„Die KI schreibt mir nur Floskeln.“ Diesen Satz höre ich oft aus Personalabteilungen, und er stimmt sogar. Aber der Grund liegt selten am Werkzeug. Er liegt daran, dass die KI wie eine Suchmaschine behandelt wird: kurze Frage rein, fertige Antwort erwartet.
Besser funktioniert ein anderes Bild: Behandeln Sie die KI wie eine neue Kollegin in der ersten Arbeitswoche. Kompetent, aber ohne jede Kenntnis Ihres Unternehmens. Niemand würde ihr zurufen „schreib mal was Professionelles“ und ein brauchbares Ergebnis erwarten. Man gibt ihr Kontext, Beispiele und Grenzen.
Genau das leistet der Prompt-Baukasten: sechs Textbausteine, einmal in etwa 30 Minuten angelegt, danach bei jeder Textaufgabe kombiniert. Kein Prompt-Kurs, kein Fachjargon. Ein System, das Sie nach dem Einrichten nie wieder nachlesen müssen.
Das Setup: sechs Bausteine, einmalig in 30 Minuten
Der Prompt-Baukasten besteht aus sechs Textbausteinen, die einmal angelegt und danach bei jeder Textaufgabe kombiniert werden. Legen Sie dafür ein Dokument „Prompt-Baukasten“ an oder speichern Sie die Bausteine als Schnipsel in einem Textbaustein-Tool.
- Schritt 1Rollen-Rahmen
Ein Satz, wer schreibt und wer liest: „Du arbeitest als HR-Referentin bei [Unternehmen]. Zielgruppe des Textes: [z. B. gewerbliche Mitarbeitende ohne Bürozugang].“ Die Zielgruppen-Angabe ist der unterschätzte Teil, ohne sie bekommen Sie den Einheitston.
- Schritt 2Kontext-Anhang
Ein fester Block am Prompt-Ende für echtes Material: die betroffene Richtlinie, das Anforderungsprofil, zwei alte Texte, die gut waren. Ein echtes Beispiel schlägt drei Adjektive.
- Schritt 3Grenz-Satz
Wörtlich: „Nutze ausschließlich die Informationen unten. Erfinde nichts dazu. Wenn dir Angaben fehlen, stelle mir stattdessen Rückfragen.“ Die Rückfrage-Erlaubnis verwandelt die KI vom Rater in einen Gesprächspartner.
- Schritt 4Format-Vorgabe
Länge, Struktur, Form, zum Beispiel „maximal 200 Wörter, drei Zwischenüberschriften, Du-Form“. Ohne Vorgabe entscheidet die KI, und sie entscheidet fast immer: zu lang.
- Schritt 5Verbotsliste
Wörter und Floskeln, die nie wieder vorkommen sollen, als wachsende Liste. Jede neue Floskel im Ergebnis wandert auf die Liste, so wird der Baukasten mit jeder Nutzung besser.
- Schritt 6Ehrlichkeits-Anker
Wörtlich: „Markiere jede Stelle, bei der du unsicher bist oder Annahmen triffst, mit [prüfen].“ Die [prüfen]-Stellen sind Ihre Prüf-Liste beim Redigieren.
Der Prompt-Baukasten: sechs Bausteine, einmal angelegt
Prompt-Baukasten
Rollen-Rahmen
Wer schreibt, und vor allem: wer liest.
Kontext-Anhang
Echtes Material statt Adjektive.
Grenz-Satz
Erfinde nichts. Stelle Rückfragen.
Format-Vorgabe
Länge, Struktur, Form.
Verbotsliste
Floskeln, die nie wieder vorkommen.
Ehrlichkeits-Anker
Unsichere Stellen markieren.
Einmal in 30 Minuten angelegt, danach bei jedem Prompt kombiniert.
Der fertige Prompt zum Kopieren
Alle sechs Bausteine in einem Prompt. Die eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben ersetzen.
