Ab wie vielen Mitarbeitern braucht ein Unternehmen eine Personalabteilung?

Pflichten ab dem ersten Beschäftigten

Eine Reihe von Arbeitgeberpflichten kennt keine Größenschwelle. Sie gilt, sobald die erste Person eingestellt ist, und sie ist der Grund, warum HR-Arbeit mit dem ersten Arbeitsvertrag beginnt und nicht erst mit einer Abteilung. Wer diese Pflichten sauber abdeckt, hat die Grundlage einer Personalfunktion geschaffen, auch wenn niemand im Unternehmen einen HR-Titel trägt.

Den Anfang macht der Vertrag selbst. Das Nachweisgesetz verlangt, dass der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegt, unterzeichnet und aushändigt. Die Textform ist unter Bedingungen zulässig: Das Dokument muss für die beschäftigte Person zugänglich, speicherbar und ausdruckbar sein, und der Arbeitgeber muss einen Empfangsnachweis anfordern. In vielen kleinen Unternehmen liegt genau hier die erste Lücke, weil Verträge per Mail verschickt und nie gegengezeichnet werden.

Parallel läuft die Entgeltabrechnung. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums beim Betriebsstättenfinanzamt einzureichen, und dieser Zeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Das erledigt in kleinen Unternehmen meist das Steuerbüro. Die Verantwortung dafür, dass die Stammdaten stimmen, liegt trotzdem beim Arbeitgeber. Seit dem 1. Januar 2026 gilt ein gesetzlicher Mindestlohn von 13,90 Euro je Stunde, der für jede Arbeitsstunde gezahlt werden muss, also auch für Überstunden, die in Pauschalen verschwinden.

Hinzu kommt die Arbeitszeit. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen. Eine Größenschwelle nennt der Beschluss nicht. Wer Vertrauensarbeitszeit lebt, braucht trotzdem ein System, das die Zeiten festhält.

Und schließlich die Pflichten, an die kleine Unternehmen am seltensten denken. Das Arbeitssicherheitsgesetz verpflichtet den Arbeitgeber, Betriebsärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit zu bestellen. Das betriebliche Eingliederungsmanagement ist anzubieten, sobald jemand innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist, ebenfalls ohne Mindestgröße. Und die EU-Entgelttransparenzrichtlinie gibt Bewerberinnen und Bewerbern das Recht, vorab das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne zu erfahren, und verbietet die Frage nach dem bisherigen Gehalt.

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Die Schwellenwerte, an denen HR-Arbeit sprunghaft wächst

Das deutsche Arbeitsrecht wächst in Stufen mit der Belegschaft. An bestimmten Beschäftigtenzahlen kommen Pflichten hinzu, die neue Prozesse verlangen, und diese Stufen sind der verlässlichste Kompass für die Frage, wann HR-Kompetenz im Haus sein muss. Die wichtigsten liegen bei 5, mehr als 10, mehr als 20, 50, mehr als 100 und mehr als 200 Beschäftigten.

Ab fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern, von denen drei wählbar sind, kann ein Betriebsrat gewählt werden. Ab mehr als zehn Arbeitnehmern gilt das Kündigungsschutzgesetz für alle, deren Arbeitsverhältnis nach 2003 begonnen hat. Teilzeitkräfte zählen dabei anteilig: bis 20 Wochenstunden mit 0,5, bis 30 Stunden mit 0,75. Ab mehr als 15 Arbeitnehmern können Beschäftigte, die länger als sechs Monate dabei sind, einen Anspruch auf Teilzeit geltend machen, mit einer Ankündigung von drei Monaten.

Die Schwelle von 20 ist die, an der sich am meisten verändert. In Unternehmen mit mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern muss der Arbeitgeber einen bestehenden Betriebsrat vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung unterrichten und seine Zustimmung einholen. Bei geplanten Betriebsänderungen ist er rechtzeitig und umfassend zu unterrichten und zu beraten. Ab jahresdurchschnittlich 20 Arbeitsplätzen gilt die Pflicht, schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Und in Betrieben mit mehr als 20 Arbeitnehmern ist eine Massenentlassung schon ab mehr als fünf Entlassungen innerhalb von 30 Kalendertagen bei der Agentur für Arbeit anzuzeigen.

