Ausgangslage
Das Unternehmen, rund 220 Mitarbeitende, Produktion mit Schichtbetrieb und eine Verwaltung, hatte ein HR-Team aus zwei Personen. Der Lohn wurde seit Jahren von der Steuerkanzlei über DATEV abgerechnet, die Abrechnungen kamen über Arbeitnehmer online zu den Mitarbeitenden, und an diesem Teil gab es nichts auszusetzen. Das Problem lag daneben. Am Tag nach der Abrechnung standen Mitarbeitende in der Tür und fragten, warum der Nachtzuschlag niedriger war als im Vormonat. Eine Bank wollte eine Verdienstbescheinigung, HR öffnete die letzte, änderte Name und Zahlen von Hand. Und am 25. saß eine der beiden einen halben Tag an der Excel-Tabelle mit den Stunden aus der Zeiterfassung, die dann per Mail an die Kanzlei ging, mit einer Nachricht dazu, welche Zeile noch zu korrigieren sei.
Der Moment, an dem es kippte, war ein Übertragungsfehler. In der Excel-Tabelle war eine Zeile verrutscht, die Nachtstunden eines Mitarbeitenden standen bei seinem Sitznachbarn in der Liste. Niemand hat es vor dem Versand gesehen, die Kanzlei hatte keinen Grund, es zu sehen, und so landete es in der Abrechnung. Zwei Mitarbeitende bekamen falsche Beträge, eine Korrektur im Folgemonat, eine Woche Unruhe in der Schicht. Die HR-Leiterin sagte mir später, der Fehler selbst sei nicht das Schlimmste gewesen, sondern dass sie nicht sagen konnte, welche Version der Tabelle eigentlich an die Kanzlei gegangen war.
Beim ersten Gespräch saßen die HR-Leiterin, der Betriebsratsvorsitzende und, per Video, die Lohnsachbearbeiterin aus der Steuerkanzlei am Tisch. Die Kanzlei sagte, sie bekomme die Zeiten gern als Datei über einen der Wege, die DATEV vorsieht, das sei für sie weniger Arbeit als die Mail mit Nachträgen. Der Betriebsratsvorsitzende sagte, Lohndaten seien für ihn die empfindlichste Sorte Personaldaten, und er wolle bei jeder Routine sehen, was hinein- und was herausgeht, bevor sie läuft. Beides war die Grundlage, auf der das Projekt gebaut wurde.
Ansatz
Woche eins gehörte der Stoppuhr. Beide im HR-Team notierten eine Woche lang jede Lohnfrage, jede Bescheinigung und jede Minute an der Zeiterfassungstabelle. Die Liste war eindeutig: Nach der Sonderzahlung im Vormonat waren über dreißig Lohnfragen gekommen, fast alle zu denselben vier Themen. Bescheinigungen wurden fünf bis acht Mal im Monat aus dem letzten Dokument abgeleitet. Und der Monatsabschluss der Zeiten kostete einen halben Tag, dazu die Nachträge. Keine dieser drei Aufgaben brauchte ein neues Lohnsystem oder einen Wechsel der Kanzlei. DATEV blieb, wo es war.
In Woche zwei begann die erste Routine, die Antworten auf wiederkehrende Lohnfragen. Der Betriebsratsvorsitzende saß mit im Raum, und wir haben zuerst auf Papier festgelegt, was das KI-Tool bekommt und was nicht. Es bekommt die Zuschlagsregelung, die Regelung zur Sonderzahlung und die Betriebsvereinbarung zur Arbeitszeit, also Dokumente, die ohnehin jede Mitarbeiterin lesen darf. Es bekommt die Frage ohne Namen, ohne Personalnummer, ohne Beträge. Es bekommt nie die Abrechnung. Die Antwort nennt die Fundstelle in der Regelung, verweist für den eigenen Betrag auf die Abrechnung in Arbeitnehmer online und macht keine Zusage zum Einzelfall. HR liest jeden Entwurf, bevor er rausgeht.
