Die vier Kostenbausteine
Die alte Fassung dieser Seite nannte drei Bausteine. Der vierte fehlte, und er ist der, der Projekte nach drei Monaten enttäuschen lässt, wenn er nicht von Anfang an drinsteht: der Restaufwand. Hier alle vier, in der Reihenfolge, in der sie anfallen:
Was heute gebunden ist
Die linke Seite der Rechnung sieht in HR-Teams niemand, weil sie nirgends steht. Es gibt keine Kostenstelle für "Rückfragen beantworten", und die Stunde für die Stellenanzeige verteilt sich auf drei Personen und zwei Wochen. In meinen Mandaten habe ich die Zeit deshalb gemessen, nicht geschätzt, und die Größenordnungen sind überall ähnlich: Je offene Stelle binden Anzeige, Abstimmung, Sichtung und Rückfragen rund sechs Stunden pro Woche, solange die Stelle offen ist. Je Arbeitszeugnis zwei bis drei Stunden, den Beurteilungsbogen und die Nachfragen eingerechnet. Und je HR-Kopf drei Stunden pro Woche für Standardfragen der Belegschaft, die in einem Dokument stehen, das niemand findet.
Ein Team mit drei Personen, fünf offenen Stellen und sechs Zeugnissen im Monat bindet nach dieser Rechnung rund 50 Stunden pro Woche in Routinen. Das ist mehr als eine Vollzeitstelle, verteilt auf das ganze Team, und es ist der Grund, warum die Themen liegen bleiben, die kein Werkzeug erledigt: Führungskräfteentwicklung, Vergütungssystem, der Betriebsrat, der seit drei Monaten auf einen Termin wartet. Diese Zahl ist die Basis der Rechnung, und Sie können sie mit Ihren Werten im Zeitrechner auf der Startseite nachstellen.
Manuell gegen KI-Routine
Die letzten beiden Zeilen sind die ehrlichen. Die Routine kostet vorne mehr und dauert, bis sie wirkt. Der Gewinn kommt aus der Wiederholung: Die Stunde je Anzeige fällt jede Woche an, der Einführungstag einmal. Wer das Werkzeug schon hat und keinen Betriebsrat, sieht den Effekt erfahrungsgemäß im ersten Quartal. Wer beides erst aufbaut, im zweiten. Danach ist die Rechnung in beiden Fällen dieselbe.
Die Rechnung in Zeit, nicht in Beträgen
Ein Beispiel mit den Annahmen des Zeitrechners, für ein HR-Team mit drei Personen, fünf offenen Stellen und sechs Zeugnissen im Monat:
- Heute: rund 50 Stunden pro Woche in RoutinenFünf Stellen mal sechs Stunden, sechs Zeugnisse mal zweieinhalb Stunden, drei Köpfe mal drei Stunden Rückfragen. Verteilt, unsichtbar, jede Woche.
- Davon erfahrungsgemäß 60 Prozent automatisierbarRund 30 Stunden pro Woche, die nach der Einführung frei werden. Die anderen 20 sind der Restaufwand: Prüfung, Entscheidung, Pflege.
- Einmalig: Einführung von drei RoutinenAnzeigen, Zeugnisse, Chatbot. Erfahrungsgemäß zusammen zwei bis drei Wochen Aufwand, verteilt über ein Quartal, plus die Wissensbasis.
- Einmalig: BetriebsvereinbarungZwei bis vier Monate, davon vielleicht fünf Arbeitstage HR-Zeit über den Zeitraum verteilt. Danach ein Review im Jahr.
- Laufend: Lizenz und PflegeDrei Nutzerlizenzen, sofern nicht vorhanden. Eine Stunde pro Woche für Prompt-Pflege und Wissensbasis. Das ist der ganze laufende Posten.
Die 30 Stunden pro Woche sind keine Einsparung im Sinne einer Stelle. Sie sind die Zeit, die das Team danach für die Themen hat, die heute liegen bleiben. Ob Sie das in Beträgen rechnen wollen, hängt davon ab, was diese Themen wert sind, und das wissen Sie besser als jede Formel. Was ich sagen kann: In den Teams, die ich begleitet habe, war der Betriebsrat nach der Einführung schneller bedient, die Zeugnisse hatten keinen Rückstand mehr, und die HR-Leitung saß wieder in der Führungsrunde statt im Posteingang.
Wo die Rechnung kippt
Drei Fälle, in denen die Routine sich nicht lohnt, und die ich im Erstgespräch offen sage. Erstens: zu wenig Volumen. Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitenden, einer offenen Stelle im Quartal und zwei Zeugnissen im Jahr bindet keine 50 Stunden, sondern fünf. Da reicht eine gute Vorlage, kein Projekt. Zweitens: kein Werkzeug und kein Budget dafür. Die Lizenz ist der eine laufende Posten, und ohne sie geht es nicht sauber, weil private Konten keine Auftragsverarbeitung haben. Drittens: ein Betriebsrat, der grundsätzlich gegen KI ist, und eine Geschäftsführung, die das nicht verhandeln will. Dann kostet die Vereinbarung nicht vier Monate, sondern ein Jahr, und die Rechnung geht erst danach auf.
