Ausgangslage
Ein Ingenieurdienstleister aus dem Mittelstand entsandte immer mehr Mitarbeitende zu Projekten im Ausland. Die Abrechnung lief über einen externen Dienstleister mit manueller Zulieferung, die Entsendungen wurden im HR-Team von Fall zu Fall geklärt: Sozialversicherung, Steuer, Aufenthaltsrecht, jedes Mal von vorn. Die Abrechnung erfuhr von einer Entsendung oft erst, wenn die erste falsche Abrechnung schon draußen war. Nachkorrekturen, Rückfragen der Steuerberatung und Mitarbeitende ohne A1-Bescheinigung waren die Folge.
Ich war dort in Festanstellung, es war mein Einstieg in HR Operations, mit Verantwortung für Payroll, Vertragswesen und Global Mobility. Dann kam Corona. Das Büro wurde leer, die Zulieferung an die Abrechnung lief plötzlich aus Homeoffices, und die Zahl der Entsendungen sank kurz, um danach schneller zu wachsen als zuvor. Der alte Ablauf hätte das nicht getragen.
Die Entscheidung fiel, Abrechnung und Entsendungsverwaltung auf eine SaaS-Lösung zu bringen. Die Einführung musste komplett remote laufen, bei laufender monatlicher Abrechnung, und sie brauchte eine Betriebsvereinbarung, weil ein Abrechnungssystem mit Auswertungsfunktionen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig ist.
Ansatz
Zuerst die Anforderungen, dann der Anbieter. Aus den Fehlern der letzten Monate entstand eine Liste, was das System können musste: Entsendungen als eigener Vorgang mit Fristen, Schnittstelle zur Zeiterfassung, Rollen und Zugriffsrechte, revisionssichere Ablage, Auswertungen ohne Excel-Umweg. Drei Anbieter wurden dagegen geprüft, per Videodemo, mit denselben Testfällen aus dem eigenen Bestand.
Parallel dazu die Verhandlung mit dem Betriebsrat. Ich habe nicht mit einem fertigen Entwurf angefangen, sondern mit einer Sitzung, in der das System gezeigt wurde: welche Daten es speichert, wer was sehen kann, welche Auswertungen möglich sind und welche ausgeschlossen werden sollen. Daraus entstand die Betriebsvereinbarung: Zweckbindung der Daten, Zugriffsrollen, Löschfristen, ein Verbot von Leistungs- und Verhaltensauswertungen über den Abrechnungszweck hinaus, und ein festes Verfahren für spätere Änderungen. Vier Videositzungen, ein Dokument, unterschrieben vor der Migration.
Die Einführung selbst lief in drei Schritten: Datenmigration aus den bisherigen Listen mit Prüfung jedes Datensatzes, zwei Monate Parallellauf mit dem alten Verfahren, dann Umstellung. Der Entsendungsprozess wurde im System als Vorgang abgebildet: Land, Dauer, Vertragsform, A1 oder Ausnahme, Steuerpflicht, Aufenthaltstitel, mit festen Fristen und einem Ansprechpartner je Fall. Steuerberatung und Sozialversicherungsträger bekamen seitdem vollständige Unterlagen aus dem System statt Einzelanfragen.
Ergebnis
Nach dem Parallellauf lief die Abrechnung ohne Nachkorrekturen, und jede Entsendung durchlief denselben Vorgang mit denselben Fristen. Führungskräfte meldeten Entsendungen früher, weil das System ihnen Rückfragen ersparte. Die Betriebsvereinbarung hielt, auch bei späteren Erweiterungen, weil das Änderungsverfahren von Anfang an darin stand.
Die ganze Einführung fand ohne einen einzigen Präsenztermin statt. Das war damals Notwendigkeit, hat aber gezeigt, dass Systemwechsel mit Betriebsrat auch remote sauber laufen, wenn die Reihenfolge stimmt: erst zeigen, dann vereinbaren, dann migrieren.
Was auf Ihr Unternehmen übertragbar ist
- Anforderungen vor AnbieternEine Liste aus den eigenen Fehlern der letzten Monate ist das beste Lastenheft. Anbieter mit denselben Testfällen prüfen, nicht mit deren Demo-Daten.
- Betriebsrat vor der Migration, nicht danachEin Abrechnungssystem mit Auswertungen ist mitbestimmungspflichtig. Wer das System erst zeigt und dann vereinbart, verhandelt kürzer.
- Parallellauf statt StichtagZwei Monate doppelt abrechnen kostet Zeit, aber jede Abweichung fällt auf, bevor sie beim Mitarbeitenden ankommt.
- Entsendung als Vorgang, nicht als E-MailLand, Dauer, A1, Steuer, Aufenthalt, mit Fristen im System. Dann kennt die Abrechnung die Entsendung vor dem ersten Lauf.
Case Study aus einer früheren Festanstellung, anonymisiert. Keine Firmennamen, nur Branche und Rolle. Mehr zu mir
Häufige Fragen
Wie lange hat die Einführung gedauert?
Etwa sieben Monate von der Anforderungsliste bis zum ersten eigenständigen Abrechnungslauf, davon zwei Monate Parallellauf. Die Verhandlung mit dem Betriebsrat lief parallel zur Anbieterauswahl und hat die Migration nicht verzögert.
War das ein Interim-Mandat?
Nein, ich war dort fest angestellt, mit Verantwortung für Payroll, Vertragswesen und Global Mobility. Es war meine erste Systemeinführung mit Betriebsrat, und die Reihenfolge von damals gilt in meinen Mandaten bis heute.
Welche SaaS-Lösung war es?
Das bleibt anonymisiert, und es ist nicht der Punkt. Die Auswahl richtete sich nach den Anforderungen aus dem eigenen Bestand. Ein anderes Unternehmen mit anderen Fällen käme zu einer anderen Entscheidung.
Was stand in der Betriebsvereinbarung?
Zweck der Datenverarbeitung, Zugriffsrollen, Löschfristen, Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrolle über den Abrechnungszweck hinaus, Informationsrechte des Betriebsrats und ein Verfahren für spätere Änderungen am System. Praxiswissen, keine Rechtsberatung.
Hätte das auch ohne Corona remote funktioniert?
Ja. Die Videositzungen mit dem Betriebsrat waren eher kürzer und besser vorbereitet als frühere Präsenztermine, weil das System auf dem Bildschirm gezeigt wurde, statt es zu beschreiben.