Interim-Mandat beenden: Wie Sie die Übergabe an die Nachfolge sichern und was nach dem letzten Tag weiterläuft

Wie endet ein Interim-Mandat rechtlich, und welche Frist gilt?

Das hängt davon ab, wie das Mandat vereinbart ist. Ein Interim-Mandat ist in aller Regel ein Dienstvertrag, kein Arbeitsvertrag. Ist es befristet, endet es mit dem Ablauf der Zeit, für die es eingegangen ist (§ 620 Abs. 1 BGB). Eine Kündigung ist dann nicht nötig, und sie ist auch nicht ohne Weiteres möglich: Die ordentliche Kündigung nach den §§ 621 bis 623 BGB ist für den Fall vorgesehen, dass die Dauer weder bestimmt noch aus dem Zweck der Dienste zu entnehmen ist (§ 620 Abs. 2 BGB). Wollen Sie ein befristetes Mandat vorzeitig beenden, brauchen Sie dafür eine Klausel im Vertrag, einen Aufhebungsvertrag oder einen wichtigen Grund.

Ohne vereinbarte Dauer richtet sich die Frist nach dem Zeitabschnitt, nach dem die Vergütung bemessen ist (§ 621 BGB). Bei Vergütung nach Monaten ist die Kündigung spätestens am 15. eines Monats für den Schluss des Kalendermonats zulässig. Bei Vergütung nach Quartalen gilt eine Frist von sechs Wochen zum Quartalsende. Ist die Vergütung nicht nach Zeitabschnitten bemessen, ist die Kündigung jederzeit möglich, bei einem Dienstverhältnis, das die Erwerbstätigkeit der Person ganz oder hauptsächlich in Anspruch nimmt, mit zwei Wochen Frist. Diese Fristen greifen, soweit der Vertrag nichts anderes regelt. Lesen Sie ihn deshalb zuerst.

Daneben gibt es zwei Wege ohne Frist. Die Kündigung aus wichtigem Grund setzt voraus, dass die Fortsetzung bis zum Ende der Frist oder bis zur vereinbarten Beendigung nicht zugemutet werden kann, und sie ist nur innerhalb von zwei Wochen nach Kenntnis der maßgebenden Tatsachen möglich (§ 626 BGB). Die Kündigung bei besonderem Vertrauen ohne wichtigen Grund (§ 627 BGB) gilt für Dienste höherer Art, die auf Grund besonderen Vertrauens übertragen werden, aber nicht, wenn die Person in einem dauernden Dienstverhältnis mit festen Bezügen steht. Ob ein Mandat mit regelmäßiger Vergütung darunter fällt, ist eine Frage des Einzelfalls.

Zwei Folgen dürfen Sie nicht übersehen. Wird fristlos gekündigt, kann die Person die Vergütung für die bisherigen Leistungen verlangen (§ 628 BGB), und die Vergütung ist nach Ablauf der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten (§ 614 BGB). Eine Schlussrechnung am Mandatsende ist also der Normalfall, nicht die Ausnahme. Und: Die Kündigungsfrist ist Übergabezeit. Wer sie durch sofortigen Zugangsentzug verkürzt, bevor die Nachfolge eingewiesen ist, spart eine Rechnung und verliert die Übergabe.

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Was gehört in die Übergabeakte an die Nachfolge?

Alles, was die Nachfolge am ersten Tag braucht und was nur die Interim-Führungskraft kennt. Eine Übergabeakte ist kein Abschlussbericht über das, was getan wurde. Sie beantwortet die Fragen der Person, die am Montag danach an den Schreibtisch kommt: Was läuft, was ist fällig, wem habe ich was zugesagt, wo liegt es, und worauf muss ich aufpassen? Rechtlich verlangt sie niemand, praktisch ist sie der Unterschied zwischen einer Übergabe und einem Neuanfang.

Der Kern sind offene Vorgänge mit Frist und Ansprechperson: laufende Verfahren und Gespräche mit dem Betriebsrat, offene Einstellungen und Trennungen, zugesagte Maßnahmen, laufende Verträge mit Dienstleistern und Systemen, Fristtermine im Jahreslauf. Dazu kommen die Dinge, die in keinem System stehen: wer mit wem schwierig ist, welche Zusage mündlich gemacht wurde, welche Entscheidung bewusst offen gelassen wurde und warum. Ein Mandat über Monate erzeugt Entscheidungen, die nur im Kopf der Interim-Führungskraft begründet sind. Diese Begründungen gehören auf Papier.

