Was tun, wenn Mitarbeitende KI ohne Freigabe nutzen?

Die Lage: Es passiert längst, nur meldet es niemand

Unerlaubte KI-Nutzung ist in deutschen Unternehmen kein Randphänomen mehr, sondern in rund einem Viertel der Betriebe bekannt. Nach der Befragung des Branchenverbands Bitkom unter 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten ist sie in 8 Prozent der Unternehmen weit verbreitet, im Vorjahr waren es 4 Prozent. In weiteren 17 Prozent gibt es Einzelfälle, nach 13 Prozent im Vorjahr. Noch einmal 17 Prozent vermuten eine solche Nutzung, können es aber nicht belegen.

Diese Selbstauskunft der Unternehmen ist die vorsichtige Variante. Fragt man die Beschäftigten selbst, fallen die Werte deutlich höher aus. In der Erhebung von KPMG und der University of Melbourne unter mehr als 48.000 Personen in 47 Ländern geben 57 Prozent an, ihre KI-Nutzung zu verbergen. Die Erhebung von Microsoft und LinkedIn kommt für die Nutzenden auf 78 Prozent, die eigene Werkzeuge mit an den Arbeitsplatz bringen.

Die Lücke zwischen beiden Zahlen ist die eigentliche Botschaft. Unternehmen sehen einen Bruchteil dessen, was geschieht, und zwar systematisch. Wer eine Praxis nicht erlaubt hat, bekommt sie nicht gemeldet, und wer sie nicht gemeldet bekommt, hält sie für kleiner als sie ist. Das ist keine Nachlässigkeit der Belegschaft, sondern eine vorhersehbare Reaktion auf eine Lage ohne Regel.

Ein Blick auf die Methodik hilft beim Einordnen. Die Bitkom-Befragung ist repräsentativ für Unternehmen ab 20 Beschäftigten und wurde telefonisch in den Kalenderwochen 27 bis 32 des Jahres 2025 erhoben. Sie bildet also die Sicht der Unternehmensleitung ab, nicht die Praxis in den Teams. Die globale Erhebung befragte dagegen Beschäftigte selbst, im Zeitraum November 2024 bis Januar 2025. Beide Zahlen sind belastbar, sie messen nur verschiedene Dinge: die eine, was ein Unternehmen bemerkt, die andere, was Menschen tun.

Für HR kommt eine zweite Beobachtung hinzu, die in den Zahlen steckt. Die Nutzung verteilt sich nicht nach Abteilung oder Alter, sondern nach Arbeitsdruck. Wer viel Text produziert, greift zuerst zu: Stellenausschreibungen, Protokolle, Gesprächsleitfäden, Entwürfe für Zeugnisse. Damit liegt der Schwerpunkt ausgerechnet in den Bereichen, in denen die sensibelsten Daten des Unternehmens liegen.

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Warum ein Verbot die Nutzung nur unsichtbar macht

Ein Verbot ohne Alternative erzeugt genau das Risiko, das es verhindern soll, weil es die Nutzung aus den Systemen des Unternehmens in private Zugänge verschiebt. Dort gibt es keine Protokolle, keine Löschfristen, keine Vertragsgrundlage und keine Möglichkeit, im Zweifel nachzuvollziehen, welche Daten das Haus verlassen haben. Das Risiko verschwindet nicht, es wird nur unbeobachtbar.

Die Folgekosten dieser Unsichtbarkeit sind inzwischen beziffert. Der Cost of a Data Breach Report von IBM und dem Ponemon Institute weist für Organisationen mit hohem Anteil unkontrollierter KI-Nutzung im Schnitt 670.000 US-Dollar zusätzliche Kosten je Datenvorfall aus, bei einem globalen Durchschnitt von 4,44 Millionen US-Dollar. 63 Prozent der untersuchten Organisationen hatten überhaupt keine Richtlinie, die den Umgang mit KI regelt. Wer die Regel erlässt und den Zugang verweigert, landet in derselben Gruppe.