Umgekehrt gibt es einen Fall, in dem die Rechnung schneller aufgeht, als der Zeitrechner sagt: wenn die Routinen heute von der HR-Leitung selbst erledigt werden, weil das Team fehlt. Dann ist jede Stunde Anzeige eine Stunde Leitung, und die kostet anders als eine Stunde Sachbearbeitung. Das ist erfahrungsgemäß die Lage in Unternehmen zwischen 50 und 150 Mitarbeitenden, und dort ist der Chatbot meist die erste Routine, weil er die Rückfragen abfängt, die sonst alle bei einer Person landen.
Was ein KI-Projekt mit mir kostet
Ein KI-Projekt für HR-Teams läuft nach derselben Tagessatz-Logik wie ein Interim-Mandat: abgerechnet werden geleistete Tage, der Satz hängt von Umfang und Laufzeit ab, und ich nenne ihn im Erstgespräch, nicht auf der Website. Typisch sind drei Ausbaustufen. Ein Projekt-Sprint von einem halben Tag, in dem eine Routine mit Prompt und Vorlage steht und das Team sie nutzen kann. Ein Projekt von vier bis acht Wochen mit zwei bis drei Routinen, Richtlinie oder Use-Case-Inventur für die Betriebsvereinbarung und Schulung. Und die Begleitung der Betriebsvereinbarung über zwei bis vier Monate an festen Tagen, meist ein Tag pro Woche, mit Betriebsrat und Kanzlei.
Was nicht dazukommt: Lizenzkosten, weil Sie das Werkzeug direkt beim Anbieter lizenzieren. Vermittlungsgebühren, weil kein Provider dazwischensteht. Software, die ich mitbringe und die Sie danach weiterbezahlen müssten. Was Sie am Ende haben, gehört Ihnen: Prompts, Vorlagen, Wissensbasis, Vereinbarung. Die Übersicht über die Anwendungsfälle steht unter KI für HR-Teams, den Weg zur Vereinbarung beschreibt Betriebsvereinbarung KI.
KI-Routinen in HR-Teams eingeführt und Systemeinführungen mit dem Betriebsrat verhandelt, u. a. in einem Softwareunternehmen und einer Bank. Zeitwerte aus gemessenen Abläufen. Mehr zu mir
Häufige Fragen
Warum stehen hier keine Beträge?
Weil sie von drei Dingen abhängen, die je Unternehmen anders sind: welches Werkzeug schon lizenziert ist, ob ein Betriebsrat existiert, und wie viele Stunden die Routinen heute binden. Eine pauschale Zahl wäre für das eine Unternehmen zu hoch und für das andere zu niedrig. Die Logik ist überall gleich, die Zahlen setzen Sie im Zeitrechner oder im Erstgespräch ein.
Ist KI im HR günstiger, als jemanden einzustellen?
Für wiederkehrende Routinen meist ja, weil die Zeitersparnis jede Woche anfällt und der Aufwand einmalig ist. Sie ersetzt aber keine Stelle, sondern gibt einem bestehenden Team Stunden zurück. Wer eine halbe Stelle einsparen will, rechnet anders als wer das Team entlasten will, damit es zu den Themen kommt, die liegen bleiben.
Fallen laufende Kosten für die Betriebsvereinbarung an?
Nein. Die Betriebsvereinbarung ist ein einmaliger Aufwand von zwei bis vier Monaten Verhandlung, danach höchstens ein jährlicher Review. Neue Anwendungsfälle werden als Ergänzung aufgenommen, das ist ein Nachmittag, keine neue Verhandlung.
Was, wenn wir noch kein KI-Werkzeug haben?
Dann kommt die Lizenz als erster Baustein dazu. Bei Copilot, ChatGPT Enterprise oder Claude for Work ist das eine Nutzerlizenz pro Kopf im HR-Team, keine Unternehmenslizenz. Für fünf Personen ist das ein überschaubarer Posten, und er ist der einzige, der monatlich anfällt.
Wie schnell rechnet sich das?
Erfahrungsgemäß ab dem Quartal, in dem die erste Routine produktiv ist, wenn das Werkzeug schon da war. Mit Betriebsvereinbarung verschiebt sich der Start um zwei bis vier Monate, die Ersparnis danach ist dieselbe. Die Detailrechnung mit Ihren Zahlen kommt aus dem Zeitrechner.
Was ist mit dem Restaufwand, der bleibt?
Jede Routine braucht weiterhin Menschen: die Führungskraft, die den Anzeigenentwurf liest, HR, das das Zeugnis prüft, die Person, die die Wissensbasis pflegt. Erfahrungsgemäß bleiben rund 40 Prozent des heutigen Aufwands, und die gehören ehrlich in die Rechnung, sonst enttäuscht sie nach drei Monaten.