Ausgangslage
Das Unternehmen, rund 200 Mitarbeitende, hatte Gemini ein halbes Jahr vorher für alle Organisationseinheiten freigeschaltet. Eine Rundmail der IT hatte es angekündigt, danach passierte im HR-Team nichts. Die beiden Personen dort hatten zu viel zu tun, um ein neues Werkzeug auszuprobieren. Eine Absage begann bei der letzten Absage, Name und Stelle wurden getauscht. Das Onboarding-Dokument für einen Neuzugang entstand am Freitagnachmittag aus vier alten Docs. Die Quartalszahlen zur Fluktuation baute eine der beiden allein, weil nur sie die Formeln kannte.
Der Moment, an dem es kippte, war eine Absage. Sie lag drei Wochen im Postfach, weil die Person, die sie schreiben sollte, krank war und die andere den Vorgang nicht kannte. Der Bewerber fragte schließlich öffentlich auf LinkedIn nach, freundlich, aber für jeden lesbar, ob sein Verfahren noch laufe. Die Geschäftsführung sah den Beitrag vor der Personalabteilung. Die HR-Leiterin rief mich am Tag darauf an. Nicht, weil sie ein neues System wollte. Sie wollte, dass die Kommunikation mit Bewerbenden nicht mehr an einer Person hängt.
Beim ersten Gespräch saßen die HR-Leiterin, der Betriebsratsvorsitzende und die Datenschutzbeauftragte mit am Tisch. Der Betriebsrat sagte den Satz, den ich in fast jedem dieser Projekte höre: Beim Freischalten hat uns niemand gefragt, was das Tool mit Personaldaten macht. Die Datenschutzbeauftragte hatte die Google-Dokumentation gelesen und war beruhigt, was Training und Speicherung anging, aber nicht, was den Zugriff auf HR-Ordner im Drive anging. Damit war der Rahmen des Projekts klar, bevor eine Routine gebaut war.
Ansatz
Die erste Woche gehörte der Stoppuhr. Beide Personen im Team notierten eine Woche lang, welche Aufgabe wie oft kam, wie lange sie dauerte und ob sie in Gmail, Docs oder Sheets lief. Dazu kam ein Blick in die Admin-Konsole mit der IT: Gemini war für das ganze Haus an, ohne Unterschied nach Organisationseinheit. Die Liste am Ende war kurz: Bewerbermails, Onboarding-Dokumente und die Auswertung für die Geschäftsführung banden den größten Teil der Schreibzeit, und keine der drei Aufgaben brauchte im ersten Schritt eine Entscheidung. Das wurden die drei Routinen.
Der Betriebsrat war ab dem ersten Bautermin dabei, nicht als Kontrollinstanz, sondern als Mitautor. Wir haben jede Routine gemeinsam durchgespielt: Was geht rein, was kommt raus, wer prüft, wo landet das Ergebnis. Die erste Entscheidung betraf die Admin-Konsole: Die IT hat die Freischaltung von Gemini je Organisationseinheit neu gesetzt, und im Drive des HR-Teams gibt es seitdem einen eigenen Bereich mit den Dokumenten, die Gemini als Kontext nutzen darf. Personalakten liegen woanders. Diese Trennung stand am Ende wörtlich in der Ergänzung zur IT-Betriebsvereinbarung, weil der Betriebsrat sie selbst formuliert hatte.
Die Bewerberkommunikation war die erste Routine, die stand. HR öffnet die Bewerbung in Gmail, startet Gemini in der Seitenleiste mit dem Prompt des Hauses für Eingangsbestätigung, Absage oder Einladung und bekommt einen Entwurf im Ton der eigenen Vorlagen. Der Prüfschritt ist nicht verhandelbar: Anrede, Stelle, Termin, keine Begründung in der Absage und nichts, was auf ein Merkmal nach AGG zielt. Erst dann geht die Mail raus. In Woche drei folgte das Onboarding: Je Rolle liegt eine Checkliste in Docs, Gemini baut daraus das Dokument für die konkrete Person, HR prüft Namen, Termine und Regelungen.
Das Gerüst des Prompts aus dem Projekt. Das ist das Gerüst des Absage-Prompts, mit dem das Team seitdem in Gmail arbeitet. Es funktioniert schon so. Was es im Projekt zu dem Prompt des Hauses gemacht hat, steht darunter, und das ist der Teil, der die Absage am selben Tag rausbringt.