Dazu kommt ein Qualitätsproblem, das viele unterschätzen. In derselben globalen Erhebung geben 66 Prozent an, sich auf KI-Ausgaben zu verlassen, ohne die Richtigkeit zu prüfen, und 56 Prozent berichten von Fehlern in der eigenen Arbeit, die dadurch entstanden sind. Diese Fehler passieren im Verborgenen zuverlässiger als im Offenen, weil niemand fragen kann, wie ein Text entstanden ist, ohne ein Geständnis zu erzwingen. Wie sich das bei einem konkreten HR-Dokument auswirkt, zeigt der Artikel zu Arbeitszeugnissen mit KI.

Und es gibt eine Konsequenz, die erst spät sichtbar wird und dann teuer ist. Der Schutz von Geschäftsgeheimnissen setzt voraus, dass die Information Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ist. Wenn Entwürfe, Kalkulationen oder Kundendaten regelmäßig in beliebige Dienste eingegeben werden und das Unternehmen dem weder eine Regel noch eine Alternative entgegensetzt, wird es schwierig, sich später auf angemessene Maßnahmen zu berufen.

Der letzte Punkt ist der kulturelle. Eine Belegschaft, die ein Werkzeug heimlich nutzt, spricht auch über die Ergebnisse nicht. Damit verliert das Unternehmen den Teil, der wirklich wertvoll wäre: die Erfahrung, wo das Werkzeug trägt und wo es täuscht. Genau dieses Wissen ist der Rohstoff jeder späteren Einführung, und ein Verbot verbrennt ihn.

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Was gilt, solange nichts geregelt ist

Auch ohne eigene Richtlinie ist die Lage nicht ungeregelt, sie ist nur unbestimmt. Der Arbeitgeber kann Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher bestimmen, soweit das nicht bereits durch Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder Gesetz festgelegt ist. Die Frage, mit welchen Werkzeugen gearbeitet wird, fällt in diesen Rahmen. Das Weisungsrecht trägt die Regel also, es ersetzt sie aber nicht.

Auf der Datenschutzseite ist der Maßstab klarer, als vielen bewusst ist. Personenbezogene Daten müssen so verarbeitet werden, dass ihre Sicherheit gewährleistet ist, und der Verantwortliche muss die Einhaltung dieser Grundsätze nachweisen können. Dazu kommt eine Pflicht, die auf diesen Fall zugeschnitten wirkt: Verantwortliche müssen Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass ihnen unterstellte Personen mit Zugang zu personenbezogenen Daten diese nur auf Anweisung verarbeiten. Ohne Anweisung gibt es diesen Nachweis nicht. Den größeren Rahmen dazu beschreibt die Seite zu DSGVO und KI im HR.

Der dritte Strang ist der Geheimnisschutz, und er wirkt in dieselbe Richtung. Eine Information ist nur dann ein Geschäftsgeheimnis, wenn sie Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen durch ihren rechtmäßigen Inhaber ist. Eine schriftliche Regel, welche Inhalte in welche Werkzeuge dürfen, ist eine solche Maßnahme. Eine mündliche Empfehlung in einer Teamrunde ist keine.

Hinzu kommt eine Pflicht aus der KI-Verordnung, die unabhängig von der Risikoklasse gilt und oft übersehen wird: Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen Maßnahmen ergreifen, um ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz ihres Personals sicherzustellen. Für HR heißt das, dass zur Regel eine Einweisung gehört, und dass diese Einweisung dokumentiert sein sollte.

In der Summe ergibt sich eine unbequeme Asymmetrie. Wer nichts regelt, ist nicht neutral, sondern in der schlechteren Position: Er hat dieselben Pflichten, aber keine Nachweise, und er kann im Ernstfall weder zeigen, was erlaubt war, noch belegen, dass er es kommuniziert hat. Die Regel schützt deshalb zuerst das Unternehmen und erst danach die Daten.

