Ausgangslage
Das Unternehmen, rund 250 Mitarbeitende an zwei Standorten, hatte Copilot ein halbes Jahr vorher für alle ausgerollt. Die IT hatte die Lizenzen verteilt, es gab eine Schulung für das ganze Haus, danach passierte im HR-Team wenig. Die drei Personen dort nutzten Copilot, um Mails glatter zu formulieren. Die Arbeit, die wirklich Zeit fraß, lief weiter wie immer: Ein Arbeitszeugnis begann beim letzten ähnlichen Dokument und dauerte eine Stunde. Das Protokoll der Führungskräfterunde entstand am Abend aus der Aufzeichnung. Die vierte Frage zur Homeoffice-Regelung in einer Woche wurde zum vierten Mal getippt.
Der Moment, an dem es kippte, war ein Zeugnis. Eine Führungskraft hatte es selbst mit Copilot geschrieben, aus drei Sätzen, ohne dass HR es gesehen hatte, und der Mitarbeitende kam mit dem Dokument in die Personalabteilung, weil eine Formulierung darin wie eine verschlüsselte Abwertung klang. Die HR-Leiterin rief mich am selben Tag an. Nicht, weil sie Copilot loswerden wollte. Sie wollte, dass es unter Regeln läuft, die das Team kennt.
Beim ersten Gespräch saßen die HR-Leiterin, der Betriebsratsvorsitzende und der Datenschutzbeauftragte mit am Tisch. Der Betriebsrat sagte den Satz, den ich in fast jedem dieser Projekte höre: Beim Rollout hat uns niemand gefragt, was das Tool mit Personaldaten macht. Der Datenschutzbeauftragte hatte die Microsoft-Unterlagen zur Verarbeitung im Tenant gelesen und war beruhigt, was den Speicherort anging, aber nicht, was den Zugriff auf HR-Ordner anging. Damit war der Rahmen des Projekts klar, bevor eine Routine gebaut war.
Ansatz
Die erste Woche gehörte der Stoppuhr. Jede der drei Personen im Team notierte eine Woche lang, welche Aufgabe wie oft kam, wie lange sie dauerte und ob sie eine Entscheidung brauchte oder nur Schreibarbeit war. Die Liste war am Ende kurz und eindeutig: Zeugnisse, Protokolle und wiederkehrende Mitarbeiterfragen banden zusammen den größten Teil der Schreibzeit, und keine der drei Aufgaben brauchte im ersten Schritt eine Entscheidung. Das wurden die drei Routinen.
Der Betriebsrat war ab dem ersten Bautermin dabei, nicht als Kontrollinstanz, sondern als Mitautor. Wir haben jede Routine gemeinsam durchgespielt: Was geht rein, was kommt raus, wer prüft, wo landet das Ergebnis. Für die Protokolle hieß das zum Beispiel, dass Personalfälle einzelner Mitarbeitender nie in eine Copilot-Zusammenfassung dürfen, und dass die Teilnehmenden vor jeder aufgezeichneten Besprechung informiert werden. Das stand am Ende wörtlich in der Ergänzung zur IT-Betriebsvereinbarung, weil der Betriebsrat es selbst formuliert hatte.
Die Zeugnis-Routine war die erste, die stand. Die Führungskraft liefert acht Stichpunkte in einer festen Vorlage, HR öffnet die Zeugnisvorlage in Word, startet Copilot mit dem Prompt des Hauses und bekommt einen Rohbau in der Zeugnissprache, die das Unternehmen nutzt. Der Prüfschritt ist nicht verhandelbar: Notenstufe je Absatz, Vollständigkeit der Tätigkeiten, keine Formulierung, die anfechtbar wäre. Erst dann geht das Zeugnis zur Unterschrift.
Das Gerüst des Prompts aus dem Projekt. Das ist der Rahmen des Zeugnis-Prompts, mit dem das Team seitdem arbeitet. Er funktioniert schon so. Was ihn im Projekt zu dem Prompt des Hauses gemacht hat, steht darunter, und das ist der Teil, der die Stunde spart.
