Personalleitung fällt aus oder kündigt: Was in den ersten Wochen weiterlaufen muss und wie Sie die Vakanz überbrücken

Welche Fristen und Pflichten laufen weiter, wenn niemand die Personalleitung innehat?

Alle, die an einen Stichtag gebunden sind. Der Gesetzgeber unterscheidet nicht danach, ob die Personalleitung besetzt ist. Die Lohnsteuer-Anmeldung ist spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums abzugeben (§ 41a EStG). Die Sozialversicherungsbeiträge sind in voraussichtlicher Höhe spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig (§ 23 SGB IV). Beginn und Ende jeder versicherungspflichtigen Beschäftigung müssen Sie melden (§ 28a SGB IV).

Dazu kommen Jahrestermine. Die Anzeige zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen geht einmal jährlich bis spätestens 31. März für das Vorjahr an die Agentur für Arbeit (§ 163 SGB IX). Die Pflicht dazu entsteht bei jahresdurchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen, von denen mindestens 5 Prozent mit schwerbehinderten Menschen zu besetzen sind (§ 154 SGB IX). Das Lohnkonto ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die letzte Eintragung folgt (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG), und die Rentenversicherungsträger prüfen Arbeitgeber mindestens alle vier Jahre (§ 28p SGB IV). Eine Lücke in der Vakanz kann also noch Jahre später sichtbar werden.

Wer in der Vakanz einstellt, muss auch den Nachweis der Vertragsbedingungen im Blick behalten. Nach § 2 NachwG sind Name und Anschrift der Parteien, das Arbeitsentgelt und die Arbeitszeit spätestens am ersten Arbeitstag auszuhändigen, weitere Angaben wie Vertragsbeginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit spätestens am siebten Kalendertag und die übrigen spätestens einen Monat nach Beginn. Ein Verstoß ist eine Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro (§ 4 NachwG). Neueintritte in der Vakanz brauchen deshalb von Anfang an eine zuständige Person.

Die Verantwortung bleibt bei der Geschäftsführung. Wichtig dabei: Ihre Personalleitung hat sie ausgeführt, die Pflicht lag nie bei ihr allein. Wenn niemand sie wahrnimmt, geht sie nicht verloren, sondern fällt an Sie zurück.

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Was gilt, wenn die Personalleitung kündigt oder ihr gekündigt wird?

Die Kündigung braucht die Schriftform, und die Frist richtet sich zuerst nach dem Vertrag. Kündigung und Aufhebungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Eine E-Mail, ein Chat oder ein eingescanntes PDF reicht damit nicht. Das gilt in beide Richtungen: Auch die Eigenkündigung Ihrer Personalleitung muss schriftlich vorliegen, bevor Sie die Nachfolgeplanung auf ein Datum stützen.

Ohne abweichende Vereinbarung beträgt die Grundkündigungsfrist vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats (§ 622 Abs. 1 BGB). Kündigt der Arbeitgeber, verlängert sich die Frist mit der Dauer des Arbeitsverhältnisses auf bis zu sieben Monate zum Monatsende (§ 622 Abs. 2 BGB). Die Balken unten zeigen die Staffel. Der Vertrag kann längere Fristen vorsehen, lesen Sie ihn deshalb, bevor Sie rechnen.

Zwei Dinge hängen an der Kündigungsfrist. Erstens die Übergabe: Die Frist ist die Zeit, in der Wissen aus der Person in Dokumente und Abläufe wandern kann. Sie sollten sie dafür nutzen und nicht durch eine sofortige Freistellung verkürzen, wenn niemand sonst die Abläufe kennt. Zweitens der Abschied: Beschäftigte haben bei Beendigung Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, auf Verlangen qualifiziert (§ 109 GewO). Für die Personalleitung ist das oft das letzte Dokument, das sie selbst gewöhnlich schreibt, also lassen Sie früh klären, wer es erstellt und wer es freigibt.