Setzen Sie die Übergabeakte nicht ans Ende. Legen Sie sie in der ersten Woche an und pflegen Sie sie wöchentlich, am besten als gemeinsames Dokument, das die Geschäftsführung mitliest. Wie Sie die Zugriffe der Interim-Führungskraft von Anfang an auf das Nötige begrenzen, steht im Artikel zu den Zugriffen auf Personaldaten. Ein Zugang, der gar nicht erst zu weit vergeben wurde, muss am Ende auch nicht zurückgeholt werden.

Planen Sie die Einweisung als Überlappung ein. Die wirksamste Übergabe ist die, bei der die Nachfolge zwei bis vier Wochen mitläuft, die ersten Gespräche mit dem Betriebsrat und den Dienstleistern gemeinsam führt und die Fristtermine einmal unter Begleitung abarbeitet. Wo keine Nachfolge feststeht, übergeben Sie an eine benannte Person im Haus, nicht an ein Postfach. Wer das Ende der Mandatszeit nicht kennt, kann nicht überlappen: Das Enddatum gehört in den Kalender der Geschäftsführung, wenn das Mandat beginnt.

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Welche Pflichten bestehen nach dem letzten Tag weiter?

Vier: Herausgabe, Geheimhaltung, Datenschutz und das Zeugnis. Das Mandat endet, einzelne Pflichten daraus nicht. Welche genau gelten, steht im Vertrag, und was dort fehlt, ersetzt das Gesetz nur teilweise. Deshalb gehört die Regelung des Mandatsendes in den Vertrag, bevor das Mandat beginnt.

Die Herausgabe regelt das Gesetz für den Fall, dass das Mandat eine Geschäftsbesorgung ist: Wer beauftragt ist, muss herausgeben, was er zur Ausführung erhalten und aus der Geschäftsbesorgung erlangt hat (§ 667 BGB), und diese Regeln gelten auch für entgeltliche Dienstverträge mit Geschäftsbesorgung (§ 675 Abs. 1 BGB). Ob Ihr Mandat darunter fällt, hängt von der Ausgestaltung ab. Schreiben Sie die Rückgabe deshalb ausdrücklich hinein: Geräte, Zugangsmittel, Unterlagen und Kopien.

Die Geheimhaltung hat zwei Seiten. Das Gesetz schützt eine Information als Geschäftsgeheimnis nur, wenn sie Gegenstand von den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen ist (§ 2 Nr. 1 GeschGehG). Eine vertragliche Verschwiegenheitspflicht und entzogene Zugänge sind solche Maßnahmen. Wer gegen eine Verpflichtung verstößt, ein Geschäftsgeheimnis nicht offenzulegen oder nicht zu nutzen, handelt rechtswidrig (§ 4 Abs. 2 GeschGehG). Ohne Verpflichtung und ohne Zugangskontrolle haben Sie ein Beweisproblem, wenn später etwas abfließt.

Beim Datenschutz bleibt der Maßstab derselbe wie im Mandat. Jede Person mit Zugang zu personenbezogenen Daten darf diese nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten (Art. 32 Abs. 4 DSGVO, Art. 29 DSGVO). Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für die Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Heißt konkret: Lokale Kopien, Exporte und private Ablagen der Interim-Führungskraft werden am Mandatsende zurückgegeben oder gelöscht, und das lassen Sie sich schriftlich bestätigen. Liegt im Einzelfall Auftragsverarbeitung vor, schreibt Art. 28 Abs. 3 Buchst. g DSGVO vor, dass alle Daten nach Wahl des Verantwortlichen gelöscht oder zurückgegeben werden, sofern keine Speicherpflicht besteht.

Das Zeugnis ist die vierte Pflicht, und sie wird am häufigsten vergessen. Bei Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses kann die verpflichtete Person ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer fordern, auf Verlangen auch zu Leistungen und Führung (§ 630 BGB). Für Arbeitnehmer gilt stattdessen § 109 GewO. Klären Sie früh, wer ein solches Dokument freigibt, und halten Sie es sachlich und belegbar.

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Wie holen Sie Zugänge, Daten und Vollmachten zurück?

Nach einer Liste, die Sie am ersten Tag des Mandats begonnen haben, und abgestuft nach Risiko. Am Mandatsende gilt dieselbe Reihenfolge wie bei jedem Ausscheiden: zuerst Rechte, mit denen sich Daten exportieren oder Zahlungen auslösen lassen, dann Lesezugriffe, zuletzt Mailpostfach und Verzeichnisse. Das Mailpostfach der Interim-Führungskraft bleibt noch eine Weile als Sammelstelle für Rückfragen erreichbar, bevor es geschlossen wird. Vermerken Sie Datum und Person je Entzug, damit Sie später nachweisen können, wann was beendet wurde.