Der fertige Prompt zum Kopieren
Alle sechs Bausteine in einem Prompt. Die eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben ersetzen.
Du schreibst als HR-Referentin bei [Unternehmen] eine Absage an [Vorname Nachname], die sich auf die Stelle [Stellenbezeichnung] beworben hat. Die Bewerbung liegt in dieser Mail. Ton: [Ton aus den Absagen des Hauses]. Kurze Sätze, Sie-Ansprache, keine Floskeln. Inhalt in dieser Reihenfolge: Dank für die Bewerbung mit Nennung der Stelle. Die Entscheidung im ersten Absatz. Ein Satz zu etwas Konkretem aus den Unterlagen. Gute Wünsche zum Schluss. Grenze: Nenne keinen Grund für die Absage, keinen Vergleich mit anderen Bewerbenden und nichts zu Alter, Herkunft, Geschlecht, Religion, Behinderung oder anderen persönlichen Merkmalen. Wenn eine Formulierung in diese Richtung geht, streiche sie ersatzlos. Markiere jede Stelle, bei der du unsicher bist oder eine Annahme triffst, mit [prüfen]. Länge: höchstens 120 Wörter.
- Die drei Absagevorlagen des Hauses nach Phasewelche Sätze nach der Sichtung, nach dem ersten Gespräch und nach dem zweiten Gespräch stehen, und welche nie.
- Die AGG-Prüflistewelche Formulierungen im Haus schon einmal zu einer Rückfrage geführt haben und deshalb gesperrt sind.
- Die Regel für Rückfragen von Bewerbendenwer antwortet, in welcher Frist, und was Gemini dabei nicht schreiben darf.
- Der Prüfschrittworan HR in zwei Minuten erkennt, ob der Entwurf gesendet werden kann.
Der Haken kam in Woche vier, bei der Auswertung in Sheets. Gemini sollte die Fluktuationstabelle erklären und Formeln vorschlagen, und im ersten Versuch zog es die Namensspalte mit in die Erklärung, weil sie in der Tabelle stand. Der Satz, den es schrieb, war korrekt, und er hätte nie in einem Dokument für die Geschäftsführung stehen dürfen. Die Datenschutzbeauftragte hat daraufhin die Regel gesetzt, die seitdem gilt: Gemini bekommt in Sheets nur Kennzahlen je Bereich und Monat, keine Namen, keine Personalnummern. Die Tabelle wurde umgebaut, der Betriebsrat hat die Regel in die Vereinbarung aufgenommen, und HR rechnet jede Erklärung an einer Stichprobe nach.
Parallel liefen die Sitzungen zum Text der Betriebsvereinbarung. Das war der langsame Teil, und er sollte es auch sein: Der Betriebsrat tagt alle zwei Wochen, die Datenschutzbeauftragte hat die Auftragsverarbeitung mit Google und die Datenübermittlung selbst geprüft, und die Formulierung zur Kontrolle der Prompts wurde dreimal umgeschrieben. Die Routinen liefen in dieser Zeit im Testbetrieb mit anonymisierten Bewerbungen. Am Ende des dritten Monats war die Ergänzung unterschrieben, und das Team fuhr die drei Routinen eine Woche lang allein, während ich nur im Hintergrund war.
Ergebnis
Eine Absage läuft heute so: HR öffnet die Bewerbung, startet Gemini mit dem Prompt des Hauses, prüft Anrede, Stelle und Grenze, sendet. Ist eine Person krank, macht es die andere mit demselben Prompt, und keine Absage bleibt mehr liegen. Das Onboarding-Dokument entsteht aus der Checkliste der Rolle, ohne den Namen des Vorgängers. Die Auswertung für die Geschäftsführung baut Gemini in Sheets aus Kennzahlen ohne Personenbezug, und die eine Person, die die Formeln kannte, ist nicht mehr der Engpass.
Der Betriebsrat hat die Ergänzung zur IT-Betriebsvereinbarung unterschrieben, mit den drei Anwendungsfällen, der Freischaltung je Organisationseinheit, dem Prüfschritt, der Regel ohne Personenbezug in Sheets und einem Review-Termin nach sechs Monaten. Das Team hat seitdem eine vierte Routine selbst gebaut, Stellenanzeigen aus dem Anforderungsprofil in Docs, und sie dem Betriebsrat im Review vorgestellt, so wie es die Vereinbarung vorsieht. Mich hat es dafür nicht mehr gebraucht, und das war der Punkt des Projekts.