Personalabteilung auslagern: Was sich abgeben lässt, was beim Arbeitgeber bleibt und wann Fractional HR besser passt

Was lässt sich in der Personalabteilung auslagern?

Ausführende Aufgaben mit festem Ablauf lassen sich auslagern: die laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Pflege der Personalakte und der Stammdaten, die Abwicklung von Bewerbungen bis zur Vorauswahl, die Erstellung von Arbeitsverträgen und Bescheinigungen nach Vorlage sowie die Meldungen an Sozialversicherungsträger. Gemeinsam ist diesen Aufgaben, dass die Entscheidung, was zu tun ist, schon feststeht und nur die Ausführung offen ist.

Nicht auslagern lässt sich die Arbeitgeberstellung selbst. Wer Beschäftigte hat, bleibt Vertragspartner, Weisungsgeber und Schuldner der Vergütung. Auch die Entscheidungen, die in der Personalabteilung zusammenlaufen, lassen sich nur schwer als Dienstleistung abliefern: Wen Sie einstellen, wem Sie kündigen, wie Sie mit dem Betriebsrat verhandeln und welche Vergütungsstruktur Sie wollen, hängt am Wissen über Ihr Unternehmen, und das hat ein externer Dienstleister mit Standardprozess nicht.

Eine Zwischenform sind Aufgaben mit Ermessen, etwa Recruiting für schwer zu besetzende Stellen oder die Begleitung von Trennungen. Hier lässt sich die Ausführung zukaufen, die Entscheidung bleibt im Haus. Das funktioniert, wenn jemand im Unternehmen die Ergebnisse beurteilen kann. Fehlt diese Person, bekommen Sie Ergebnisse geliefert, die Sie nicht prüfen können. Genau dafür gibt es Fractional HR.

Die folgende Auswahl hilft bei der ersten Sortierung. Sie ist eine Orientierung und kein Gutachten.

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Was beim Arbeitgeber bleibt, auch wenn ein Dienstleister arbeitet

Die Haftung für die Lohnsteuer bleibt beim Arbeitgeber. § 42d Abs. 1 EStG sagt, dass der Arbeitgeber für die Lohnsteuer haftet, die er einzubehalten und abzuführen hat. Ein Abrechnungsdienstleister kann sich dabei verrechnen, der Steuerbescheid geht trotzdem an Sie. Ihre Rückgriffsmöglichkeit gegen den Dienstleister ergibt sich aus dem Vertrag, sie ersetzt die Haftung gegenüber dem Finanzamt nicht.

Bei der Sozialversicherung liegt es genauso. Nach § 28e Abs. 1 SGB IV hat der Arbeitgeber den Gesamtsozialversicherungsbeitrag zu zahlen. Der Dienstleister rechnet aus und meldet, die Zahlungspflicht bleibt Ihre. Wer die Abrechnung auslagert, sollte deshalb Stichproben festlegen, etwa die Prüfung der ersten drei Abrechnungsläufe und danach jedes Quartal.

Wer die Abrechnung überhaupt für Dritte erbringen darf, regelt das Steuerberatungsgesetz. Es verbietet in den §§ 2 und 5 die unbefugte Hilfeleistung in Steuersachen. § 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG nimmt die laufende Lohnabrechnung davon unter engen Bedingungen aus: Sie muss in der Verantwortung einer Person liegen, die nach kaufmännischer Ausbildung mindestens drei Jahre in einem Umfang von mindestens 16 Wochenstunden praktisch in der Buchhaltung tätig war. Für Sie heißt das: Fragen Sie den Dienstleister, auf welcher Grundlage er abrechnet, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

Dazu kommt, was kein Vertrag überträgt: die Fürsorge für die Beschäftigten, die Ansprechbarkeit im Konfliktfall und das Gesicht gegenüber der Belegschaft. Wenn eine Kollegin eine Frage zur Elternzeit hat und eine Hotline antwortet, die Ihre Betriebsvereinbarung nicht kennt, ist das ein Vertrauensschaden im eigenen Haus.

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Wie regeln Sie den Datenschutz bei ausgelagerten HR-Aufgaben?

Mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, bevor der erste Datensatz fließt. Der Vertrag legt Gegenstand und Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenkategorien und die betroffenen Personen fest. Sie dürfen nur Auftragsverarbeiter wählen, die ausreichende Garantien für technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Beschäftigtendaten dürfen nach § 26 Abs. 1 BDSG nur verarbeitet werden, soweit das für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Das gilt auch für den Dienstleister.

Zwei Klauseln werden in der Praxis gern überlesen. Erstens die Unterauftragsverarbeiter: Nach Art. 28 Abs. 2 DSGVO darf der Dienstleister keinen weiteren Auftragsverarbeiter ohne Ihre vorherige schriftliche Genehmigung einsetzen, gesondert oder allgemein. Fragen Sie nach der Liste, bevor Sie unterschreiben (welche Zugriffe auch Externe im Alltag bekommen dürfen, steht im Artikel zu Zugriff auf Personaldaten für Interim HR Manager), denn ein Abrechnungsdienstleister arbeitet fast immer mit Rechenzentrum, Druckerei und Supportdienst. Zweitens die Kontrolle: Art. 28 Abs. 3 Buchst. h verpflichtet den Dienstleister, Nachweise zu liefern und Überprüfungen einschließlich Inspektionen zu ermöglichen. Das ist Ihr Recht, und es hilft nur, wenn Sie es auch einmal wahrnehmen.

Die Rollen bestimmen sich nach den tatsächlichen Umständen. Die Leitlinien 07/2020 des Europäischen Datenschutzausschusses stellen klar, dass nicht die Bezeichnung im Vertrag entscheidet, wer Verantwortlicher und wer Auftragsverarbeiter ist. Ein Dienstleister, der Beschäftigtendaten für eigene Zwecke nutzt, etwa für Benchmarks, ist nicht mehr bloß Auftragsverarbeiter. Prüfen Sie deshalb, ob er die Daten auch für anderes nutzt, und verbieten Sie es im Vertrag.

Der Bußgeldrahmen ist hoch. Verstöße gegen die Pflichten der Verantwortlichen und Auftragsverarbeiter nach den Art. 25 bis 39 DSGVO, zu denen Art. 28 gehört, können mit Geldbußen bis zu 10 Millionen Euro oder bis zu 2 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes geahndet werden, je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Wie selbstverständlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag am Markt ist, zeigt meine Erhebung. Ich habe 165 HR-Tools aus den Bereichen Personalverwaltung, Recruiting, Auswahl und Mitarbeitererfahrung ausgewertet. Für 55 davon habe ich auf den Anbieterseiten eine Angabe zum Auftragsverarbeitungsvertrag gefunden, bei 40 öffentlich einsehbar, bei 10 auf Anfrage und bei 5 per Klick im Konto. Bei den 17 Lohnabrechnungs-Tools mit KI-Funktionen waren es 3. Das heißt nicht, dass die übrigen keinen Vertrag anbieten. Es heißt, dass Sie ihn häufig aktiv einfordern müssen.

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Wann wird eine Auslagerung zum Betriebsübergang?

Dann, wenn eine organisierte Einheit auf den Dienstleister übergeht. § 613a Abs. 1 Satz 1 BGB: Geht ein Betrieb oder Betriebsteil durch Rechtsgeschäft auf einen anderen Inhaber über, tritt dieser in die Rechte und Pflichten aus den bestehenden Arbeitsverhältnissen ein. Wenn Ihre Personalabteilung aus vier Personen besteht, die zusammen mit Räumen, Systemen und Prozessen zum Dienstleister wechseln, ist das typischerweise ein Betriebsteilübergang.

