Ausgangslage
Das Unternehmen, rund 350 Mitarbeitende an drei Standorten, war durch zwei Zukäufe gewachsen. Mit jeder Firma kamen ein eigener Arbeitsvertrag, eigene Richtlinien und ein eigenes Verständnis davon, was in ein Handbuch gehört. Das HR-Team, vier Personen, hatte das nie zusammengeführt, weil dafür nie drei freie Tage am Stück da waren. Im Ordner lagen drei Vertragsversionen, die sich bei Probezeit, Überstunden und Kündigungsfristen unterschieden, ein Handbuch von 2021, das Homeoffice noch als Ausnahme beschrieb, und eine Reisekostenrichtlinie mit einem Pauschbetrag, der nicht mehr galt. Alle wussten, dass das ansteht. Niemand hatte es auf dem Tisch.
Der Moment, an dem es kippte, war ein neuer Arbeitsvertrag. Eine Führungskraft aus einem der zugekauften Standorte hatte ihn aus der alten Vorlage ihres Hauses gebaut, HR hatte ihn durchgewinkt, und der Betriebsratsvorsitzende las ihn bei der Anhörung zur Einstellung mit. Ihm fielen zwei Pflichtangaben nach § 2 Nachweisgesetz auf, die weder im Vertrag noch in einer Anlage standen, darunter das Verfahren bei Kündigung mit der Frist für die Kündigungsschutzklage. Kein Drama, aber ein Verstoß, der ein Bußgeld nach sich ziehen kann, und der Beweis, dass niemand im Haus sicher sagen konnte, welche der drei Versionen vollständig war. Die Personalleiterin rief mich in derselben Woche an.
Beim ersten Gespräch saßen die Personalleiterin, der Betriebsratsvorsitzende und die Datenschutzbeauftragte am Tisch. Der Betriebsrat wollte zwei Dinge: dieselben Pflichtangaben an allen drei Standorten, und kein Vertrag mit Namen und Gehalt in einem KI-Werkzeug, ohne dass er weiß, wohin. Die Datenschutzbeauftragte hatte die Anthropic-Unterlagen gelesen: In den kommerziellen Plänen werden Eingaben und Ausgaben standardmäßig nicht zum Training verwendet, die Verarbeitung läuft aber auf Servern außerhalb der EU. Damit standen ihre beiden Prüfpunkte fest, bevor eine Routine gebaut war. Dass ich selbst täglich mit Claude arbeite, hat mir geholfen, ihre Fragen zu verstehen. Ersetzt hat es ihre Prüfung nicht.
Ansatz
Die erste Woche gehörte der Stoppuhr. Jede der vier Personen im Team notierte eine Woche lang, welche Dokumentarbeit anfiel, wie lange sie dauerte und ob sie eine Entscheidung brauchte oder nur Lesen und Abgleichen war. Parallel habe ich den Ordner gesichtet: welche Verträge, Handbücher und Vereinbarungen es gibt, in welcher Version, wer sie zuletzt geprüft hat. Die Liste am Ende war eindeutig. Verträge gegen das Gesetz lesen, das Handbuch gegen die aktuellen Richtlinien halten und die Notizen aus vier Gesprächsrunden zur mobilen Arbeit in einen Entwurf bringen: die drei Aufgaben mit dem größten Rückstand, keine davon brauchte im ersten Schritt eine Entscheidung. Das wurden die drei Routinen.
Der Betriebsrat war ab dem ersten Bautermin dabei, als Mitautor. Gebaut haben wir zuerst die Wissensbasis: ein Claude-Projekt im Team-Plan des Hauses, darin die Vertragsvorlagen ohne Namen und Gehaltsdaten, der Text des Nachweisgesetzes, die Gliederung der bestehenden Betriebsvereinbarungen, die aktuellen Richtlinien und eine Projektanweisung, wie Ergebnisse auszusehen haben: Tabelle, Fundstelle, Status, keine Meinung. Der Betriebsrat hat die Liste der Dokumente, die in das Projekt dürfen, selbst abgenommen und festgelegt, dass Verträge mit echten Personendaten nie hochgeladen werden. Beides steht heute wörtlich in der Vereinbarung, weil er es formuliert hat.
Die Vertragsroutine war die erste, die stand. HR lädt eine Vertragsvorlage in einen Chat des Projekts, startet den Abgleich-Prompt des Hauses und bekommt eine Tabelle: Pflichtangabe, Fundstelle mit wörtlichem Zitat, Status vorhanden, unvollständig oder fehlt. Claude formuliert keine Klausel und bewertet keine Wirksamkeit, das steht so im Prompt. Der Prüfschritt ist nicht verhandelbar: HR liest jede Fundstelle im Vertrag gegen, klärt die mit [prüfen] markierten Zeilen und gibt die Lückenliste an den Anwalt. Der prüft weiter, ob der Vertrag hält. Er bekommt nur nicht mehr den ganzen Vertrag, sondern die Stellen, an denen es hakt.
Das Gerüst des Prompts aus dem Projekt. Das ist das Gerüst des Abgleich-Prompts, mit dem das Team seitdem jeden Vertrag prüft. Es funktioniert schon so. Was es im Projekt zum Prompt des Hauses gemacht hat, steht darunter, und das ist der Teil, der die Anlagen-Panne aus Woche drei nicht wiederholt.
Der fertige Prompt zum Kopieren
Alle sechs Bausteine in einem Prompt. Die eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben ersetzen.