Der fertige Prompt zum Kopieren
Alle sechs Bausteine in einem Prompt. Die eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben ersetzen.
Du schreibst als HR-Referentin bei [Unternehmen] ein qualifiziertes Arbeitszeugnis für [Vorname Nachname], [Position], beschäftigt vom [Datum] bis [Datum]. Nutze ausschließlich die Stichpunkte unten. Erfinde keine Tätigkeiten, keine Erfolge und keine Zahlen. Wenn dir Angaben fehlen, stelle mir Rückfragen, statt etwas anzunehmen. Zeugnissprache: Gesamtnote [Note]. [Regeln des Hauses zur Zeugnissprache] Aufbau: [Aufbau nach der Zeugnisvorlage des Hauses] Markiere jede Stelle, bei der du unsicher bist oder eine Annahme triffst, mit [prüfen]. Stichpunkte der Führungskraft: [Stichpunkte aus dem Formular]
- Die Zeugnissprache des Hauseswelche Formulierung welcher Note entspricht, welche Sätze verboten sind, weil sie schon einmal angefochten wurden.
- Der Aufbau aus der eigenen ZeugnisvorlageReihenfolge der Absätze, Schlussformel, Umgang mit Elternzeit und Teilzeit.
- Das Stichpunkt-Formular für Führungskräftewelche fünf Felder ausreichen, damit der Entwurf beim ersten Mal sitzt.
- Der Prüfschrittworan HR in zehn Minuten erkennt, ob der Entwurf freigegeben werden kann.
Der Haken kam in Woche drei. Copilot in Outlook antwortete auf Mitarbeiterfragen zunächst mit Wissen aus dem Internet statt aus der Richtlinie des Hauses, weil die Richtlinien in einem Ordner lagen, auf den Copilot keinen Zugriff hatte. Die IT hat einen eigenen SharePoint-Bereich nur für die freigegebenen Richtlinien angelegt, der Datenschutzbeauftragte hat den Zugriff auf genau diesen Bereich abgenommen, und der Betriebsrat hat die Liste der Dokumente darin in die Vereinbarung aufgenommen. Seitdem antwortet Copilot mit der Fundstelle aus der Richtlinie, und HR liest jede Antwort gegen, bevor sie rausgeht.
Parallel liefen die Sitzungen zum Text der Betriebsvereinbarung. Das war der langsame Teil, und er sollte es auch sein: Der Betriebsrat tagt alle zwei Wochen, der Datenschutzbeauftragte wollte die Zugriffsrechte im Tenant selbst sehen, und zwei Formulierungen zur Kontrolle der Prompts wurden dreimal umgeschrieben. Die Routinen liefen in dieser Zeit im Testbetrieb mit anonymisierten Daten. Am Ende des dritten Monats war die Ergänzung unterschrieben, und das Team fuhr die drei Routinen eine Woche lang allein, während ich nur im Hintergrund war.
Ergebnis
Ein Zeugnis läuft heute so: Die Führungskraft füllt die Stichpunkt-Vorlage aus, HR baut den Entwurf mit Copilot und prüft ihn, die Unterschrift folgt am selben Tag. Das Protokoll der Führungskräfterunde steht eine halbe Stunde nach der Besprechung, ohne dass jemand am Abend die Aufzeichnung anhört, und Personalfälle stehen nie darin. Mitarbeiterfragen zu Urlaub, Homeoffice und Elternzeit beantwortet HR aus der Richtlinie, mit Fundstelle, und keine Antwort verspricht mehr etwas zum Einzelfall.
Der Betriebsrat hat die Ergänzung zur IT-Betriebsvereinbarung unterschrieben, mit den drei Anwendungsfällen, dem Prüfschritt, der Liste der freigegebenen Richtlinien und einem Review-Termin nach sechs Monaten. Das Team hat seitdem eine vierte Routine selbst gebaut, Stellenanzeigen aus dem Anforderungsprofil, und sie dem Betriebsrat im Review vorgestellt, so wie es die Vereinbarung vorsieht. Mich hat es dafür nicht mehr gebraucht, und das war der Punkt des Projekts.