Du schreibst als [Rolle] bei [Unternehmen, ein Satz zur Einordnung]. Zielgruppe des Textes: [Zielgruppe, z. B. gewerbliche Mitarbeitende ohne Bürozugang]. Nutze ausschließlich die Informationen unten. Erfinde nichts dazu. Wenn dir Angaben fehlen, stelle mir stattdessen Rückfragen. Format: [z. B. maximal 200 Wörter, drei Zwischenüberschriften, Du-Form]. Verwende keines dieser Wörter: [Verbotsliste, z. B. spannend, dynamisch, wir freuen uns]. Markiere jede Stelle, bei der du unsicher bist oder Annahmen triffst, mit [prüfen]. Hier ist das Material, auf das du dich stützt: [Kontext-Anhang: Richtlinie, Anforderungsprofil oder Beispieltexte einfügen]
Die Anwendung: iterieren statt neu anfangen
Der Ablauf ist bei jeder Textaufgabe gleich: Rollen-Rahmen, Grenz-Satz, Format-Vorgabe und Ehrlichkeits-Anker voranstellen, Verbotsliste anhängen, echtes Material in den Kontext-Anhang, abschicken. Ein mittelmäßiges Ergebnis ist danach kein Grund für einen neuen Prompt, sondern für einen Folgebefehl.
Drei Folgebefehle reichen fast immer: „Verdichte auf die Hälfte, ohne Information zu verlieren.“ „Nimm die Gegenposition: Was spricht gegen diesen Entwurf, was fehlt?“ „Schreibe denselben Inhalt für [andere Zielgruppe] um.“ Benennen Sie konkret, was stört, etwa „zu förmlich“ oder „Punkt X fehlt“, statt von vorn zu beginnen. Die KI hat den Kontext schon, werfen Sie ihn nicht weg.
Ein Beispiel aus dem Alltag: Eine neue Homeoffice-Regelung soll angekündigt werden.
Die drei Fehlerbilder
Die drei häufigsten Fehler beim Prompten in Personalabteilungen tauchen unabhängig vom Werkzeug immer wieder auf.
- Schritt 1Adjektiv-Prompts
„Professionell, freundlich, modern“ sind keine Information. Beispieltexte sind Information.
- Schritt 2Der Mega-Prompt
Alles in eine riesige Anweisung packen und auf ein perfektes Ergebnis hoffen, statt solide zu starten und in zwei, drei Befehlen nachzuschärfen.
- Schritt 3Ungeprüft übernehmen
Wer die [prüfen]-Markierungen ignoriert, hat den Ehrlichkeits-Anker umsonst gesetzt. Personenbezogene Daten bleiben ohnehin draußen aus offenen Tools.
Die Setup-Checkliste für heute
Das komplette Setup dauert etwa 30 Minuten: das Dokument „Prompt-Baukasten“ anlegen und die sechs Bausteine formulieren, Grenz-Satz und Ehrlichkeits-Anker wörtlich übernehmen, die Verbotsliste mit den ersten fünf eigenen Floskeln starten und eine echte Aufgabe auswählen, an der der Baukasten heute noch getestet wird.
Danach brauchen Sie diesen Artikel nicht mehr. Genau daran erkennen Sie, dass es ein System ist.
Was macht einen guten Prompt für ChatGPT aus?
Ein guter Prompt für ChatGPT gibt drei Dinge vor, die sonst offenbleiben: wer schreibt und für wen, welches reale Material zugrunde liegt, und wo die Antwort enden soll. Fehlen diese drei Angaben, rät die KI, und sie rät fast immer in Richtung Allgemeinplatz.
In der Praxis reicht dafür kein einzelner cleverer Satz, sondern eine feste Struktur, die Sie einmal aufsetzen und danach immer wieder verwenden, genau das leistet der Prompt-Baukasten oben. Wer stattdessen jedes Mal neu improvisiert, bekommt auch jedes Mal ein neues, unvorhersehbares Ergebnis.
Wie eine KI-Einführung im HR-Team konkret abläuft, welche Stolpersteine typisch sind und wofür sich KI wirklich eignet. Mehr aus der Praxis: KI-Beratung für HR
Häufige Fragen
Warum liefert KI im HR oft generische Ergebnisse?
Weil sie wie eine Suchmaschine behandelt wird: kurze Frage, keine Beispiele, kein Kontext. Brauchbar werden Ergebnisse durch einen festen Prompt-Baukasten mit Rollen-Rahmen, echtem Material, Grenz-Satz, Format-Vorgabe, Verbotsliste und Ehrlichkeits-Anker.
Was ist der wichtigste Baustein eines guten HR-Prompts?
Der Grenz-Satz: „Nutze ausschließlich die Informationen unten, erfinde nichts, stelle bei fehlenden Angaben Rückfragen.“ Er verhindert erfundene Details und macht aus der KI einen Gesprächspartner statt eines Raters.
Wie verbessert man ein schlechtes KI-Ergebnis?
Iterieren statt neu anfangen: konkret benennen, was stört, verdichten lassen, die Gegenposition einfordern oder für eine andere Zielgruppe umschreiben lassen. Der Kontext bleibt dabei erhalten.