Ein Wettbewerbsverbot nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses gilt nur, wenn es vereinbart wurde und eine Karenzentschädigung vorsieht, die mindestens die Hälfte der zuletzt bezogenen vertragsmäßigen Leistungen je Jahr des Verbots beträgt (§ 74 HGB). Es darf höchstens zwei Jahre nach Ende des Dienstverhältnisses dauern (§ 74a HGB). Prüfen Sie vor dem Gespräch, ob es eine solche Klausel gibt. Ohne sie darf die Person zu einem Wettbewerber wechseln, und mit ihr entstehen Zahlungspflichten, die Sie einplanen sollten.

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Wie sichern Sie Zugänge und Vollmachten der ausscheidenden Person?

Am ersten Tag nach der Kenntnis vom Ausscheiden, nicht am letzten Arbeitstag. Die Personalleitung hat in aller Regel die weitreichendsten Zugriffe im Haus: Personalakten, Gehaltsdaten, Abrechnungssystem, Bewerbermanagement, Bankvollmacht für Gehaltsläufe. Nach Art. 32 Abs. 1 DSGVO müssen Verantwortliche geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau treffen. Art. 29 DSGVO verlangt, dass Personen mit Datenzugang diese nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten, und Art. 5 Abs. 2 DSGVO verpflichtet Sie, die Einhaltung nachweisen zu können.

Für die Praxis heißt das: Führen Sie eine Liste aller Systeme, in denen die Person Konten oder Rechte hat, und arbeiten Sie sie am Tag der Kenntnis ab, abgestuft nach Risiko. Die Person muss nicht am ersten Tag von allem getrennt werden. Beschränken Sie zuerst die Rechte, mit denen sich Daten exportieren oder Zahlungen auslösen lassen, und ersetzen Sie geteilte Passwörter. Welche Zugriffe externe Vertretungen später bekommen dürfen, behandelt der Artikel zum Zugriff auf Personaldaten durch Interim HR Manager.

Wie viel das einfacher wird, wenn Rechte zentral hängen, zeigt meine Erhebung. Ich habe 166 HR-Tools aus den Bereichen Personalverwaltung, Recruiting, Auswahl und Mitarbeitererfahrung ausgewertet. Für 41 davon ist auf den Anbieterseiten eine Angabe zur Anmeldung per Single Sign-on erfasst, für 21 in allen Tarifen, für 12 nur im Enterprise-Tarif, für 7 als Zusatzmodul und für eines in einem bezahlten Tarif. Für 125 Tools habe ich keine Angabe gefunden. Das heißt nicht, dass sie kein Single Sign-on haben. Es heißt, dass Sie vor der Vakanz wissen sollten, ob Sie ein Konto zentral sperren können oder in jedem System einzeln handeln müssen.

Dazu gehört, was nicht im IT-System steht: Vollmachten. Eine Prokura ist jederzeit widerruflich und nicht übertragbar (§ 52 HGB). Der Widerruf wirkt im Innenverhältnis sofort. Gegenüber Dritten gilt § 15 HGB: Solange eine einzutragende Tatsache nicht eingetragen und bekannt gemacht ist, kann sie Dritten nicht entgegengesetzt werden, außer sie war ihnen bekannt. Wenn die ausscheidende Person als Prokuristin oder Prokurist im Handelsregister steht, gehört der Auszug deshalb in die erste Woche. Das gilt genauso für Bankvollmachten, Zeichnungsberechtigungen beim Steuerberater und Vollmachten gegenüber Sozialversicherungsträgern.

Ein Sonderfall ist der Missbrauch. Wird ein Datenschutzvorfall bekannt, etwa weil Zugangsdaten nach dem Ausscheiden benutzt wurden, ist er unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden nach Kenntnis der Aufsichtsbehörde zu melden, es sei denn, die Verletzung führt voraussichtlich zu keinem Risiko für die Betroffenen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). Wer vorher eine Liste der Zugänge geführt hat, kann diese Frist halten. Wer sie erst im Vorfall zusammensucht, verliert Tage.

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Welche Pflichten gehen nicht mit der Person?