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Wo der Betriebsrat mitredet, und wo nicht

Die Mitbestimmung hängt nicht am Werkzeug, sondern daran, ob im Unternehmen Daten über das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten anfallen. Der Betriebsrat bestimmt mit bei Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. Nach ständiger Rechtsprechung genügt dafür die objektive Eignung, eine Überwachungsabsicht des Arbeitgebers ist nicht nötig.

Das Arbeitsgericht Hamburg hat 2024 den Gegenpol beschrieben. In dem entschiedenen Fall hatte ein Unternehmen die Nutzung von ChatGPT über selbst angelegte, private Zugänge erlaubt und dazu Leitlinien im Intranet veröffentlicht. Das Gericht verneinte ein Mitbestimmungsrecht, weil die Anwendung nicht auf Unternehmenssystemen lief und der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die dort entstehenden Daten hatte. Der Browser als technische Einrichtung war bereits durch eine bestehende Vereinbarung erfasst.

Für die Praxis ergibt sich daraus eine Regel, die auf den ersten Blick paradox wirkt: Je sauberer Sie die Nutzung in Ihre eigene Umgebung holen, desto klarer wird die Mitbestimmung. Betriebliche Zugänge mit Nutzerkonten, Protokollen und Auswertungsmöglichkeiten sind genau das, was der Mitbestimmung unterliegt. Das ist kein Argument gegen den betrieblichen Zugang, sondern eines dafür, den Betriebsrat von Anfang an einzubeziehen statt am Ende um Zustimmung zu bitten. Wie eine solche Vereinbarung aufgebaut wird, beschreibt die Seite zur Betriebsvereinbarung zu KI.

Der Gesetzgeber hat dem Betriebsrat für dieses Feld zusätzliches Gewicht gegeben. Muss der Betriebsrat zur Durchführung seiner Aufgaben die Einführung oder Anwendung von künstlicher Intelligenz beurteilen, gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich. Diese Formulierung nimmt dem Arbeitgeber den üblichen Streit darüber, ob externer Sachverstand nötig ist. Wer das einkalkuliert, verliert im Verfahren keine Wochen.

Auch die Aufsichtsbehörden sehen die Einbindung als Teil des Verfahrens. Die Datenschutzkonferenz führt in ihrer Orientierungshilfe zu künstlicher Intelligenz ausdrücklich auf, dass Datenschutzbeauftragte und Beschäftigtenvertretung einzubeziehen sind. Das ist ein Hinweis darauf, wie ein späterer Prüfvorgang aussehen dürfte: Man wird fragen, wer beteiligt war, und wann.

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Erlauben, ausstatten, begrenzen

Der wirksame Weg dreht die übliche Reihenfolge um: erst ein Zugang, dann eine Regel, dann die Kontrolle. Die Datenschutzkonferenz formuliert den ersten Schritt deutlich. Für die berufliche Nutzung von KI-Anwendungen sollten Arbeitgeber Geräte und Accounts zur Verfügung stellen, und Beschäftigte sollten nicht eigenständig mit privaten Accounts und Geräten arbeiten müssen, weil auf diese Weise Profile zu den einzelnen Beschäftigten entstehen können.

Genau hier liegt die Lücke, die die Bitkom-Zahlen zeigen. 26 Prozent der Unternehmen stellen eigene KI-Lösungen bereit, weitere 17 Prozent planen es. Die Mehrheit tut also weder das eine noch das andere und erwartet trotzdem, dass niemand zum privaten Zugang greift. Das ist keine realistische Erwartung an Menschen unter Termindruck.

Der zweite Schritt ist die Begrenzung, und sie funktioniert besser über Datenklassen als über Werkzeuglisten. Eine Regel, die einzelne Dienste benennt, ist in drei Monaten veraltet. Eine Regel, die sagt, welche Arten von Inhalten in ein externes System dürfen und welche nicht, hält deutlich länger. Für HR heißt das in der Regel: keine Namen, keine Gesundheitsdaten, keine Angaben zu Leistung oder Verhalten einzelner Personen, keine Bewerbungsunterlagen, keine Entwürfe von Zeugnissen mit echten Daten.

