HR-Tools mit KI bewertet: 185 Anbieter im Check zu Datenschutz, Preisen und AI Act (2026)

So ist die Erhebung entstanden

Der Datensatz umfasst 185 KI-Tools für HR, geprüft zwischen dem 23. und 25. September 2026. Aufgenommen habe ich Tools mit einer KI-Funktion für die Personalarbeit, die der Anbieter öffentlich beschreibt und die sich heute kaufen lässt. Allgemeine Assistenten ohne HR-Bezug fehlen bewusst, ebenso Funktionen, die nur als Beta oder Ankündigung existieren.

Je Tool habe ich dieselben Felder erhoben: Sitz des Anbieters und Mutterkonzern, Preismodell und Einstiegspreis, Gratis-Tarif und Testphase, Speicherort der Daten und EU-Region, Zertifikate, Sprachen der Oberfläche, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Single Sign-on, Aussagen zur KI-Verordnung und Unterlagen für Betriebsräte. Jede ausgefüllte Kernangabe braucht eine Quelle. Was sich nicht belegen ließ, blieb leer.

Die Verteilung nach Aufgaben sieht so aus: 46 Tools gehören zur HR-Verwaltung mit Personalakte und Lohnabrechnung, 38 zum Recruiting, 32 zur Personalentwicklung, 24 zur Mitarbeitererfahrung, 21 zur Personalauswahl mit Tests und Interviews, 18 zu HR-Analytics und 6 zur Automatisierung. Nach Sitz des Anbieters führen die USA mit 69 Tools, dahinter Deutschland mit 20, die Niederlande mit 9 und Großbritannien mit 8.

Eine Grenze vorab: Ich habe öffentliche Angaben der Anbieter erhoben, keine Produkte getestet. Fehlt eine Angabe, heißt das nur, dass der Anbieter sie nicht öffentlich macht. Es heißt nicht, dass es das Merkmal nicht gibt. Für einen Einkauf ist genau das aber schon ein Befund: Was nicht öffentlich steht, müssen Sie erfragen, und jede Frage kostet Zeit in der Auswahl.

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Befund 1: Wo die Daten liegen

82 der 185 Tools, also 44 Prozent, speichern Kundendaten nach eigener Angabe in der EU oder bieten eine EU-Region an. Bei 53 Tools, 29 Prozent, findet sich öffentlich kein Wort zum Speicherort. Der Rest speichert außerhalb der EU, meist in den USA, oder nennt mehrere Regionen ohne Wahlmöglichkeit für den Kunden.

Die Herkunft des Anbieters sagt dabei weniger, als man denkt. Von den 69 Anbietern mit Sitz in den USA bieten 29 eine EU-Region an. Von den 20 deutschen Anbietern speichern 18 in der EU, zwölf davon ausdrücklich in Deutschland. Ein US-Tool ist also nicht automatisch ein Datentransfer in die USA, und ein europäisches Logo garantiert nicht, dass kein Unterauftragnehmer in einem Drittland sitzt.

Für HR zählt der Speicherort doppelt, weil Personaldaten fast immer auch sensible Daten enthalten: Krankheitstage, Gehälter, Bewertungen, bei Bewerbungen oft Fotos und Geburtsdaten. Übermittlungen in Drittländer sind nach Art. 44 DSGVO nur unter Bedingungen erlaubt. Für die USA gilt seit Juli 2023 das EU-U.S. Data Privacy Framework, auf das sich ein zertifizierter Anbieter berufen kann. Wie brüchig solche Grundlagen sein können, hat der Europäische Gerichtshof 2020 mit dem Urteil Schrems II gezeigt, das den Vorgänger Privacy Shield gekippt hat.

Praktisch heißt das für Ihren Einkauf: Fragen Sie deshalb genauer als nach dem Firmensitz: wo Ihre Daten liegen, wo sie verarbeitet werden, auch vom Sprachmodell hinter der KI-Funktion, und wer als Unterauftragnehmer Zugriff hat. Die Antwort gehört schriftlich in den Vertrag. Welche Daten überhaupt in ein KI-Tool dürfen, beschreibt die Seite zu DSGVO und KI im HR.

