Ausgangslage
Das Unternehmen, rund 280 Mitarbeitende, Dienstleistung mit zwei Standorten, hatte seine Hausaufgaben gemacht. Personio lief seit zwei Jahren, und das System saß: Eintritte, Austritte, Abwesenheiten, Stammdaten, alles gepflegt und aktuell. Das HR-Team bestand aus drei Personen, einer Leiterin und zwei Referentinnen, für ein Haus dieser Größe knapp besetzt. Es war stolz auf die Datenqualität, zu Recht.
Nur die Schreibarbeit lief weiter, als gäbe es Personio nicht. Wer ein Zeugnis brauchte, öffnete das letzte ähnliche Zeugnis in Word, tauschte Namen und Zeitraum und hoffte, dass die Aufgabenbeschreibung noch stimmte. Bewerberstatus-Mails wurden frei getippt, je nachdem, wer gerade Zeit hatte, in dem Ton, den diese Person an diesem Tag hatte. Und der Monatsreport für die Geschäftsführung entstand am Sonntagabend: ein Export aus Personio, in Excel gezogen, drei Sätze Erklärung darunter, abgeschickt kurz vor Mitternacht.
Gekippt ist es in einer Geschäftsführungssitzung. Der Report zeigte eine hohe Fluktuation in einer Abteilung, der Geschäftsführer fragte nach dem Grund, und niemand am Tisch konnte die Zahl erklären, auch nicht die HR-Leiterin, die sie geschickt hatte. In derselben Woche bekam ein Bewerber zwei Mails von zwei Kolleginnen, eine mit Einladung, eine mit Absage. Die HR-Leiterin rief mich an und sagte, das System sei sauber, das Problem sei alles, was danach kommt. Beim ersten Gespräch saßen sie, der Datenschutzbeauftragte und der Betriebsratsvorsitzende am Tisch. Der Betriebsratsvorsitzende hatte die Personio-Einführung mitverhandelt und sagte gleich, die Vereinbarung von damals kenne das Wort KI nicht. Das war der Ausgangspunkt.
Ansatz
Woche eins gehörte der Stoppuhr, wie immer. Alle drei notierten eine Woche lang, welche Aufgabe mit einem Blick in Personio begann und in Word oder im Mailprogramm endete, wie oft sie kam und welche Felder sie wirklich brauchte. Drei Routinen standen am Ende oben: das Zeugnis, die Bewerberstatus-Mail und der Monatsreport. Am selben Tag haben wir einen Grundsatz aufgeschrieben, der bis heute über der Vereinbarung steht: Personio ist die Quelle, die KI des Hauses ist nie der Speicher. Welches KI-Werkzeug das Haus nutzt, war für den Grundsatz egal, und es blieb während des Projekts austauschbar.
Die erste Routine war das Zeugnis. Statt das letzte Dokument zu kopieren, exportiert HR aus dem Personio-Profil nur das, was ein Zeugnis braucht: Position, Zeitraum, Abteilung, Aufgabenbeschreibung, Führungskraft. Dazu kommen die Stichpunkte der Führungskraft. Beides geht in den Zeugnis-Prompt des Hauses, der die Notenstufen und die Formulierungen kennt, die das Haus verwendet. Der Entwurf kommt zurück, HR prüft jede Note, gleicht Namen und Daten mit Personio ab und unterschreibt. Der Betriebsratsvorsitzende saß beim ersten Durchlauf daneben und wollte sehen, was der Prompt bekommt und was nicht.
Hier kam der Haken. Der erste Export, den wir aus Personio gezogen haben, enthielt Gehaltsfelder, das Datum der letzten Gehaltsanpassung und den Zähler der Krankheitstage, weil die Standardvorlage einfach alles mitnahm, was im Profil steht. Niemand hatte das gewollt, niemand hatte es bemerkt, bis der Datenschutzbeauftragte die Datei aufmachte. Wir haben die Exportvorlage mit ihm gemeinsam auf fünf Felder beschnitten und in Personio als eigene Vorlage gespeichert, damit niemand versehentlich wieder die Standardvorlage nimmt. Der Vorfall stand später wörtlich in der Betriebsvereinbarung, als Beispiel dafür, warum Exportvorlagen zum Vertrag gehören.
Die zweite Routine waren die Bewerberstatus-Mails. Das Team hat je Status im Personio-Recruiting drei gute Mails aus den letzten Monaten gesammelt, Namen entfernt, und die KI des Hauses hat daraus je Status eine Vorlage im Ton des Hauses gebaut. Die Vorlagen liegen seitdem im Recruiting, beim Versand ergänzt HR einen persönlichen Satz. Zwei widersprüchliche Mails an einen Bewerber sind seitdem nicht mehr möglich, weil der Status in Personio den Text bestimmt und nicht die Person, die gerade schreibt. Die dritte Routine war der Monatsreport: HR verdichtet den Report in Personio auf Kennzahlen je Abteilung und Monat, ohne eine einzige Person im Export, und die KI erklärt die Tabelle in fünf Sätzen. HR prüft jede Aussage gegen die Tabelle und schickt Report und Erklärung zusammen. Die Fluktuation in der einen Abteilung hatte übrigens einen simplen Grund, der im Export stand: drei befristete Verträge waren im selben Monat ausgelaufen.
Parallel lief die Betriebsvereinbarung. Die bestehende Vereinbarung zu Personio blieb stehen und bekam einen Anhang: die drei Routinen, die Exportvorlagen mit ihren Feldern, der Prüfschritt durch HR vor jedem Versand, die Kontrollrechte des Betriebsrats, und dass jede neue Routine zuerst dem Betriebsrat gezeigt wird. Dazu haben wir Rollen und Zugriffsrechte in Personio nachgezogen, zwei Zugänge aus der Einführungszeit konnten noch auf Bereiche zugreifen, die niemand mehr brauchte. Der Betriebsrat tagte alle drei Wochen, der Datenschutzbeauftragte prüfte die Auftragsverarbeitung mit dem KI-Anbieter. Nach drei Monaten war der Anhang unterschrieben, die drei Routinen liefen, und das Team fuhr sie ohne mich.
Ergebnis
Ein Zeugnis beginnt heute mit einem Export aus fünf Feldern und den Stichpunkten der Führungskraft, nicht mit dem letzten Dokument. Ein Bewerber bekommt die Mail, die zu seinem Status in Personio gehört, egal wer sie abschickt. Der Monatsreport geht mit einer Erklärung an die Geschäftsführung, die HR gegen die Zahlen geprüft hat, und die Rückfragen in der Sitzung sind Fragen zur Sache statt Fragen zur Tabelle. Der Sonntagabend gehört wieder der HR-Leiterin.
Personio ist die einzige Quelle geblieben, kein Datensatz hat den Speicherort gewechselt, die KI des Hauses hat nichts behalten. Die Betriebsvereinbarung nennt die drei Routinen, die Exportfelder, den Prüfschritt und das Verfahren für neue Routinen. Im Review nach sechs Monaten hat das Team eine vierte Routine vorgeschlagen, die Erinnerung an das Probezeitgespräch aus dem Eintrittsdatum in Personio, und sie mit dem Betriebsrat selbst abgestimmt. Dass es dafür niemanden von außen brauchte, war das Ziel.