Danach folgen die Schwellen, die eine formale Organisation voraussetzen. Ab mehr als 45 Arbeitnehmern besteht der Anspruch auf Brückenteilzeit für ein bis fünf Jahre. Ab in der Regel 50 Beschäftigten muss eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz eingerichtet und betrieben werden. Ab mehr als 100 ständig Beschäftigten ist ein Wirtschaftsausschuss zu bilden, der mit der Unternehmensleitung wirtschaftliche Angelegenheiten berät. Ab mehr als 200 Beschäftigten in einem Betrieb haben Beschäftigte einen individuellen Auskunftsanspruch zur Entgeltgleichheit.

Keine dieser Pflichten ist für sich genommen ein Grund, eine Abteilung zu gründen. Zusammen verändern sie aber die Art der Arbeit. Bis zur Schwelle von 20 lässt sich Personalarbeit als Verwaltung organisieren. Danach wird sie zu einem Verfahren mit Beteiligten, Fristen und Nachweisen, und genau dafür braucht es jemanden, der das Verfahren kennt. Wie sich diese Verantwortung zwischen einer Leitung auf Zeit und einer Leitung in Teilzeit aufteilen lässt, zeigt der Vergleich Interim, Fractional oder Festanstellung.

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Der Betriebsrat kommt mit der Größe

Ob ein Betriebsrat existiert, hängt in Deutschland stark von der Betriebsgröße ab. Nach dem IAB-Betriebspanel 2025 haben unter den Betrieben mit 5 bis 9 Beschäftigten 2,3 Prozent einen Betriebs- oder Personalrat, zwischen 51 und 100 Beschäftigten 30,3 Prozent und ab 201 Beschäftigten 73,7 Prozent. Für die HR-Planung heißt das: Die Wahrscheinlichkeit, mit einem Gremium zu arbeiten, steigt genau in dem Größenbereich, in dem viele Unternehmen noch keine HR-Leitung haben.

Bezogen auf die Beschäftigten sieht das Bild anders aus, weil große Betriebe viele Menschen beschäftigen. In der Privatwirtschaft werden in Betrieben ab fünf Beschäftigten rund 37 Prozent der Beschäftigten durch einen Betriebsrat vertreten, in Westdeutschland rund 38 Prozent, in Ostdeutschland rund 31 Prozent. Die Mehrheit arbeitet also ohne Betriebsrat, aber in den Betrieben mittlerer Größe ist das Gremium keine Ausnahme mehr.

Die Größe des Gremiums wächst mit. Ein Betriebsrat besteht in Betrieben mit 5 bis 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern aus einer Person, bei 21 bis 50 aus drei Mitgliedern, bei 51 bis 100 aus fünf und bei 101 bis 200 aus sieben. Mit jedem Mitglied wachsen Sitzungen, Anhörungen und Abstimmungen, und jede davon braucht auf Arbeitgeberseite jemanden, der vorbereitet ist.

Die Gründung selbst ist dabei selten das Problem. Schwierig wird es, wenn das Gremium auf eine Geschäftsführung trifft, die bisher jede Personalentscheidung informell getroffen hat. Dann fehlt plötzlich die Dokumentation, auf die eine Zustimmung nach § 99 BetrVG aufbauen müsste: Stellenbeschreibungen, Eingruppierungen, Auswahlkriterien. Wer diese Grundlagen vor der ersten Anhörung schafft, verhandelt deutlich entspannter als jemand, der sie unter Fristdruck nachliefern muss.

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Wie viele HR-Kräfte auf wie viele Beschäftigte kommen

Die Kennzahl, mit der sich der HR-Bedarf überschlagen lässt, heißt Betreuungsquote oder HR-to-employee-Ratio. In Deutschland lag sie nach der HR-Studie von Kienbaum und SAP in den vergangenen Jahren stabil zwischen 1:70 und 1:80, im Jahr 2023 bei 1:76. Auf eine HR-Vollzeitkraft kommen also im Schnitt 76 Beschäftigte.