Die der Geschäftsleitung. Eine Pflicht, die das Gesetz dem Arbeitgeber auferlegt, verlässt das Haus nicht mit der Personalleitung. Das lässt sich an vier Stellen zeigen, die in Vakanzen gern liegen bleiben.

Erstens der Arbeitsschutz. Der Arbeitgeber hat die erforderlichen Maßnahmen zu treffen und für eine geeignete Organisation zu sorgen (§ 3 ArbSchG) und durch eine Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu ermitteln, welche Maßnahmen erforderlich sind, einschließlich psychischer Belastungen (§ 5 ArbSchG). Pflichten darf er schriftlich an zuverlässige und fachkundige Personen übertragen (§ 13 Abs. 2 ArbSchG). Ist diese Person gegangen, ist die Beauftragung zu erneuern. Geschieht das nicht, trägt der Arbeitgeber die Aufgabe selbst weiter.

Zweitens die Arbeitszeiterfassung. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung von Beginn und Ende der Arbeitszeit einrichten müssen. Wer die Pflege des Systems bei der Personalleitung hatte, braucht jetzt eine neue Zuständigkeit.

Drittens die Beschwerdestelle. Beschäftigte haben das Recht, sich bei den zuständigen Stellen des Betriebs zu beschweren, wenn sie sich benachteiligt fühlen (§ 13 AGG). In vielen Unternehmen ist das die Personalleitung. Wenn die Stelle nicht besetzt ist, muss eine andere Person für diese Aufgabe benannt und der Belegschaft bekannt gemacht werden.

Viertens die Aufsicht. Wer als Inhaber eines Betriebs vorsätzlich oder fahrlässig die Aufsichtsmaßnahmen unterlässt, die erforderlich sind, um Zuwiderhandlungen gegen betriebsbezogene Pflichten zu verhindern, handelt ordnungswidrig, wenn eine solche Zuwiderhandlung begangen wird (§ 130 Abs. 1 OWiG). Bei einer Pflichtverletzung, die mit Strafe bedroht ist, kann die Geldbuße bis zu einer Million Euro betragen (§ 130 Abs. 3 OWiG). Zu den Aufsichtsmaßnahmen gehören die Bestellung, sorgfältige Auswahl und Überwachung von Aufsichtspersonen. Eine unbesetzte Personalleitung ohne benannte Vertretung ist deshalb kein Zustand, den man laufen lassen sollte.

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Wie lange dauert es, bis die Stelle wieder besetzt ist?

Länger, als die Planung meist unterstellt. Die Bundesagentur für Arbeit weist für die gemeldeten Stellen eine durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit aus. Im September 2026 lag sie bei 152 Tagen, in der gleitenden Jahressumme von Oktober 2025 bis September 2026 bei 156 Tagen. Das sind 13 Tage weniger als im Vorjahreszeitraum und rund 70 Tage mehr als zehn Jahre zuvor. 47 Prozent der abgemeldeten Stellen waren länger als drei Monate vakant.

Die Zahl gilt für alle gemeldeten Stellen, nicht für Personalleitungen. Wie lange die Besetzung einer HR-Leitung dauert, kann ich Ihnen mit einer belegten Zahl nicht sagen. Die Bundesagentur weist außerdem darauf hin, dass eine operative Änderung in der Betreuung der Stellen die Vakanzzeit im August deutlich erhöht hat und sie im September wieder deutlich sank. Der Monatswert schwankt also, und die Jahressumme ist der verlässlichere Anhaltspunkt.

Zu den 156 Tagen kommt die Kündigungsfrist der neuen Person hinzu. Wer die Vakanz nur in Wochen plant, plant sie zu kurz.

Deshalb lohnt es sich, die Schätzung kurz zu testen. Wie lange blieb eine bei der Bundesagentur gemeldete Stelle im Schnitt vakant?

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Wie wird der Betriebsrat beteiligt, wenn eine Vertretung kommt?