Die Vollmachten brauchen eine eigene Zeile. Eine erteilte Prokura ist ohne Rücksicht auf das zugrunde liegende Rechtsverhältnis jederzeit widerruflich, unbeschadet des Anspruchs auf die vertragsmäßige Vergütung (§ 52 Abs. 1 HGB). Ihr Erlöschen ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 53 Abs. 2 HGB). Haben Sie der Interim-Führungskraft Bankvollmachten, Portalzugänge zum Steuer- oder Sozialversicherungsverfahren oder Unterschriftsrechte gegenüber Dienstleistern erteilt, gehören diese am letzten Tag ebenfalls auf Ihre Liste. Wie das bei einem plötzlichen Weggang abläuft, beschreibt der Artikel zur Vakanz der Personalleitung.

Die Systeme selbst bestimmen, wie viel Handarbeit das Mandatsende kostet. Ob sich ein Konto zentral sperren lässt, hängt davon ab, ob die Anwendung eine Anbindung an ein zentrales Anmeldeverfahren (Single Sign-on) anbietet, und welche Vertragsunterlagen der Anbieter öffentlich stellt, entscheidet darüber, wie schnell Sie Verantwortlichkeiten und Unterauftragnehmer klären. Ich habe dafür den eigenen Datensatz ausgewertet, den ich zu HR-Software führe. Von 137 Systemen aus den Bereichen HR-Kernsystem, Recruiting und Mitarbeitererfahrung nennen 37 eine Single-Sign-on-Anbindung, 46 nennen ein Muster für den Vertrag zur Auftragsverarbeitung, davon 33 öffentlich, und 44 veröffentlichen eine Liste ihrer Unterauftragnehmer. Bei den meisten Systemen fanden sich diese Angaben nicht. Prüfen Sie also in jedem System, das die Interim-Führungskraft administriert hat, einzeln, wie der Zugang endet.

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Wie lange müssen Unterlagen aus dem Mandat aufbewahrt werden?

Acht Jahre für Rechnungen und andere Buchungsbelege, zehn Jahre für Jahresabschlüsse und Bücher, sechs Jahre für sonstige Handels- und Geschäftsbriefe. Das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung nennen dieselben Fristen: Die Aufbewahrungsfrist beträgt für Buchungsbelege acht Jahre, für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Organisationsunterlagen zehn Jahre und für die sonstigen Unterlagen sechs Jahre (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden ist oder der Brief empfangen oder abgesandt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB, § 147 Abs. 4 AO).

Für das Mandat heißt das: Die Rechnungen der Interim-Führungskraft sind Buchungsbelege. Der Vertrag und der Schriftverkehr dazu sind Handelsbriefe, soweit sie ein Handelsgeschäft betreffen (§ 257 Abs. 2 HGB), und damit sechs Jahre aufzubewahren. Was die Interim-Führungskraft in der HR-Abteilung für Sie angelegt hat, folgt den Fristen, die für den jeweiligen Vorgang gelten, etwa dem Lohnkonto: Es ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).

Das ist der Grund, warum die Übergabeakte einen Ablageplan enthalten sollte. Was Sie aufbewahren müssen, darf nicht in einem Postfach liegen, das mit dem Konto der Interim-Führungskraft gelöscht wird. Und was Sie nicht mehr brauchen, dürfen Sie nach Ablauf der Fristen nicht ohne Grund weiter speichern (Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Legen Sie zum Mandatsende fest, wo die Unterlagen liegen, wer sie verwaltet und wann sie gelöscht werden.

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Wen informieren Sie, wenn das Mandat endet oder sich verlängert?

Zuerst den Betriebsrat, wenn es einen gibt. Die Unterrichtung des Betriebsrats erstreckt sich auch auf Personen, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Arbeitgeber stehen, und umfasst insbesondere den zeitlichen Umfang des Einsatzes, den Einsatzort und die Arbeitsaufgaben (§ 80 Abs. 2 Satz 1 BetrVG). Ändert sich die Dauer, weil das Mandat früher endet oder verlängert wird, ändert sich eine dieser Angaben. Informieren Sie den Betriebsrat deshalb rechtzeitig, nicht erst nach der Entscheidung.

Dann die Belegschaft und die Ansprechpartner außerhalb: Beschäftigte, die mit der Interim-Führungskraft Gespräche geführt haben, brauchen die Nachfolge als Ansprechperson. Auch Dienstleister, Behörden mit hinterlegten Ansprechpersonen und Steuerberatung sollten einen Namen bekommen. Eine kurze Mitteilung mit Datum, Namen und Zuständigkeiten reicht und verhindert, dass Post an eine Adresse geht, die niemand mehr liest.