Du arbeitest als Assistenz der Personalleitung bei [Unternehmen]. Im Projektwissen liegen unsere Prüfliste nach § 2 Nachweisgesetz und die hausüblichen Anlagen. Angehängt ist ein Arbeitsvertrag für [Vertragsgruppe, unbefristet oder befristet, Vollzeit oder Teilzeit] mit seinen Anlagen. Gleiche Vertrag und Anlagen gemeinsam gegen die Prüfliste ab: [Prüfliste des Hauses nach § 2 NachwG] Anlagen, die zu dieser Vertragsgruppe gehören: [Anlagen] Gib eine Tabelle aus mit den Spalten: Pflichtangabe, Fundstelle (Vertrag oder Anlage, Paragraf, wörtliches Zitat), Status (vorhanden, unvollständig, fehlt). Darunter eine Liste der unvollständigen und fehlenden Punkte mit je einem Satz, was fehlt. Nutze ausschließlich die angehängten Dokumente. Formuliere keine Klauseln, schlage keine Änderungen vor und bewerte nicht, ob eine Klausel wirksam ist. Wenn du eine Fundstelle nur vermutest oder eine Angabe nur teilweise erkennst, markiere die Zeile mit [prüfen]. Grenze: Das Ergebnis ist eine Vollständigkeitsprüfung gegen unsere Prüfliste, keine Rechtsberatung. Ob der Vertrag rechtlich hält, prüft unser Anwalt.
- Die Prüfliste des Hausesdie Pflichtangaben nach § 2 NachwG in der Reihenfolge und Wortwahl der eigenen Verträge, mit dem Vermerk, welche Angabe hausüblich in welcher Anlage steht.
- Die Vertragsvorlagen je Gruppewelche Versionen es gibt, welche Anlagen zu welcher gehören und woran das Team erkennt, dass ein Satz vollständig ist.
- Die Regel, wann der Anwalt dazukommtwelche Lücken HR selbst schließt und welche Zeile der Tabelle immer an ihn geht.
- Der Prüfschrittworan HR in zwanzig Minuten erkennt, ob die Tabelle stimmt und der Vertrag zur Unterschrift kann.
Der Haken kam in Woche drei. Beim ersten Abgleich der zweiten Vertragsversion meldete Claude drei Pflichtangaben als fehlend, die gar nicht fehlten. Sie standen in einer Anlage zur Arbeitszeit und einer zur betrieblichen Altersversorgung, die an diesem Standort seit Jahren zu jedem Vertrag gehörten und die niemand mit hochgeladen hatte. Claude hatte korrekt geprüft, was es sah. Wir haben die hausüblichen Anlagen je Vertragsgruppe mit ins Projekt genommen und den Prompt so umgebaut, dass er Vertrag und Anlagen gemeinsam liest und ausweist, wo eine Angabe steht. Der Betriebsrat hat daraus eine Regel gemacht: Jede Vertragsgruppe hat eine feste Anlagenliste, und die Routine läuft nur mit vollständigem Satz.
Parallel liefen die Sitzungen zum Text der Betriebsvereinbarung, und das war die langsamste Spur, mit Absicht. Der Betriebsrat tagt alle zwei Wochen, die Datenschutzbeauftragte wollte die Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Anthropic und die Standardvertragsklauseln für die Übermittlung in die USA selbst lesen und hat die Datenübermittlung als eigenen Prüfpunkt mit Wiedervorlage in die Vereinbarung geschrieben. Die beiden anderen Routinen liefen in dieser Zeit im Testbetrieb: Das Handbuch kam als Änderungsliste zurück, Abschnitt, was dort steht, was heute gilt, Quelle. Die Notizen zur mobilen Arbeit wurden nach der Gliederung der bestehenden Vereinbarungen geordnet, offene Punkte als offen markiert, nichts dazuerfunden. Am Ende des dritten Monats war die Vereinbarung unterschrieben, und das Team fuhr die drei Routinen eine Woche lang allein, während ich nur im Hintergrund war.
Ergebnis
Ein neuer Vertrag läuft heute so: Die Führungskraft meldet die Vertragsgruppe, HR nimmt die freigegebene Vorlage mit ihrem Anlagensatz, lässt den Abgleich laufen, liest die Fundstellen gegen und gibt nur die Lückenliste an den Anwalt. Die drei Vertragsversionen sind auf eine Vorlage je Vertragsgruppe zusammengeführt, mit einer Anlagenliste, die der Betriebsrat kennt. Das Handbuch von 2021 hat ein neues Versionsdatum, geändert wurde nur, was die Änderungsliste mit Quelle ausgewiesen hat. Und der Entwurf zur mobilen Arbeit liegt dem Betriebsrat vor, mit den offenen Punkten als offen markiert.
Der Betriebsrat hat die Vereinbarung zu Claude unterschrieben, mit den drei Anwendungsfällen, der Liste der Dokumente im Projekt, dem Verbot echter Personendaten, dem Prüfschritt, der Datenübermittlung als Wiedervorlagepunkt und einem Review-Termin nach sechs Monaten. Der Anwalt bekommt seitdem Lücken statt Verträge. Das Team hat inzwischen eine vierte Routine selbst gebaut, die Prüfung der Reisekostenrichtlinie gegen die aktuellen Pauschbeträge, und sie dem Betriebsrat im Review vorgestellt, wie es die Vereinbarung vorsieht. Mich hat es dafür nicht mehr gebraucht, und das war der Punkt des Projekts.