Das hängt davon ab, in welcher Rolle die Vertretung kommt. Ob es einen Betriebsrat gibt, ist die erste Frage. Nach dem IAB-Betriebspanel 2025 haben 6 Prozent aller Betriebe einen Betriebsrat oder Personalrat, bei Betrieben ab fünf Beschäftigten sind es 9 Prozent, und 42 Prozent der Beschäftigten arbeiten in einem solchen Betrieb. Für den Mittelstand heißt das: Gibt es einen, ist er bei der Vertretung der Personalleitung fast immer einer der ersten Gesprächspartner.

Die Rolle bestimmt die Vorschrift. Wird die Vertretung befristet eingestellt, ist der Betriebsrat in Unternehmen mit in der Regel mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern vor jeder Einstellung zu unterrichten, und er kann die Zustimmung innerhalb einer Woche nach der Unterrichtung verweigern (§ 99 BetrVG). Gehört die Stelle zu den leitenden Angestellten nach § 5 Abs. 3 BetrVG, etwa weil sie zur selbständigen Einstellung und Entlassung berechtigt ist oder Prokura hat, ist die Einstellung dem Betriebsrat nur rechtzeitig mitzuteilen (§ 105 BetrVG). Ein Zustimmungsrecht gibt es dann nicht.

Kommt die Vertretung als externe Fachkraft im Rahmen eines Dienstvertrags, erstreckt sich die Unterrichtung des Betriebsrats nach § 80 Abs. 2 Satz 1 BetrVG auch auf Personen, die nicht in einem Arbeitsverhältnis zum Arbeitgeber stehen, einschließlich der zugrunde liegenden Verträge (§ 80 Abs. 2 Satz 3 BetrVG). Ob der Einsatz im Einzelfall dennoch wie eine Einstellung zu behandeln ist, hängt von der Ausgestaltung ab. Das klären Sie mit Ihrer arbeitsrechtlichen Beratung, bevor die Person beginnt.

Der pragmatische Ablauf ist kurz: Sprechen Sie mit dem Betriebsrat, sobald das Ausscheiden feststeht, und nennen Sie ihm Rolle, Dauer, Befugnisse und Ansprechperson der Vertretung. Das kostet einen Termin und verhindert, dass die Übergangslösung in einer Zustimmungsverweigerung hängt. Die folgende Auswahl führt in vier Fragen zur einschlägigen Vorschrift. Sie ist eine Orientierung und keine Rechtsberatung.

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Welche Überbrückung passt zu welchem Auslöser?

Das hängt vom Anlass und von der Dauer ab. Meist ist offen, in welcher Form die Stelle vertreten wird. Es gibt vier Wege, und jeder passt zu einer anderen Lage.

Die Vertretung bei Mutterschutz, Elternzeit oder Freistellung zur Kinderbetreuung ist die klarste. Ein befristeter Arbeitsvertrag ist dafür mit Sachgrund zulässig (§ 21 BEEG). Die Dauer muss kalendermäßig bestimmt oder bestimmbar sein, eine Verlängerung für die notwendige Einarbeitung ist möglich, und bei vorzeitigem Ende der Elternzeit gibt es eine Kündigungsmöglichkeit mit drei Wochen Frist. Allgemein erlaubt § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG die Befristung, wenn der Arbeitnehmer zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt wird.

Bei Kündigung ohne feste Nachfolge ist eine Vertretung per Arbeitnehmerüberlassung theoretisch denkbar, aber begrenzt: Der Verleiher darf denselben Leiharbeitnehmer nicht länger als 18 aufeinander folgende Monate demselben Entleiher überlassen (§ 1 Abs. 1b AÜG), mit tarifvertraglichen Ausnahmen. Für eine Personalleitung, die Entscheidungen trifft und den Betriebsrat führt, ist das kaum die passende Form, weil Überlassene in die Arbeitsorganisation eingegliedert sind und den Weisungen des Entleihers unterliegen.

Die Alternative ist eine erfahrene externe Person im Dienstvertrag. Für den Ausfall der Leitung mit klarem Enddatum ist das der Interim HR Manager, der Vollzeit oder in hoher Auslastung übernimmt, einrichtet und übergibt. Bei Dauerbedarf unterhalb einer Vollzeitstelle ist es die Fractional-Leitung an festen Tagen. Beide Formen verlangen eine saubere Vertragsgestaltung, damit aus dem Dienstvertrag kein verdecktes Arbeitsverhältnis wird. Wie das gelingt, steht im Artikel zur Scheinselbstständigkeit bei Interim Managern.