Die reine Vergabe einer Aufgabe ist es nicht. Das Bundesarbeitsgericht hat im Urteil vom 24. Mai 2005 (8 AZR 333/04) festgehalten, dass die bloße Fortführung einer Tätigkeit durch einen Auftragnehmer keinen Betriebsübergang darstellt. Maßgeblich war, ob der neue Inhaber den nach Zahl und Sachkunde wesentlichen Teil des Personals, die Hauptbelegschaft, übernimmt. Im entschiedenen Fall genügte die Übernahme von 60 Prozent der Beschäftigten bei einer arbeitsintensiven Tätigkeit nicht. Der Europäische Gerichtshof hatte schon am 11. März 1997 in der Rechtssache Süzen (C-13/95) entschieden, dass der bloße Verlust eines Auftrags an einen Mitbewerber für sich keinen Übergang im Sinne der Richtlinie darstellt. Sie greift, wenn Betriebsmittel übertragen werden oder ein wesentlicher Teil des Personals übernommen wird.

Für die Praxis heißt das: Eine Auslagerung der Lohnabrechnung, bei der Ihre Kollegin in der Abrechnung im Haus bleibt oder anderweitig eingesetzt wird und der Dienstleister mit eigenem Personal arbeitet, ist meist eine Funktionsnachfolge. Wechseln dagegen die Beschäftigten der Einheit mit, die Systeme und die Abläufe, kann ein Betriebsteilübergang vorliegen. Die Abgrenzung ist Einzelfallarbeit für eine Fachanwältin oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht, die Prüfreihenfolge können Sie aber selbst vorbereiten.

Liegt ein Betriebsübergang vor, hat das klare Folgen. Die betroffenen Beschäftigten sind vor dem Übergang in Textform zu unterrichten (§ 613a Abs. 5 BGB), sie können dem Übergang innerhalb eines Monats nach Zugang der Unterrichtung schriftlich widersprechen (Abs. 6), eine Kündigung wegen des Übergangs ist unwirksam (Abs. 4), und der bisherige Arbeitgeber haftet neben dem neuen Inhaber als Gesamtschuldner für Verpflichtungen, die vor dem Übergang entstanden sind und innerhalb eines Jahres fällig werden (Abs. 2).

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Was heißt das für den Betriebsrat?

Er ist früh einzubeziehen, auch wenn kein Betriebsübergang vorliegt. Nach § 80 Abs. 2 BetrVG erstreckt sich die Unterrichtung des Betriebsrats auch auf die Beschäftigung von Personen, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Arbeitgeber stehen. § 92 Abs. 1 Satz 1 BetrVG nennt diese Personen ausdrücklich im Rahmen der Personalplanung. Wer Dienstleister in HR-Prozesse einbindet, hat damit eine Unterrichtungspflicht, noch bevor die Frage der Mitbestimmung auftaucht.

Die zweite Frage ist, ob die Auslagerung eine Betriebsänderung ist. § 111 BetrVG verpflichtet Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern, den Betriebsrat über geplante Betriebsänderungen rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und sie mit ihm zu beraten. Als Betriebsänderung gelten unter anderem die Einschränkung oder Stilllegung wesentlicher Betriebsteile und grundlegende Änderungen der Betriebsorganisation. Ob die Auslagerung einer Personalabteilung dazu zählt, hängt davon ab, wie wesentlich sie für den Betrieb ist und wie viele Beschäftigte betroffen sind. Wer eine zweiköpfige Verwaltung an einen Abrechnungsdienstleister gibt, steht anders da als jemand, der eine ganze Abteilung abgibt.

Drittens kann § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen, wenn der Dienstleister mit technischen Einrichtungen arbeitet, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen. Das ist bei Zeiterfassung, Anwesenheitsauswertungen oder KI-gestützten Auswertungen schnell der Fall. § 26 Abs. 6 BDSG stellt klar, dass die Beteiligungsrechte der Interessenvertretungen unberührt bleiben.

Ein einfacher Ablauf hilft: Den Betriebsrat vor der Anbieterauswahl informieren, die Kriterien gemeinsam durchsprechen und den Vertragsentwurf mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag vor der Unterschrift vorlegen. Das kostet zwei Gespräche und verringert das Risiko, dass die Auslagerung später in der Einigungsstelle landet.

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Wann passt Fractional oder Interim besser als Outsourcing?

Wenn das Problem Steuerung heißt und nicht Ausführung. Ein Abrechnungsdienstleister löst keine Frage nach dem Aufbau der Vergütungsstruktur, nach dem Umgang mit dem Betriebsrat oder nach einer Trennung. Wer HR-Fachkräfte hat, aber keine Person, die entscheidet und die Ergebnisse von Dienstleistern beurteilt, hat kein Outsourcing-Problem, sondern ein Leitungsproblem.

