Ausgangslage
Das Unternehmen, ein Dienstleister mit rund 180 Mitarbeitenden an zwei Standorten, hatte Microsoft 365 für alle und für HR sonst nichts. Ein HR-System war zweimal geprüft und zweimal verschoben worden, weil das Budget an anderer Stelle gebraucht wurde. Das HR-Team bestand aus zwei Personen. Ein Urlaubsantrag war eine Mail an die Führungskraft mit HR in Kopie, der Teamkalender wurde von Hand gepflegt. Beim Onboarding öffnete HR die Excel-Liste vom letzten Neuzugang, kopierte das Blatt und schickte IT, Fachbereich und Empfang je eine Mail. Probezeiten, Befristungen und zugesagte Zeugnisse standen in einer Tabelle, die eine Kollegin montags durchsah, wenn sie da war.
Der Moment, an dem es kippte, war eine Befristung. Der Vertrag einer Mitarbeiterin lief an einem Freitag aus, niemand hatte es gesehen, und sie kam am Montag wie immer zur Arbeit. Damit war das Arbeitsverhältnis unbefristet, nicht weil jemand das entschieden hatte, sondern weil niemand hingeschaut hatte. Die Kollegin mit der Tabelle war in der Woche krank gewesen. Im selben Monat lag ein Urlaubsantrag zwei Wochen in einem Postfach, dessen Besitzerin ebenfalls krank war, und der Mitarbeiter buchte seine Reise ohne Zusage. Die HR-Leiterin rief mich an, nachdem sie beides der Geschäftsführung erklärt hatte.
Beim ersten Gespräch saßen die HR-Leiterin, der Microsoft-365-Admin und der Betriebsratsvorsitzende am Tisch. Der Admin sagte, Power Automate sei im Tenant längst freigeschaltet, es habe nur nie jemand aus HR danach gefragt. Der Betriebsratsvorsitzende sagte, ein Flow, der festhält, wer wann was genehmigt hat, sei eine technische Einrichtung, und er wolle jeden einzelnen sehen, bevor er läuft. Ich habe beides zugesagt: keine neue Lizenz, keine Daten außerhalb des Tenants, und kein Flow ohne seine Unterschrift auf der Skizze.
Ansatz
Woche eins gehörte der Stoppuhr, wie immer. Beide im HR-Team notierten eine Woche lang, welche Aufgabe wie oft kam, wie lange sie dauerte und an welcher Person sie hing. Parallel habe ich mit dem Admin geklärt, welche Lizenz die HR-Konten haben, wo Flows und Listen liegen dürfen und wer sie anlegen darf. Am Ende der Woche standen drei Abläufe oben: der Urlaubsantrag, weil er die meisten Mails erzeugte, das Onboarding, weil es an einer Excel-Liste hing, und die Fristen, weil sie an einer Person hingen. Alle drei bestanden aus Weitergeben, Erinnern und Eintragen.
In Woche zwei begann der erste Flow, nicht am Bildschirm, sondern auf Papier. Der Betriebsratsvorsitzende saß mit am Tisch, und wir haben den Urlaubsantrag als Skizze aufgeschrieben: Was löst ihn aus, welche Felder liest er, wer bekommt welche Nachricht, wo entscheidet ein Mensch. Erst als HR, Admin und Betriebsrat die Skizze abgezeichnet hatten, wurde sie in Power Automate nachgebaut, im Tenant des Hauses, mit einem Besitzer im HR-Team. Der Mitarbeitende füllt ein Formular in Microsoft Forms aus, der Flow ermittelt die Führungskraft aus dem Verzeichnis, die Führungskraft genehmigt oder lehnt ab, mit einem Klick in Teams oder Outlook. Bei Zusage entsteht ein ganztägiger Eintrag im Teamkalender, nur Vorname und Zeitraum, kein Grund und keine Bemerkung. Beide bekommen das Ergebnis, HR sieht alles in einer SharePoint-Liste.