Der vierte Weg ist die interne Vertretung. Sie funktioniert, wenn jemand im Haus die Fachfragen beurteilen kann und ein klares Mandat bekommt. Sie scheitert, wenn die Vertretung nebenbei läuft, ohne Entlastung an anderer Stelle und ohne Entscheidungsbefugnis. Dann bleibt die Lücke formal geschlossen und praktisch offen.

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Was sollten Sie in den ersten 30 Tagen erledigen?

In der ersten Woche die Fristen und Zugänge, in der zweiten die Verantwortlichen, im ersten Monat die Entscheidung über die Überbrückung. Diese Reihenfolge folgt der Dringlichkeit: Ein verpasster Termin kostet sofort, eine verschobene Strukturentscheidung erst später.

Die erste Woche gehört den Terminen. Legen Sie fest, wer die Lohnsteuer-Anmeldung abgibt und die Beiträge freigibt, und schreiben Sie die Vertretung in den Kalender. Entziehen Sie Rechte und Vollmachten nach Risiko, holen Sie den Handelsregisterauszug und schreiben Sie auf, welche Aufgaben die Person bisher allein erledigt hat. Das ist unbequem, weil die Person noch im Haus ist, aber es ist der einzige Zeitpunkt, an dem sie die Fragen beantworten kann.

In der zweiten und dritten Woche gehen Sie auf die Stellen zu, die auf Sie warten. Sprechen Sie mit dem Betriebsrat über Rolle und Dauer der Vertretung. Benennen Sie die Ansprechperson für Beschwerden und die Verantwortlichen im Arbeitsschutz neu. Prüfen Sie, ob Einstellungen in Vorbereitung sind, die den Nachweis der Vertragsbedingungen und die Meldungen zur Sozialversicherung auslösen.

Im ersten Monat treffen Sie die Entscheidung über die Form der Überbrückung. Wer erst nach dem Weggang der Person beginnt, sucht ohne Übergabe. Wer vor dem Weggang beginnt, kann Einarbeitung und Übergabe überlappen lassen. Die Modellfrage zwischen Interim, Fractional und Festanstellung behandelt die Seite zu Interim, Fractional oder Festanstellung genauer.

Die folgende Liste fasst das zusammen. Haken Sie ab, was bei Ihnen geklärt ist. Der Stand bleibt in Ihrem Browser gespeichert, und mit dem Knopf unten kopieren Sie ihn als Text.

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Wann Sie mich für die Überbrückung nicht brauchen

Ich frage zuerst nach dem Auslöser und der Dauer. Kommt die Personalleitung in neun Monaten aus der Elternzeit zurück und gibt es im Haus eine erfahrene Stellvertretung, genügt oft eine befristete Vertretung auf der Sachbearbeitungsebene, und ich bin dafür der falsche Weg. Sind die Fristen und Zugänge geregelt und ist die Nachfolge in wenigen Wochen sicher, brauchen Sie gar keine Überbrückung, sondern eine saubere Übergabe.

Anders ist es, wenn die Lücke größer ist als die Aufgabe, die sie hinterlässt. Fehlen Betriebsratsführung, Entscheidungen zu Trennungen, Aufbau von Strukturen oder die Steuerung von Dienstleistern, und ist die Nachfolge in Monaten nicht absehbar, ist eine Leitung mit Mandat der bessere Hebel. Dafür arbeite ich als Interim oder Fractional HR Manager. Ich übernehme dann die laufenden Termine, richte Abläufe ein und übergebe so, dass die Nachfolge ohne mich arbeiten kann.

Mein wichtigster Rat gilt unabhängig davon, wen Sie holen: Lassen Sie die Liste der Aufgaben schreiben, die nur eine Person kennt, solange diese Person noch im Haus ist. Danach lässt sich jede Form der Überbrückung einarbeiten.

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