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Verlängern, übernehmen oder übergeben: Wie geht es nach dem Interim weiter?

Das hängt davon ab, ob der Bedarf ein Projekt war oder eine Dauer. Es gibt vier Wege, und jeder hat sein eigenes Risiko. Die Verlängerung ist der bequemste, die Übergabe an eine Festanstellung der sauberste, die Fractional-Lösung der Mittelweg für Dauerbedarf unterhalb einer Vollzeitstelle, die interne Nachfolge der günstigste, wenn jemand im Haus bereit ist.

Bei der Verlängerung gehört ein Gedanke an den Status dazu. Beschäftigung ist nichtselbständige Arbeit, Anhaltspunkte sind eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers (§ 7 Abs. 1 SGB IV). Entschieden wird nach einer Gesamtwürdigung aller Umstände des Einzelfalles (§ 7a Abs. 2 SGB IV). Je länger ein Mandat läuft und je enger die Person in Ihre Abläufe eingebunden ist, desto mehr dieser Anhaltspunkte können sich ergeben. Ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung kann auch im Voraus durchgeführt werden, ist kostenfrei und dauert nach Angaben der Rentenversicherung im Schnitt drei Monate. Wie Sie das Mandat von Anfang an so schneiden, dass es selbständig bleibt, steht im Artikel zur Scheinselbstständigkeit bei Interim Managern.

Wenn Sie nach dem Mandat dauerhaft Unterstützung wollen, aber keine Vollzeitstelle füllen, ist Fractional HR die Form, die an festen Tagen pro Woche übernimmt. Die Abwägung zwischen den Modellen steht auf der Seite Interim, Fractional oder Festanstellung. Was Sie entscheiden, sollten Sie vor dem Enddatum entscheiden, nicht danach: Eine Verlängerung, die erst am letzten Tag besprochen wird, ist kein Auftrag mehr, sondern eine Notlage.

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Was sollten Sie in den letzten vier Wochen erledigen?

In der ersten Woche entscheiden Sie über Verlängerung oder Nachfolge, in der zweiten weisen Sie ein, in der dritten ziehen Sie Zugänge ab, in der vierten schließen Sie ab. Die Reihenfolge folgt der Abhängigkeit: Ohne Entscheidung keine Einweisung, ohne Einweisung kein Zugangsentzug, ohne Entzug kein sauberes Ende.

Die erste Woche gehört der Entscheidung und dem Termin. Legen Sie das Enddatum im Kalender fest, informieren Sie den Betriebsrat über Dauer und Nachfolge und beschließen Sie, ob verlängert, übernommen oder übergeben wird. Die zweite und dritte Woche gehören der Nachfolge: gemeinsame Gespräche, gemeinsame Fristtermine, die Übergabeakte als Arbeitsgrundlage. In der letzten Woche werden Zugänge entzogen, Geräte zurückgegeben, Kopien gelöscht oder zurückgegeben, Vollmachten widerrufen und die Schlussrechnung geprüft.

Die folgende Liste fasst das zusammen. Haken Sie ab, was bei Ihnen geklärt ist. Der Stand bleibt in Ihrem Browser gespeichert, und mit dem Knopf unten kopieren Sie ihn als Text.

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Wann Sie mich für die Übergabe nicht brauchen

Ich frage zuerst, wer die Übergabe tragen kann. Hat die Geschäftsführung eine benannte Nachfolge im Haus, einen klaren Vertrag und eine Person, die die Übergabeakte pflegt, brauchen Sie dafür keine externe Begleitung, und ich sage Ihnen das im Erstgespräch. Eine Übergabe ist Handwerk, kein Projekt.

Anders ist es, wenn die Lücke größer ist als die Aufgabe, die sie hinterlässt: wenn niemand im Haus die Fachfragen beurteilen kann, der Betriebsrat in laufende Verfahren eingebunden ist oder die Nachfolge erst in Monaten feststeht. Dann ist ein Interim HR Manager oder eine Fractional-Lösung die Form, die ein Mandat sauber beendet und das nächste sauber beginnt.

Mein wichtigster Rat gilt unabhängig davon, wen Sie holen: Schreiben Sie das Enddatum am Tag des Vertragsschlusses in den Kalender der Geschäftsführung und legen Sie die Übergabeakte in der ersten Woche an. Danach ist das Mandatsende ein Termin und keine Überraschung.

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