Für den Zugang selbst gibt es je nach Ausgangslage verschiedene Wege, und sie unterscheiden sich vor allem im Aufwand. Viele Häuser haben die Funktion bereits lizenziert, ohne es zu wissen, weil sie in einem vorhandenen Produktpaket steckt. Wo das nicht so ist, kann ein verwaltetes Konto beim Anbieter mit Vertrag und abgeschalteter Trainingsnutzung der schnellste Schritt sein. Eine eigene Umgebung auf eigener Infrastruktur ist die aufwendigste Variante und lohnt sich vor allem dann, wenn absehbar personenbezogene Daten verarbeitet werden sollen. Diese Entscheidung trifft die IT, aber die Anforderung dafür kommt aus HR.

Der dritte Schritt ist der, den die meisten überspringen: Es braucht eine ehrliche Startlinie. Wer eine neue Regel einführt und gleichzeitig ankündigt, vergangene Nutzung zu ahnden, bekommt keine Meldungen, sondern besseres Verstecken. Sinnvoller ist eine ausdrücklich benannte Übergangsphase, in der gemeldet werden kann, was bereits läuft, ohne dass daraus eine arbeitsrechtliche Maßnahme wird. Das ist keine Nachsicht, sondern die einzige Möglichkeit, überhaupt eine Bestandsaufnahme zu bekommen.

Und es braucht eine klare Zuständigkeit. Diese Regel gehört zu HR, nicht zur IT. Die IT liefert die Umgebung, aber die Fragen, die entscheiden, ob die Regel im Alltag hält, sind HR-Fragen: Welche Arbeit darf erleichtert werden, ohne dass Verantwortung verschwindet? Wer entscheidet weiterhin über Menschen? Woran erkennen Beschäftigte, dass sie nichts falsch machen? Warum Einführungen daran scheitern, wenn diese Fragen offen bleiben, beschreibt der Artikel dazu, warum KI-Projekte in HR scheitern.

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Was in die Regel gehört

Eine brauchbare KI-Regel beantwortet fünf Fragen und passt auf zwei Seiten: Was ist erlaubt, was ist verboten, welche Daten dürfen nie hinein, wer entscheidet im Zweifel und was passiert bei einem Fehler. Alles darüber hinaus liest niemand, und was niemand liest, wirkt nicht. Die Bitkom-Erhebung zeigt, wie früh die meisten Häuser noch stehen: 23 Prozent haben Regeln, 31 Prozent planen sie.

Der wichtigste Satz ist der über das, was erlaubt ist. Eine Richtlinie, die nur Verbote enthält, liest sich wie ein Misstrauensvotum und produziert wieder Schatten-Nutzung. Benennen Sie deshalb ausdrücklich die Anwendungsfälle, für die das Werkzeug gedacht ist: Entwürfe formulieren, Texte kürzen, Struktur in Notizen bringen, Formulierungsvarianten erzeugen. Eine ausführliche Fassung für den HR-Bereich beschreibt die Seite zur KI-Richtlinie für HR-Teams.

Der zweite wichtige Satz betrifft die Verantwortung. Wer ein Ergebnis übernimmt, verantwortet es, unabhängig davon, wie es entstanden ist. Das klingt selbstverständlich, entlastet aber im Alltag enorm, weil es die Frage beendet, ob KI-Nutzung an sich in Ordnung ist. Sie ist es, wenn das Ergebnis geprüft wurde. Damit hängt die Bewertung an der Arbeit und nicht am Werkzeug.

Der dritte Punkt ist die Qualifizierung, und sie ist keine Kür. Nur 47 Prozent der Beschäftigten weltweit haben eine KI-Schulung erhalten, nur 40 Prozent haben Zugang zu einer Richtlinie. Die Datenschutzkonferenz empfiehlt ausdrücklich, Beschäftigte durch Schulungen, Leitfäden und Gespräche zu sensibilisieren, und die KI-Verordnung macht ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz zur Pflicht des Betreibers. Eine halbe Stunde mit echten Beispielen aus dem eigenen Haus wirkt dabei mehr als ein Pflichtmodul.