Die zweite Routine waren die Bescheinigungen und Arbeitgeberschreiben. Hier hat das KI-Tool die kleinste Rolle, und das ist Absicht. Für jede Sorte Schreiben, Verdienstbescheinigung für die Bank, Bestätigung für die Elterngeldstelle, gibt es seitdem eine Vorlage mit festen Feldern. Name, Zeitraum und Eintrittsdatum kommen aus dem Personalstamm, Beträge kommen nur aus der Abrechnung, die HR selbst liest. Das KI-Tool formuliert den Begleittext, mehr nicht. Vor der Unterschrift prüft HR vier Werte gegen die Quelle: Name, Zeitraum, Betrag, Datum. Seitdem beginnt kein Schreiben mehr beim letzten ähnlichen Dokument.
Der Haken kam bei der ersten Routine, und er kam früh. Die erste Antwortvorlage tat genau das, was sie nicht sollte: Eine Mitarbeiterin fragte anonymisiert, wie hoch der Nachtzuschlag bei zwölf Nachtschichten sei, und der Entwurf rechnete einen Betrag aus, sauber aus der Regelung abgeleitet, aber ohne die Abrechnung zu kennen und damit ohne Gewähr. HR hat es beim Lesen gesehen, der Entwurf ging nicht raus. Wir haben die Regel daraufhin fest in den Ablauf geschrieben, nicht allein in den Prompt: keine Zahlen in der Antwort, jeder Betrag ist ein Verweis auf die Abrechnung in Arbeitnehmer online, und jede Antwort mit einer Zahl darin geht zurück in die Überarbeitung. Der Betriebsratsvorsitzende hat diese Regel in die Vereinbarung übernommen.
Parallel lief die dritte Routine, die Übergabe der Zeiterfassung, und parallel lief der Rahmen. Mit der Kanzlei haben wir den Übergabeweg festgelegt, den DATEV vorsieht, in diesem Fall eine Importdatei über die ASCII-Schnittstelle im Format, das die Kanzlei vorgegeben hat; der Lohnimportdatenservice über einen Marktplatz-Partner blieb als nächster Schritt auf der Liste. Vor jeder Übergabe geht die Datei durch eine Prüfliste: fehlende Tage, doppelte Einträge, Zuschlagsarten, Summen gegen den Vormonat. Das KI-Tool hilft nur beim Auffinden von Auffälligkeiten in der anonymisierten Spaltenstruktur, Namen und Personalnummern sieht es nicht. Die Datei bekommt Stand und Datum, die Kanzlei bekommt eine Version statt drei Mails. Daneben liefen Betriebsvereinbarung, AVV mit dem KI-Anbieter, Prüfung der bestehenden AVV mit der Kanzlei und die Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten. Nach drei Monaten war die Vereinbarung unterschrieben, die drei Routinen liefen einen Abrechnungslauf lang ohne mich.
Ergebnis
Eine Lohnfrage kommt heute per Mail, wird anonymisiert, und HR schickt eine Antwort mit Fundstelle in der Regelung und dem Verweis auf die Abrechnung in Arbeitnehmer online. Kein Betrag wird berechnet, keine Zusage gemacht. Eine Bescheinigung entsteht aus der Vorlage und dem Personalstamm, die vier Werte werden gegen die Quelle geprüft, dann kommt die Unterschrift. Die Zeiten gehen am Monatsende als eine geprüfte Datei mit Stand und Datum an die Kanzlei, auf dem Weg, den DATEV dafür vorsieht.
Das KI-Tool hat in keinem Schritt eine Abrechnung gesehen, das war die Bedingung, und sie hat gehalten. Die Betriebsvereinbarung nennt die drei Routinen, die Dokumente, die das Tool als Kontext bekommt, die Regel gegen Zahlen in Antworten und das Verfahren für jede neue Routine. Im Review nach dem zweiten Abrechnungslauf hat das Team die Prüfliste für die Zeiten um zwei Punkte erweitert und die Kanzlei gefragt, ob sie den Lohnimportdatenservice anbinden will. Dass die beiden das ohne mich besprochen haben, war das Ziel.