Fractional HR bedeutet, dass eine erfahrene HR-Leitung einen festen Teil der Woche für Ihr Unternehmen arbeitet. Das passt, wenn Ihr Bedarf dauerhaft ist, aber keine Vollzeitstelle füllt. Eine solche Person kann auch die ausgelagerten Dienstleister steuern: Aufgaben zuschneiden, Verträge prüfen, Ergebnisse gegenlesen und dem Betriebsrat gegenüber auftreten. Beide Modelle ergänzen sich also eher, als dass sie konkurrieren. Die Modellfrage zwischen Fractional, Interim und Festanstellung behandelt die Seite zu Interim, Fractional oder Festanstellung genauer.

Interim ist die Form für ein begrenztes Zeitfenster: Die HR-Leitung fällt aus, ein Umbau steht an, oder eine Auslagerung soll erst vorbereitet werden. Eine Interim-Person kann die Auslagerung sauber einrichten, mit Betriebsrat, Datenschutz und Übergabeprozess, und am Ende an Dienstleister oder Nachfolge übergeben. Dafür kommt es auf die Vertragsform an. Wer in Ihre Organisation eingegliedert ist und Ihren Weisungen unterliegt, kann nach § 611a BGB als Arbeitnehmer gelten oder nach § 1 AÜG als überlassen. Wie sich das vermeiden lässt, steht im Artikel zur Scheinselbstständigkeit bei Interim Managern.

Ein Beispiel aus eigener Erfahrung zeigt, dass die Richtung auch umgekehrt laufen kann. Bei einem Konsumgüterkonzern habe ich die Talent Acquisition ins Haus geholt, die vorher extern lief. Das hat 300.000 Euro Recruiting-Kosten eingespart. Das Beispiel ist kein Argument gegen Auslagerung. Es zeigt, dass die Frage jährlich neu zu stellen ist: Ist die Aufgabe so stabil und so häufig, dass sie im Haus billiger und besser läuft? Bei der Personalverwaltung habe ich das Gegenstück erlebt: Der manuelle Aufwand ging von 30 auf 5 Stunden pro Woche zurück, ohne dass die Aufgabe das Haus verlassen hat. Dort war nicht Auslagern die Lösung, sondern ein besserer Ablauf.

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Was gehört in den Vertrag und in die Prüfliste?

Die folgende Liste fasst zusammen, was vor der Unterschrift geklärt sein sollte. Sie ersetzt keine Vertragsprüfung, ordnet aber die Fragen an Ihren Dienstleister. Jeder Punkt geht auf eine der oben genannten Vorschriften oder auf den Ablauf zurück, den ich für sinnvoll halte.

Haken Sie ab, was bei Ihnen geklärt ist. Die Liste bleibt in Ihrem Browser gespeichert, und mit dem Knopf unten kopieren Sie den Stand als Text.

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Wie ich mit der Frage umgehe, wenn ein Unternehmen mich anspricht

Ich frage zuerst, was das Unternehmen auslagern will und warum. Fehlt jemand, der HR als Ganzes führt, und soll die Auslagerung das Loch stopfen, ist sie nützlich, löst aber nicht das Problem. Sie nimmt der bestehenden Mannschaft Last ab und lässt die Leitungsfrage offen.

Ich arbeite als Fractional oder Interim HR Manager und habe damit ein eigenes Interesse an einer Antwort. Deshalb sage ich es offen: Wenn Ihre Aufgabe die laufende Abrechnung ist und im Haus jemand die Ergebnisse prüft, brauchen Sie mich dafür nicht. Dann ist ein guter Abrechnungsdienstleister mit sauberem Vertrag die richtige Wahl, und ich helfe allenfalls, den Vertrag nach den Punkten der Prüfliste zu lesen. Wenn dagegen Betriebsrat, Führungsfragen, Trennungen oder der Aufbau von HR im Raum stehen, ist eine Leitung mit Mandat der bessere Hebel.

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