. Die Logik dahinter mit Rechenbeispiel steht unter Was Fractional HR kostet.
HR-Leitung in Festanstellung, in Vollzeit und an festen Tagen, für Unternehmen zwischen 30 und 4.400 Mitarbeitenden. Mehr zu mir
Häufige Fragen zum HR-Retainer
Wie viele Stunden pro Monat sind sinnvoll?
Erfahrungsgemäß 20 Stunden für Unternehmen bis etwa 80 Mitarbeitende mit ruhigem Betrieb, 40 Stunden bei laufenden Betriebsratsthemen oder Wachstum, 60 Stunden, wenn zusätzlich ein Projekt wie Vergütungssystem oder HRIS-Einführung ansteht. Das Kontingent lässt sich zum Quartalswechsel anpassen.
Was passiert mit nicht genutzten Stunden?
Bis zu einem Viertel des Kontingents lässt sich in den Folgemonat übertragen, damit ruhige und volle Monate sich ausgleichen. Darüber hinaus verfallen Stunden, und das ist Absicht: Ein Retainer ist eine Reservierung meiner Zeit, kein Stundenpaket auf Vorrat.
Wie schnell sind Sie erreichbar?
Werktags antworte ich innerhalb eines Werktags, bei arbeitsrechtlichen Fristen am selben Tag. Feste wöchentliche Termine mit der Geschäftsführung gehören zum Kontingent, dazwischen läuft der Austausch per Telefon und E-Mail.
Ersetzt der Retainer eine Arbeitsrechtskanzlei?
Nein. Ich bringe Arbeitsrecht in der Praxis ein: Welche Kündigung hält, wie eine Abmahnung formuliert wird, wann der Betriebsrat anzuhören ist. Rechtsberatung im engeren Sinn bleibt bei Ihrer Kanzlei, mit der ich direkt zusammenarbeite. Das spart Kanzleistunden, weil die Fälle vorbereitet ankommen.
Kann aus dem Retainer ein Interim-Mandat werden?
Ja. Steht eine Restrukturierung oder ein Aufbau an, der volle Aufmerksamkeit braucht, wechseln wir für die Dauer des Projekts in ein Vollzeit-Mandat und danach zurück in den Retainer. Ohne Neustart, weil ich das Unternehmen dann schon kenne.
Ist der Retainer rechtlich sauber?
Ja, als Dienstvertrag mit festem Kontingent, mehreren Auftraggebern parallel, eigenen Betriebsmitteln und Weisungsfreiheit bei der Arbeitsweise. Die zwölf Prüfpunkte gelten wie bei Fractional HR und stehen unter Scheinselbständigkeit bei Fractional HR.