Zuletzt der Punkt, der über die Haltbarkeit entscheidet: ein Verfahren für neue Fälle. Es wird Fragen geben, die die Regel nicht abdeckt, und wenn es dafür keinen Weg gibt, entscheidet jede Person selbst. Eine benannte Stelle, ein kurzer Weg und eine Frist für die Antwort reichen. Ohne das altert jede Richtlinie innerhalb eines Quartals.

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Wenn bereits Daten abgeflossen sind

Stellt sich heraus, dass Personaldaten in einem fremden Dienst gelandet sind, beginnt eine Frist, und zwar unabhängig davon, ob die Nutzung erlaubt war. Im Fall einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten meldet der Verantwortliche unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem ihm die Verletzung bekannt wurde, an die zuständige Aufsichtsbehörde, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Die Uhr läuft ab Kenntnis im Unternehmen, nicht ab Kenntnis der Geschäftsführung.

Daraus folgt eine unbequeme Einsicht für den Umgang mit Meldungen. Wer eine Kultur schafft, in der Beschäftigte einen Fehler erst melden, wenn sie sicher sind, dass es keine Konsequenzen gibt, verliert genau die Stunden, in denen die Frist läuft. Der Weg zur Meldung muss deshalb kurz, benannt und angstfrei sein. In der Praxis genügt eine Adresse, eine Person und der ausdrückliche Satz, dass eine unverzügliche Meldung besser bewertet wird als ein stiller Versuch, den Fehler zu reparieren.

Bei hohem Risiko kommt die Benachrichtigung der betroffenen Personen hinzu. Hat die Verletzung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge, benachrichtigt der Verantwortliche die betroffene Person unverzüglich. Im HR-Kontext ist das schnell erreicht, weil die Datenarten empfindlich sind: Gesundheitsangaben, Angaben zu Bewerbungen, Entgeltdaten, Vermerke aus Konfliktfällen.

Unabhängig von der Meldung besteht eine Dokumentationspflicht. Der Verantwortliche dokumentiert Verletzungen einschließlich aller Fakten, ihrer Auswirkungen und der ergriffenen Abhilfemaßnahmen, und diese Dokumentation muss der Aufsichtsbehörde die Überprüfung ermöglichen. Das gilt auch für Fälle, die am Ende nicht meldepflichtig sind. Wer die Bewertung nicht festhält, hat später nur seine Erinnerung.

Praktisch sind es vier Dinge, die in den ersten Stunden zählen: feststellen, welche Daten betroffen sind, den Zugang des betroffenen Dienstes stoppen oder die Eingabe löschen lassen, soweit das möglich ist, die Bewertung mit der Datenschutzbeauftragten vornehmen und den Vorgang schriftlich festhalten. Die Frage nach Verantwortung und Konsequenzen kommt danach, nicht währenddessen. Ein Vorfall, der zu einer Verbesserung der Regel führt, ist teuer genug.

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Nutzung messen, ohne zu überwachen

Sobald der betriebliche Zugang steht, entsteht eine neue Versuchung: Man kann jetzt sehen, wer wie viel nutzt. Genau an dieser Stelle entscheidet sich, ob die Regel trägt oder ob sie in einem Jahr wieder unterlaufen wird. Personenbezogene Auswertungen der Nutzung sind nicht schon deshalb zulässig, weil die Daten technisch anfallen. Sie brauchen einen eigenen Zweck, eine Rechtsgrundlage und die Beteiligung des Betriebsrats, denn eine Einrichtung, die Nutzungsdaten je Person erhebt, ist objektiv zur Überwachung von Verhalten und Leistung geeignet.

