Ausgangslage
Ein internationales Softwareunternehmen mit Teams in mehreren europäischen Ländern hatte seine HR-Verwaltung nie bewusst gebaut. Sie war einfach mitgewachsen. Personalstammdaten lagen in mehreren Excel-Dateien, die sich widersprachen. Verträge und Vertragsänderungen entstanden von Hand aus dem letzten ähnlichen Dokument. Urlaubskonten wurden in einer Datei geführt, die Abrechnung in einer anderen, und am Monatsende glich jemand beide ab. Arbeitszeugnisse dauerten pro Stück eine Stunde, weil jedes bei null anfing.
Ich war dort in Festanstellung und verantwortete HR Operations. Nach den ersten Wochen habe ich gemessen, wohin die Zeit tatsächlich ging: rund 30 Stunden pro Woche reine Verwaltung, verteilt auf mehrere Personen im HR-Team. Das war die Hälfte der verfügbaren Kapazität, gebunden in Schritten, die keiner Entscheidung bedurften.
Ein HRIS-Projekt stand nicht zur Debatte. Es gab dafür kein Budget, keine Zeit und keinen Sponsor. Der Weg musste mit den Werkzeugen funktionieren, die schon auf jedem Rechner lagen.
Ansatz
Der erste Schritt war ein Prozess-Audit mit Stoppuhr. Zwei Wochen lang wurde jede wiederkehrende Aufgabe erfasst: was sie auslöst, welche Schritte sie hat, wie lange jeder Schritt dauert und welche davon eine Entscheidung brauchen. Am Ende stand eine Liste mit etwa zwanzig Routinen, sortiert nach Stunden pro Woche. Die drei größten Posten waren Datenabgleich, Vertragsdokumente und Reporting.
Diese drei habe ich mit Excel-VBA automatisiert. Aus den verstreuten Dateien wurde eine Stammdatenliste, die per Makro gegen Abrechnung und Zeiterfassung abgeglichen wird und Abweichungen markiert, statt dass jemand Zeile für Zeile vergleicht. Verträge, Änderungsvereinbarungen und Bescheinigungen entstehen seitdem aus Vorlagen, in die das Makro die Stammdaten einsetzt. Das monatliche Reporting an Geschäftsführung und Finanzabteilung läuft per Knopfdruck aus derselben Liste.
Als der Zeitgewinn aus VBA sichtbar war, kam die Textarbeit dran. Arbeitszeugnisse, Standardantworten auf Mitarbeiterfragen und Stellenanzeigen wurden mit KI vorbereitet: ein Prompt je Dokumenttyp, ein fester Prüfschritt durch einen Menschen, keine personenbezogenen Daten in Systemen, die dafür nicht freigegeben waren. Das Team hat jede Routine selbst getestet, bevor sie in den Alltag ging.
Wichtig war die Reihenfolge. Erst messen, dann die größten Posten automatisieren, dann die nächsten. Wer mit dem Werkzeug anfängt, automatisiert das, was einfach ist, nicht das, was Zeit kostet.
Ergebnis
Nach rund vier Monaten lag der wöchentliche Verwaltungsaufwand bei 5 Stunden statt 30. Die 25 gewonnenen Stunden flossen in Recruiting und in die Arbeit mit Führungskräften, also in die Aufgaben, für die das HR-Team eigentlich da war. Die Datenqualität stieg spürbar, weil es nur noch eine Quelle gab, und die Abrechnung kam ohne Nachkorrekturen aus. Ein Arbeitszeugnis dauerte statt einer Stunde noch etwa fünfzehn Minuten, davon zehn für die Prüfung.
Kein Baustein war teuer. Excel, VBA und ein KI-Zugang mit klaren Regeln. Das Team fährt die Routinen seitdem selbst, weil es sie mitgebaut hat.
Was auf Ihr Unternehmen übertragbar ist
- Erst messen, dann automatisierenZwei Wochen Audit mit Stoppuhr zeigen, wo die Stunden wirklich liegen. Meist nicht dort, wo alle vermuten.
- Die Werkzeuge sind schon daExcel und VBA stehen auf jedem Rechner. Ein HRIS kann später kommen, wenn der Prozess sauber ist. Chaos in ein System zu laden, verlagert das Chaos nur.
- KI nach den Regeln, nicht danebenEin Prompt je Dokumenttyp, ein Prüfschritt durch einen Menschen, keine Personendaten in ungeprüfte Systeme. So wird aus Spielerei eine Routine.
- Das Team baut mitWer die Routine mitgebaut und getestet hat, fährt sie danach. Wer sie übergeben bekommt, umgeht sie.
Case Study aus einer früheren Festanstellung, anonymisiert. Keine Firmennamen, nur Branche und Rolle. Mehr zu mir
Häufige Fragen
Wie lange hat die Umstellung gedauert?
Rund vier Monate vom Audit bis zum ersten Monat mit 5 Stunden Verwaltung. Zwei Wochen Audit, dann die VBA-Automatisierungen der Reihe nach, zuletzt die KI-Routinen.
Warum kein HRIS?
Es gab dafür weder Budget noch Sponsor, und der Prozess war noch nicht sauber genug, um ihn in ein System zu übernehmen. Die Automatisierung mit Bordmitteln hat den Prozess erst geordnet. Ein System kann darauf aufsetzen.
War das ein Interim-Mandat?
Nein. Ich war dort fest angestellt und habe HR Operations verantwortet. Das Vorgehen ist dasselbe, das ich heute in Mandaten anwende, nur mit mehr Erfahrung darin, welche Routinen zuerst dran sind.
Welche KI-Werkzeuge kamen zum Einsatz?
Ein Sprachmodell mit Unternehmenszugang, für Zeugnisse, Standardantworten und Stellenanzeigen. Entscheidend war nicht das Werkzeug, sondern die Regel: kein Personendatum in ein System, das dafür nicht freigegeben ist, und jede Ausgabe wird geprüft.
Ist das auf ein Unternehmen ohne Excel-Kenntnisse übertragbar?
Ja. Das Audit und die Reihenfolge sind übertragbar, das Werkzeug nicht zwingend. Wo VBA fehlt, tun es oft die Automatisierungsfunktionen der vorhandenen Tools oder ein kleines Skript. Der Punkt ist, die größten Posten zuerst anzugehen.