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Befund 2: Preise stehen selten auf der Website

111 von 185 Anbietern, 60 Prozent, veröffentlichen keinen Preis. Nur 62 nennen einen konkreten Einstiegspreis mit Einheit, also etwa je Beschäftigten und Monat oder als Monatspauschale. 74 Tools, 40 Prozent, bieten einen Gratis-Tarif oder eine kostenlose Testphase, davon 22 einen dauerhaften Gratis-Tarif und 63 einen Test.

Die häufigste Preisangabe lautet schlicht „auf Anfrage“: 103 Tools rechnen so. Dahinter folgen 21 Tools mit Preis je Beschäftigten, 17 mit Preis je Nutzer, 16 mit Pauschale, 15 mit Freemium-Modell und 6 mit nutzungsbasierter Abrechnung. Bei den elf Tools, die je Beschäftigten abrechnen und einen Einstiegspreis in Euro oder US-Dollar nennen, reicht der Einstieg von 2 Euro bis 29 US-Dollar im Monat.

Der Einstiegspreis ist dabei selten der Preis, den Sie zahlen. Die Fußnoten entscheiden. Sesame HR nennt 4,75 Euro je aktiven Beschäftigten bei jährlicher Zahlung, mit mindestens 15 Beschäftigten. Personio nennt 7,60 Euro je Beschäftigten ab 50 Beschäftigten, mit zwölf Monaten Mindestlaufzeit und einmaliger Einrichtungsgebühr. Factorial rechnet ab 8 Euro je Nutzer, weitere Module kosten nach Angebot. Drei Tools, drei verschiedene Rechenbasen: aktive Beschäftigte, alle Beschäftigten, Nutzer.

Für die Budgetplanung heißt das: Rechnen Sie nie mit dem Einstiegspreis allein. Fragen Sie nach Mindestabnahme, Mindestlaufzeit, Einrichtungsgebühr, dem Preis der KI-Funktion selbst, die oft ein Zusatzmodul ist, und nach der Preisanpassung im zweiten Jahr. Was ein KI-Vorhaben im HR insgesamt kostet, also Lizenz plus Einführung, Schulung und Betriebsvereinbarung, beschreibt die Seite zu den Kosten von KI im HR.

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Befund 3: Zertifikate sind verbreitet, KI-Zertifikate selten

142 der 185 Tools, 77 Prozent, nennen mindestens ein Sicherheitszertifikat. Am häufigsten sind SOC 2 mit 110 Tools und ISO/IEC 27001 mit 106 Tools. ISO/IEC 42001, die Norm für ein Managementsystem für künstliche Intelligenz, nennen erst 27 Anbieter.

Die beiden großen Nachweise messen Informationssicherheit, nicht die Qualität der KI. SOC 2 ist ein Prüfbericht nach dem Standard des US-Berufsverbands der Wirtschaftsprüfer AICPA. ISO/IEC 27001 zertifiziert ein Managementsystem für Informationssicherheit. Beide sagen etwas darüber, wie ein Anbieter mit Zugriffen, Vorfällen und Lieferanten umgeht. Keiner sagt, ob ein Modell Bewerberinnen fair einstuft oder ob eine Zusammenfassung stimmt.

ISO/IEC 42001 geht einen Schritt weiter. Die Norm verlangt ein Managementsystem für KI mit Risikobewertung, Verantwortlichkeiten und Überwachung über den Lebenszyklus eines Systems. Unter den 27 Anbietern mit dieser Zertifizierung sind große HR-Suiten wie Workday und SAP SuccessFactors, aber auch Recruiting-Tools wie Greenhouse und SmartRecruiters. Für ein HR-Team ist sie ein nützlicher Hinweis, ersetzt aber keine eigene Prüfung der konkreten KI-Funktion.

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Befund 4: Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung bleibt oft unsichtbar

Bei 100 der 185 Tools, 54 Prozent, findet sich öffentlich kein Hinweis auf einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. 58 Anbieter stellen ihn offen auf die Website, 13 lassen ihn per Klick im Kundenkonto abschließen, 14 schicken ihn auf Anfrage.

