Ausgangslage
Das Unternehmen, rund 120 Mitarbeitende, Dienstleistung an zwei Standorten, war typisch für seine Größe: kein eigenes IT-Team, ein externer Dienstleister für Laptops und Zugänge, und für alles andere ein Cloud-Werkzeug. Personio für die Personaldaten, Slack für die Kommunikation, Google Kalender für Termine, eine Aufgabenliste für die Projekte. Keines sprach mit dem anderen, und die Verbindung dazwischen hieß HR: zwei Personen, die jeden Neueintritt in Personio anlegten und danach in Slack, Kalender und Aufgabenliste abtippten.
Der Moment, an dem es kippte, war ein Neueintritt im Sommer. Die Slack-Begrüßung ging am Montag raus, der Kalendertermin für das Erstgespräch wurde am Mittwoch angelegt, und die Führungskraft erfuhr am Donnerstag, dass ihr neuer Kollege seit drei Tagen im Haus war. Niemand hatte etwas vergessen, nur war jeder Schritt an einem anderen Tag passiert. In derselben Woche fiel auf, dass eine Probezeit zwei Wochen zuvor abgelaufen war, ohne dass jemand ein Gespräch geführt hatte. Die Frist stand in Personio, und dort hatte die Führungskraft nie hineingeschaut. Die HR-Leiterin rief mich in der Woche darauf an.
Beim ersten Gespräch saßen die HR-Leiterin, ihre Kollegin und der Betriebsratsvorsitzende am Tisch, eine IT gab es nicht, die man hätte einladen können. Der Betriebsratsvorsitzende sagte, er habe bei Personio und Slack seinerzeit nicht mitbestimmt und wolle das bei einem Werkzeug, das die beiden verbindet, nicht noch einmal versäumen. Die HR-Leiterin sagte, sie wolle kein weiteres System, das jemand pflegen muss, sondern eines, das die vorhandenen verbindet. Beides zusammen war die Grundlage: ein Cloud-Dienst, den HR selbst fährt, und ein Betriebsrat, der ab Woche eins mitbaut.
Ansatz
Woche eins gehörte der Stoppuhr, wie immer. Beide Personen im Team notierten, welche Aufgabe wie oft kam, in wie viele Systeme sie getippt wurde und wo eine Entscheidung dahintersteckte. Drei Abläufe standen am Ende oben: der Neueintritt mit seinen vier Systemen, die Probezeit, die nur in Personio lebte, und die Onboarding-Umfrage, die verschickt wurde, wenn jemand daran dachte. Keiner der drei brauchte im ersten Schritt eine Entscheidung, alle drei bestanden aus Abtippen, Erinnern und Nachfragen.
In Woche zwei habe ich mit der HR-Leiterin die Organisation in Make angelegt, im Konto des Unternehmens, nicht in meinem. Beim Anlegen fragt Make, ob die Organisation in der Region EU oder US liegen soll, und laut Dokumentation lässt sich das danach nicht mehr ändern. Wir haben EU gewählt, das war der erste Punkt auf der Liste des externen Datenschutzbeauftragten. Am selben Tag saß der Betriebsratsvorsitzende mit im Raum, und das erste Szenario entstand nicht am Bildschirm, sondern auf Papier: Was löst es aus, welche Felder braucht es, wer bekommt welche Nachricht, wo entscheidet ein Mensch. Aus Personio fließen fünf Felder: Vorname, Team, Eintrittsdatum, Standort, Führungskraft. Gehalt, Geburtsdatum und Adresse bleiben, wo sie sind. Erst als die Skizze von HR und Betriebsrat abgezeichnet war, wurde sie in Make nachgebaut.
Das fertige Szenario ist einfach, und das ist Absicht. Der Auslöser ist ein neuer Eintrag in Personio mit dem Status Onboarding. Make liest die fünf Felder, schreibt die Begrüßung für den Kanal des Teams vor, legt drei Termine im Kalender der Führungskraft an und erzeugt die Aufgabenliste aus der Vorlage, zugewiesen an Führungskraft und Dienstleister. Nichts davon geht raus, bevor HR es gesehen hat: Das Szenario schickt eine Zusammenfassung an HR, und erst nach der Freigabe werden Termine bestätigt und die Begrüßung gepostet. Diesen Schritt hatte der Betriebsratsvorsitzende gefordert. Zum Schluss schreibt Make das Datum in ein Feld in Personio zurück, damit derselbe Eintritt nicht zweimal verarbeitet wird.
Der Haken kam beim ersten Test. Die Begrüßung, die an die Führungskraft gehen sollte, landete im Kanal des gesamten Unternehmens, weil der Filter für den Team-Kanal noch nicht stand und Make den Kanal aus der Vorlage genommen hatte. Es war ein Testeintrag mit erfundenem Namen, also kein Schaden, aber seitdem läuft jedes Szenario zuerst ohne angeschlossenen Slack, bis alle Filter geprüft sind. Die Probezeit-Erinnerung war danach schnell gebaut: Make prüft täglich das Probezeitende in Personio, filtert auf sechs Wochen davor und schickt der Führungskraft eine Nachricht mit dem Link zum Gesprächsleitfaden des Hauses, Kopie an HR, keine Beurteilung, nur Termin und Leitfaden. Die Onboarding-Umfrage geht am Tag 30 als Formular ohne Namensfeld raus, die Antworten landen ohne Absender in einer Tabelle, HR liest einmal im Quartal die Summe.
Parallel lief die Betriebsvereinbarung. Ein Dienst, der Personaldaten zwischen Systemen bewegt und Fristen überwacht, ist mitbestimmungspflichtig, das war von Anfang an gesetzt. Der Text entstand aus den abgezeichneten Skizzen: welche drei Szenarien laufen, welche fünf Felder sie lesen, dass HR vor jedem Versand freigibt, dass die Umfrage keine Einzelauswertung kennt, wie lange Make die Ausführungsprotokolle behält, und dass jedes neue Szenario zuerst dem Betriebsrat gezeigt wird. Der externe Datenschutzbeauftragte prüfte den Auftragsverarbeitungsvertrag, den Make in seiner Vertragsdokumentation bereitstellt, samt Liste der Unterauftragsverarbeiter, und die gewählte EU-Region. Nach drei Monaten war die Vereinbarung unterschrieben, die drei Szenarien liefen im Echtbetrieb, und das Team pflegte sie ohne mich weiter.
Ergebnis
Ein Neueintritt beginnt heute mit dem Anlegen in Personio und endet mit einer Freigabe durch HR, mehr Tippen gibt es nicht. Die Führungskraft hat ihre drei Termine am Tag der Freigabe im Kalender, die Begrüßung steht am ersten Tag im richtigen Kanal, die Aufgabenliste beim Dienstleister. Sechs Wochen vor jedem Probezeitende liegt bei der Führungskraft eine Nachricht mit dem Leitfaden, und HR sieht die Kopie. Die Umfrage geht am Tag 30 raus, ohne dass jemand daran denken muss.
Personaldaten fließen durch Make, das war von Anfang an klar, und deshalb liegt die Organisation in der EU-Region, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist geprüft, und es fließen genau fünf Felder. Die Betriebsvereinbarung nennt die drei Szenarien, die Felder, den Freigabeschritt, die Aufbewahrung der Protokolle und das Verfahren für neue Szenarien. Im Review nach sechs Monaten hat das Team ein viertes Szenario vorgestellt, die Erinnerung an das Austrittsgespräch, und es selbst gebaut, auf Papier zuerst, mit dem Betriebsrat. Dass es dafür weder eine IT noch mich brauchte, war das Ziel.