US-Zahlen liegen in derselben Größenordnung. Der Human Capital Benchmark Report 2022 der Society for Human Resource Management weist im Durchschnitt 1,7 HR-Kräfte je 100 Beschäftigte aus und nennt als üblichen Bereich 1,5 bis 4,5. Ältere Daten von Bloomberg BNA aus dem Jahr 2018 kamen auf einen Median von 1,5 je 100.

Für kleine Unternehmen ist die wichtigere Aussage die zweite Hälfte dieser Studien. Organisationen mit weniger als 250 Beschäftigten haben tendenziell eine höhere Quote, also mehr HR-Kapazität je Kopf, und Kienbaum begründet das damit, dass HR-Mitarbeitende in kleineren Unternehmen Generalisten sein müssen, während größere Häuser spezialisieren und stärker digitalisieren. Bei den kleinsten Arbeitgebern ist die Quote nach SHRM seit 2018 um 4,7 Prozent gestiegen.

Rechnet man mit dem deutschen Durchschnitt, ergibt sich eine einfache Faustregel: Eine volle HR-Stelle trägt sich rechnerisch ab rund 70 bis 80 Beschäftigten. Darunter ist der Bedarf real, aber kleiner als eine Vollzeitstelle. Genau diese Lücke ist der Grund, warum viele Unternehmen zwischen 20 und 80 Beschäftigten entweder gar keine HR-Kompetenz im Haus haben oder eine Person, die HR neben ihrer eigentlichen Aufgabe erledigt.

Die Quote hat Grenzen, die man kennen sollte. Sie sagt nichts über die Qualität der Arbeit und nichts über das Profil der Person. Eine Sachbearbeitung für 70 Beschäftigte und eine HR-Leitung für 70 Beschäftigte ergeben dieselbe Quote, lösen aber völlig verschiedene Probleme. SHRM empfiehlt außerdem, Entgeltabrechnung und andere spezialisierte Rollen nicht mitzuzählen. Wer die Abrechnung beim Steuerbüro hat, liegt mit der Rechnung also eher zu niedrig als zu hoch.

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Vier Stufen vom Steuerbüro bis zur eigenen Personalabteilung

Die meisten Unternehmen durchlaufen beim Aufbau der Personalfunktion dieselben Stufen, und die Übergänge fallen ziemlich genau auf die gesetzlichen Schwellen. Das lohnt einen Blick auf die Größenverteilung: Nach dem Statistischen Bundesamt hatten 2024 rund 82,9 Prozent der Unternehmen in Deutschland weniger als zehn tätige Personen, 14,0 Prozent zwischen 10 und 49 und 2,5 Prozent zwischen 50 und 249. Zusammen stellen kleine und mittlere Unternehmen 99,3 Prozent aller Unternehmen und 53,7 Prozent der tätigen Personen.

In der ersten Stufe erledigt die Geschäftsführung die Personalarbeit selbst, die Abrechnung liegt beim Steuerbüro. Das funktioniert, solange Verträge aus einer guten Vorlage stammen, die Arbeitszeit erfasst wird und niemand ernsthaft krank wird. Kritisch wird es mit der ersten Kündigung, weil ab mehr als zehn Beschäftigten der Kündigungsschutz greift und ein Verfahrensfehler Geld kostet.

In der zweiten Stufe übernimmt eine Office- oder Assistenzkraft einen Teil der HR-Verwaltung. Sie pflegt Akten, verschickt Verträge und koordiniert mit dem Steuerbüro. Was dieser Stufe fehlt, ist die Leitungsebene: Niemand entwickelt Vergütungslogik, Eingruppierung oder Auswahlverfahren, und niemand kennt die Beteiligungsrechte, die ab mehr als 20 Beschäftigten greifen.

In der dritten Stufe kommt diese Leitungsebene dazu, oft zunächst in Teilzeit. Eine erfahrene HR-Leitung an einem oder zwei festen Tagen pro Woche baut die Strukturen auf, die die Verwaltung aus Stufe zwei tragen: Prozesse, Vorlagen, Richtlinien, den Umgang mit dem Betriebsrat. Dieses Modell heißt Fractional HR und passt genau in den Bereich, in dem der Bedarf real, aber kleiner als eine volle Leitungsstelle ist.