Setzt ein Unternehmen ein HR-Tool ein, das Personaldaten in seinem Auftrag verarbeitet, braucht es einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Der Vertrag regelt, wofür der Anbieter die Daten nutzen darf, welche technischen Maßnahmen er trifft, welche Unterauftragnehmer er einsetzt und was nach Vertragsende mit den Daten passiert. Die Datenschutzkonferenz hat die Anforderungen in einem eigenen Kurzpapier zusammengefasst.

Ein öffentlich abrufbarer Vertrag ist kein Qualitätsmerkmal an sich, aber er spart Wochen. Ihre Datenschutzbeauftragte kann ihn vor dem ersten Termin lesen, statt nach der Entscheidung. Bei KI-Funktionen kommt eine Frage dazu, die in älteren Musterverträgen oft fehlt: Werden Ihre Daten zum Training von Modellen genutzt, beim Anbieter selbst oder beim Anbieter des Sprachmodells?

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Befund 5: Zum AI Act schweigen die meisten Anbieter

Nur 40 der 185 Anbieter äußern sich öffentlich zur KI-Verordnung der EU. 31 davon bleiben bei einer allgemeinen Erklärung, 8 stufen ihr Produkt ausdrücklich als nicht hochriskant ein, und ein einziger Anbieter stuft seine KI-Lösungen selbst als Hochrisiko-System ein: d.vinci, ein Bewerbermanagement aus Hamburg.

Das Schweigen fällt dort am stärksten auf, wo die Verordnung am strengsten ist. Anhang III Nr. 4 der KI-Verordnung zählt KI-Systeme für die Einstellung und Auswahl zu den Hochrisiko-Systemen, ausdrücklich auch das Filtern von Bewerbungen und die Bewertung von Kandidatinnen und Kandidaten. In meiner Erhebung gehören 59 Tools zu Recruiting und Personalauswahl. Nur 16 davon sagen öffentlich überhaupt etwas zur KI-Verordnung.

Das betrifft Sie als HR-Team direkt, weil die Verordnung auch den Betreiber in die Pflicht nimmt, also das Unternehmen, das ein Hochrisiko-System einsetzt. Nach Art. 26 müssen Betreiber das System nach Anleitung des Anbieters verwenden, eine menschliche Aufsicht mit Kompetenz und Befugnis benennen, Eingabedaten auf Eignung prüfen, Protokolle aufbewahren und Beschäftigte sowie deren Vertretung vor dem Einsatz informieren. Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Art. 4 gilt schon seit dem 2. Februar 2025.

Die Fristen haben sich 2026 verschoben. Mit dem AI Omnibus gelten die Pflichten für Hochrisiko-Systeme nach Anhang III ab dem 2. Dezember 2027. Für einen Einkauf heute heißt das: Das Tool, das Sie jetzt auswählen, läuft sehr wahrscheinlich noch, wenn die Pflichten greifen. Fragen Sie den Anbieter deshalb jetzt, wie er sein Produkt einstuft, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben. Ob die Ausnahme nach Art. 6 Abs. 3 für eine bestimmte Funktion greift, klärt Ihre Anwältin im Einzelfall.

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Befund 6: Für den Betriebsrat gibt es fast nichts

Ein einziger Anbieter von 185 hat eine eigene öffentliche Seite für Betriebsräte: Flip, eine Mitarbeiter-App aus Stuttgart. Alle anderen überlassen es dem Kunden, die Informationen für die Mitbestimmung selbst zusammenzutragen.

Dabei ist die Mitbestimmung bei fast jedem KI-Tool im HR der längste Schritt der Einführung. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das Bundesarbeitsgericht legt das weit aus: Es reicht, dass ein System objektiv dazu geeignet ist. Ein Tool mit Nutzerkonten, Protokollen und Auswertungen erfüllt das fast immer. Dazu kommt die Unterrichtungspflicht nach § 90 BetrVG bei der Planung technischer Anlagen.

Auch die Sprache ist ein Mitbestimmungsthema, das oft unterschätzt wird. Von den 180 Tools, deren Oberflächensprachen ich belegen konnte, bieten 67 eine deutsche Oberfläche. Das sind 37 Prozent. Wenn Beschäftigte ohne gute Englischkenntnisse ein Tool nutzen sollen, wird die fehlende deutsche Oberfläche zum Thema in der Betriebsvereinbarung und in der Schulung.