Der Haken kam im Test mit dem ersten Team. Ein Antrag landete bei einer Kollegin, die seit einem Jahr keine Führungskraft mehr war. Der Flow hatte nichts falsch gemacht, er las das Feld für den Vorgesetzten aus Microsoft 365, und das war seit dem letzten Umbau nicht gepflegt worden. Bei etwa jedem fünften Konto stand die alte Führungskraft drin. Der Admin und die HR-Leiterin haben das Feld in zwei Tagen für alle Konten nachgezogen, und seitdem gehört es zum Eintritt und zu jedem Teamwechsel dazu. Die Lehre war für das Team wichtiger als der Flow selbst: Eine Automatisierung ist nur so verlässlich wie das Verzeichnis, aus dem sie liest.
Onboarding und Fristen folgten nach demselben Muster, erst Skizze, dann Flow. Beim Onboarding legt HR den Neuzugang als Eintrag in der SharePoint-Liste an, mit Vorname, Rolle, Abteilung, Eintrittsdatum und Führungskraft, keine Vertragsdaten. Der Flow erzeugt daraus in Planner die Aufgabenliste des Hauses mit Verantwortlichen und Fristen ab Eintrittsdatum und schickt sieben Tage vor dem ersten Tag eine Zusammenfassung der offenen Aufgaben an HR und Führungskraft. Bei den Fristen liegt die Tabelle jetzt als SharePoint-Liste mit Art, Datum, Verantwortlichem und Status. Jeden Montag um acht prüft der Flow, was in den nächsten sechs Wochen fällig wird, und schickt die Übersicht ans HR-Postfach. Zwei Regeln hat das Team dazu beschlossen: Jeder neue Vertrag bekommt beim Anlegen einen Eintrag, und Erledigtes wird auf erledigt gesetzt, nicht gelöscht. AI Builder und Premiumkonnektoren brauchte keiner der drei Abläufe, und so blieb es dabei.
Parallel lief die Betriebsvereinbarung. Weil jeder Flow festhält, wer wann was beantragt und genehmigt hat, war klar, dass er mitbestimmungspflichtig ist. Der Text entstand aus den abgezeichneten Skizzen: welche drei Flows laufen, welche Felder sie lesen, wer die Listen und die Ausführungsprotokolle sehen darf, wann sie gelöscht werden, und dass jeder neue Flow zuerst dem Betriebsrat gezeigt wird. Die Zugriffsrechte auf die SharePoint-Listen haben wir mit dem Datenschutzbeauftragten festgelegt: Nur HR schreibt, Führungskräfte sehen im Kalender nur ihr eigenes Team, der Admin verwaltet die Umgebung und hat keinen Zugriff auf die Inhalte der Listen. Nach drei Monaten war die Vereinbarung unterschrieben, die drei Flows liefen im Echtbetrieb, und das HR-Team pflegte sie mit dem Admin ohne mich weiter.
Ergebnis
Ein Urlaubsantrag ist heute ein Formular, ein Klick der Führungskraft und ein Eintrag im Teamkalender, den niemand mehr von Hand macht. Liegt jemand krank im Bett, bleibt kein Antrag in einem Postfach liegen, weil der Antrag gar nicht mehr im Postfach beginnt. Ein Onboarding beginnt mit einem Eintrag in der Liste, und die IT weiß am Tag der Unterschrift, wann jemand anfängt. Montags um acht kommt die Fristenliste, ob die Kollegin da ist oder nicht.
Keine neue Lizenz, keine Daten außerhalb des Tenants, das war die Bedingung, und sie hat gehalten. Die Betriebsvereinbarung nennt die drei Flows, die gelesenen Felder, die Zugriffsrechte, die Löschfristen und das Verfahren für neue Flows. Beim Review nach sechs Monaten hat das Team einen vierten Ablauf vorgestellt, den Austritt mit Rückgabe von Geräten und Rechten, und ihn mit dem Admin selbst gebaut, Skizze zuerst, Betriebsrat zuerst. Dass es dafür niemanden von außen brauchte, war das Ziel.