In der vierten Stufe entsteht die eigene Personalabteilung mit einer HR-Leitung in Vollzeit und einem Team darunter. Nach der Betreuungsquote ist das ab etwa 70 bis 80 Beschäftigten rechnerisch tragfähig, in wachsenden Unternehmen oft früher, weil die Zahl der Einstellungen den Aufwand stärker treibt als die Zahl der Köpfe. Wer diesen Schritt geht, sollte ihn nicht mit einer Sachbearbeitung beginnen, dazu mehr im nächsten Abschnitt.

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Die erste HR-Stelle: Verwaltung oder Leitung?

Die häufigste Fehlbesetzung beim Aufbau einer Personalfunktion ist eine erste Stelle, die verwaltet, bevor jemand gestaltet hat. Das ist verständlich, weil der Schmerz in der Verwaltung sitzt: Verträge, Bescheinigungen, Abwesenheiten, Rückfragen der Abrechnung. Eine Sachbearbeitung löst diesen Schmerz schnell und kostet weniger als eine Leitung.

Das Problem zeigt sich ein Jahr später. Die Sachbearbeitung verwaltet dann die Lücken, die niemand geschlossen hat: Verträge ohne einheitliche Logik, Gehälter ohne nachvollziehbare Eingruppierung, Einstellungen ohne dokumentierte Auswahlkriterien. Kommt dann ein Betriebsrat, ein Auskunftsverlangen zur Entgeltgleichheit oder eine Kündigungsschutzklage, fehlt genau die Grundlage, die eine Leitung vorher gelegt hätte.

Die bessere Reihenfolge ist deshalb umgekehrt. Zuerst schafft eine erfahrene Person die Struktur: Vertragsvorlagen, Vergütungsbänder, einen Einstellungsprozess mit Beteiligung, eine Arbeitszeitregelung, den Ablauf für Eingliederungsmanagement und Kündigung. Danach übernimmt eine Verwaltungskraft den laufenden Betrieb innerhalb dieser Struktur. Die Leitung muss dafür nicht in Vollzeit angestellt sein. Was sie kostet, lässt sich an den Kosten für Fractional HR ablesen, und im Vergleich zu einem Jahr Nacharbeit fällt die Rechnung meist eindeutig aus.

Wer die Verwaltung selbst neu aufsetzen muss, weil Systeme und Abläufe nicht mehr tragen, hat einen anderen Engpass. Dann geht es zuerst um Prozesse, Personalstammdaten und die Steuerung der Abrechnung, und die passende Rolle dafür ist eine HR Operations auf Zeit statt einer strategischen HR-Leitung.

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Woran Sie merken, dass die Personalfunktion zu spät kommt

Eine fehlende Personalfunktion zeigt sich in einzelnen Symptomen, die jedes für sich harmlos wirken. Zusammen zeigen sie, dass das Unternehmen eine Schwelle überschritten hat, ohne die Prozesse nachzuziehen. Die folgenden Befunde tauchen in kleinen und mittleren Unternehmen immer wieder auf.

Ein Befund kostet unmittelbar Geld und wird trotzdem oft übersehen. Wer ab 20 Arbeitsplätzen die Pflichtquote für schwerbehinderte Menschen nicht erfüllt, zahlt für jeden unbesetzten Pflichtplatz eine Ausgleichsabgabe. Sie beträgt je nach erreichter Quote 140, 245 oder 360 Euro und bei einer Quote von null 720 Euro, für Arbeitgeber mit weniger als 40 Arbeitsplätzen gelten niedrigere Sätze von 140 oder 210 Euro. Die Zahlung hebt die Beschäftigungspflicht ausdrücklich nicht auf.

Andere Befunde kosten erst später, dann aber deutlich. Eine Einstellung ohne Zustimmung eines bestehenden Betriebsrats, eine Kündigung ohne Sozialauswahl, eine fehlende Meldestelle ab 50 Beschäftigten: Keiner dieser Fehler fällt im Alltag auf, jeder davon im Konfliktfall. Und im Konfliktfall ist es für einen sauberen Nachweis zu spät.

Treffen drei dieser Symptome zu, fehlt Ihnen eher eine Person, die Struktur schafft, als eine weitere Verwaltungskraft. An dieser Stelle bewegt eine HR-Leitung auf Zeit oder in Teilzeit am meisten.