Sinnvoll ist deshalb die Trennung zwischen Steuerungswissen und Personenwissen. Für die Steuerung reicht die Summe: wie viele Zugänge aktiv sind, in welchen Bereichen die Nutzung wächst, welche Anwendungsfälle genannt werden, wo Rückfragen auflaufen. Diese Zahlen beantworten alle Fragen, die eine Einführung wirklich braucht, und keine davon verlangt einen Namen.

Für die Frage nach der Qualität hilft ohnehin kein Protokoll, sondern ein Gespräch. Die aufschlussreichste Runde in einer Einführung ist die, in der Teams erzählen, wo das Werkzeug sie getäuscht hat. Wer solche Runden ohne Bewertungsabsicht ansetzt, bekommt Antworten, die kein Nutzungsbericht liefert, und nebenbei die Beispiele, aus denen die nächste Einweisung entsteht.

Wenn eine personenbezogene Auswertung wirklich nötig wird, etwa im Verdachtsfall eines erheblichen Regelverstoßes, gehört sie in ein geordnetes Verfahren mit klarem Anlass, festgelegter Zuständigkeit und Beteiligung der zuständigen Stellen. Was in der Betriebsvereinbarung dazu steht, entscheidet im Streitfall, nicht das technisch Mögliche. Diese Passage vorab zu schreiben ist unangenehm und spart später Wochen.

Der Maßstab dahinter ist der Grundsatz der Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden. Ein Protokoll, das für den Betrieb des Systems entsteht, ist damit keine Grundlage für eine Leistungsbewertung. Diese Grenze auszusprechen ist der wirksamste Vertrauensbeitrag, den ein HR-Team in dieser Einführung leisten kann, und sie kostet nichts.

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Die ersten dreißig Tage

Der Einstieg braucht keine Strategie, sondern eine Bestandsaufnahme und eine Entscheidung. Wer wartet, bis ein Gesamtkonzept steht, hat in der Zwischenzeit weitere Monate unbeobachteter Nutzung. Ein Monat reicht, um von der Vermutung in die Kenntnis zu kommen und den Betriebsrat mit an den Tisch zu holen, bevor Fakten geschaffen sind.

In Woche eins geht es um Zahlen statt Meinungen. Eine anonyme Kurzabfrage im Team, fünf Fragen, keine Namen: Wird KI genutzt, wofür, über welchen Zugang, was fehlt, was verunsichert. Das Ergebnis ist regelmäßig deutlicher als erwartet, und es ist die Grundlage für jedes weitere Gespräch, weil es die Diskussion von der Frage löst, ob es überhaupt stattfindet.

In Woche zwei kommt der Betriebsrat dazu, und zwar mit der Bestandsaufnahme als Ausgangspunkt, nicht mit einem fertigen Entwurf. Das ist kein Entgegenkommen, sondern das schnellere Verfahren: Eine Vereinbarung, die gemeinsam entstanden ist, braucht keine Einigungsstelle. Rechnen Sie ein, dass für die Beurteilung von KI die Hinzuziehung eines Sachverständigen als erforderlich gilt, und planen Sie das ein, statt es abzuwehren.

In Woche drei entsteht die Regel, und sie bleibt kurz. Zwei Seiten, die fünf Fragen von oben, eine Liste erlaubter Anwendungsfälle aus der Abfrage der ersten Woche. Parallel klärt die IT den Zugang: bestehendes Produkt erweitern, eigenes Konto anlegen oder eine verwaltete Umgebung aufsetzen. Diese drei Wege unterscheiden sich im Aufwand erheblich, aber alle drei sind besser als der Status ohne Zugang.

In Woche vier folgen Einweisung und Start. Eine halbe Stunde je Team, echte Beispiele, die Grenzen ausdrücklich benannt, die Übergangsphase erklärt. Danach gilt die Regel. Der Rest ist Pflege: eine feste Stelle für Rückfragen, ein Termin nach drei Monaten, an dem nachgesteuert wird, und die Bereitschaft, die Liste erlaubter Anwendungsfälle wachsen zu lassen, statt sie zu verteidigen.

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