Für Ihren Einkauf heißt das: Verlangen Sie vom Anbieter vor der Entscheidung die Unterlagen, die der Betriebsrat braucht. Welche Daten erfasst das Tool, welche Auswertungen sind möglich, wer sieht was, was lässt sich abschalten? Wie eine Betriebsvereinbarung zu KI aufgebaut wird, beschreibe ich auf einer eigenen Seite. Mein Rat aus der Praxis: Holen Sie den Betriebsrat in die Auswahl, nicht erst in die Zustimmung.

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Was die Erhebung über Vergleichsportale und KI-Recherche lehrt

Der unbequemste Befund betrifft die Recherche selbst. Die erste Runde meiner Erhebung lief mit KI-gestützter Recherche, so wie viele HR-Teams heute Tools vergleichen. In einer Stichprobe von 24 Tools hielten danach 102 von 312 geprüften Werten dem Abgleich mit der Herstellerseite nicht stand. Das sind 33 Prozent.

Die Fehler lagen genau dort, wo Kaufentscheidungen fallen. Sitz, Website und Mutterkonzern stimmten fast immer. Bei den Sprachen der Oberfläche waren 71 Prozent der Werte falsch oder unvollständig, bei den Zertifikaten 58 Prozent, bei der Testphase 46 Prozent und beim Speicherort der Daten 42 Prozent. Meist fehlten Angaben, die der Anbieter öffentlich macht, oder es standen Dinge als Tatsache da, die die Herstellerseite widerlegt.

Ich habe deshalb jede Angabe gegen ihre Quelle gegengeprüft und dabei mehr als 1.000 Angaben korrigiert. Die Lehre für Ihr Team: Eine Tabelle aus einem Vergleichsportal oder eine KI-Zusammenfassung ist ein Startpunkt, kein Beleg. Jede Angabe, auf die Sie eine Entscheidung stützen, gehört auf der Seite des Anbieters nachgelesen, mit Datum. Das gilt besonders für Speicherort, Zertifikate und Vertragsunterlagen. Warum ungeprüfte KI-Ergebnisse im HR eines der Hauptrisiken sind, beschreibt der Artikel warum KI-Projekte in HR scheitern.

Prüfliste für Ihren nächsten Einkauf

Aus den sechs Befunden ergibt sich eine Reihenfolge, die Sie bei jedem KI-Tool für HR einhalten können. Sie kostet in der Auswahl zwei bis drei Wochen mehr und spart später Monate, weil Datenschutz und Betriebsrat nicht erst nach der Entscheidung einsteigen.

Die Liste ist bewusst auf Fragen gebaut, die ein Anbieter schriftlich beantworten kann. Bleibt eine Antwort aus, notieren Sie das im Auswahlprotokoll.

Wo ich HR-Teams dabei unterstütze

Ich bin HR Interim Manager in Frankfurt und baue KI-Automatisierungen gemeinsam mit HR-Teams. Diese Erhebung ist aus derselben Arbeit entstanden: Bevor ein Team ein Tool einführt, muss jemand die Fragen oben beantworten, und die Antworten stehen selten dort, wo man sie sucht.

Konkret übernehme ich drei Dinge. Ich prüfe mit Ihrem Team, welche HR-Aufgabe überhaupt ein Tool braucht und welche sich mit vorhandener Software lösen lässt. Ich bereite die Einkaufsfragen aus dieser Prüfliste auf und werte die Antworten der Anbieter aus. Und ich baue die Einführung so, dass Datenschutz und Betriebsrat von Beginn an mitarbeiten, wie ich es auf der Seite KI für HR-Teams beschreibe. Wenn Mitarbeitende schon heute KI-Tools ohne Freigabe nutzen, steht am Anfang eine andere Frage, die der Artikel zur KI-Nutzung ohne Freigabe im Team beantwortet.

Welches Tool zu Ihrem Team passt, hängt an Ihrer Aufgabe, Ihrer Größe und Ihrem Betriebsrat, nicht an einer Rangliste.