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Entgelttransparenz zieht die Schwelle nach unten

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verschiebt einen Teil der HR-Pflichten in kleinere Unternehmen, als das bisherige deutsche Recht erfasst. Arbeitgeber mit 250 oder mehr Arbeitnehmern müssen bis zum 7. Juni 2027 und danach jährlich über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichten. Arbeitgeber mit 150 bis 249 Arbeitnehmern berichten ebenfalls erstmals bis zum 7. Juni 2027, danach alle drei Jahre. Arbeitgeber mit 100 bis 149 Arbeitnehmern folgen bis zum 7. Juni 2031, ebenfalls alle drei Jahre.

Zum Vergleich das bisherige deutsche Entgelttransparenzgesetz: Der individuelle Auskunftsanspruch gilt in Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten, eine Berichtspflicht zu Gleichstellung und Entgeltgleichheit trifft nur Arbeitgeber mit mehr als 500 Beschäftigten, die einen Lagebericht erstellen müssen. Die Richtlinie war von den Mitgliedstaaten bis zum 7. Juni 2026 umzusetzen. Wie das deutsche Umsetzungsgesetz die Details regelt, sollten Sie mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung am aktuellen Stand prüfen.

Für den Aufbau der Personalfunktion ist die Richtung wichtiger als das Datum. Ein Bericht über das Entgeltgefälle setzt voraus, dass es Entgeltgruppen, eine dokumentierte Eingruppierung und saubere Stammdaten gibt. Das baut niemand in den drei Monaten vor der Frist auf. Wer heute 80 Beschäftigte hat und wächst, sollte die Vergütungsstruktur jetzt so anlegen, dass sie später auswertbar ist.

Und ein Teil der Richtlinie gilt ohne Schwelle. Bewerberinnen und Bewerber haben das Recht, vom künftigen Arbeitgeber das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne zu erfahren, und der Arbeitgeber darf nicht nach der bisherigen Entgeltentwicklung fragen. Das betrifft die erste Stellenanzeige eines Start-ups genauso wie die eines Konzerns, und es verlangt eine Gehaltsspanne, die jemand begründen kann.

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Wie Sie die Frage für Ihr Unternehmen beantworten

Die Frage nach der richtigen Größe lässt sich nicht mit einer Zahl beantworten, wohl aber mit einer Prüfung in fünf Schritten. Sie dauert einen Nachmittag und ergibt eine belastbare Antwort, ob Sie eine HR-Leitung brauchen, in welchem Umfang und ab wann.

Der erste Schritt ist die Zählung, und sie ist komplizierter, als sie aussieht. Je nach Gesetz zählt der Betrieb oder das Unternehmen, zählen alle Beschäftigten, nur die ständig Beschäftigten oder nur die wahlberechtigten, und beim Kündigungsschutz zählen Teilzeitkräfte anteilig. Wer bei 19 Köpfen steht und drei Einstellungen plant, liegt nach dem Sommer über der Schwelle von 20.

Der zweite Schritt ist der Abgleich mit den Pflichten ab dem ersten Beschäftigten. Liegen die Vertragsnachweise vor, wird die Arbeitszeit erfasst, ist ein Betriebsarzt bestellt, gibt es einen Ablauf für das Eingliederungsmanagement? Jede Lücke hier ist ein Befund, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Der dritte Schritt ist der Blick nach vorn. Welche Schwelle überschreiten Sie in den nächsten zwölf Monaten, und welche Prozesse brauchen Sie dafür vorher? Danach die Kapazität: Rechnen Sie mit der Betreuungsquote, ob der Bedarf eine volle Stelle trägt, und prüfen Sie, ob Ihnen Verwaltung oder Leitung fehlt. Zuletzt die Form: Eine Leitung auf Zeit passt, wenn ein Umbau mit Enddatum ansteht, eine Leitung in Teilzeit, wenn der Bedarf dauerhaft, aber kleiner als eine Vollzeitstelle ist, eine Festanstellung, wenn die Quote trägt und die Strukturen stehen. Wie sich ein Interim-Einsatz im Mittelstand zuschneiden lässt, zeigt ein eigener Beitrag.

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