Ausgangslage
Das Unternehmen, rund 300 Mitarbeitende, hatte keine Regel zu KI und kein Werkzeug dafür. Das HR-Team, drei Personen, hatte sich selbst geholfen. Die Referentin für Recruiting ließ sich Stellenanzeigen vorformulieren, der Kollege aus der Personalbetreuung kürzte damit seine Antworten an Mitarbeitende, die HR-Leiterin baute Zeugnisse aus Stichpunkten. Jeder mit dem eigenen Konto, kostenlos oder privat bezahlt. Die IT wusste es nicht, der Datenschutzbeauftragte nicht, der Betriebsrat nicht. In den Verläufen standen Namen, Gehälter, Krankheitszeiten und die Gründe für Trennungen.
Der Moment, an dem es kippte, war eine Stellenanzeige. Sie war online, und im dritten Absatz stand ein Satz über eine Werkskantine und einen Standort, den das Unternehmen nicht hatte. Der Absatz stammte erkennbar aus der Anzeige eines anderen Unternehmens, und niemand hatte ihn gelesen, bevor die Anzeige raus war. Ein Bewerber fragte im Gespräch nach der Kantine. Die HR-Leiterin rief mich in derselben Woche an. Nicht, weil sie ChatGPT verbieten wollte. Sie wollte, dass die Arbeit erlaubt ist und unter Regeln läuft, die das Team kennt.
Beim ersten Gespräch saßen die HR-Leiterin, die Betriebsratsvorsitzende und der Datenschutzbeauftragte mit am Tisch. Der Betriebsrat sagte, was ich in fast jedem dieser Projekte höre: Wir wussten nicht einmal, dass es läuft, und jetzt sollen wir es absegnen. Der Datenschutzbeauftragte hatte zwei Fragen, bevor er über irgendetwas anderes reden wollte: Trainiert OpenAI mit unseren Eingaben, und wo liegen die Daten. Damit war der Rahmen des Projekts klar, bevor eine Routine gebaut war.
Ansatz
Die erste Woche gehörte der Stoppuhr, und diesmal mit einer zweiten Spalte. Jede der drei Personen notierte eine Woche lang, welche Aufgabe wie oft kam, wie lange sie dauerte, und ob sie heute schon mit ChatGPT lief. Die Liste war am Ende eindeutig: Stellenanzeigen, wiederkehrende Mitarbeiterfragen und Zeugnisse banden den größten Teil der Schreibzeit, und alle drei liefen bereits durch private Konten, mit echten Namen. Das wurden die drei Routinen, und das waren zugleich die Fälle, die als Erstes aus den privaten Konten raus mussten.
Parallel dazu hat die IT den Workspace eingerichtet. ChatGPT Enterprise als Workspace des Unternehmens, Domain verifiziert, Anmeldung über das bestehende SSO, Aufbewahrungsfrist für Verläufe festgelegt, Freigabe von Custom GPTs nur innerhalb des Workspace. Der Betriebsrat war ab dem ersten Bautermin dabei, nicht als Kontrollinstanz, sondern als Mitautor. Wir haben jede Routine gemeinsam durchgespielt: Was geht rein, was kommt raus, wer prüft, wo landet das Ergebnis. Dass Admins Verläufe einsehen können, war der Punkt, der am längsten dauerte, und er landete als Ausschluss der Leistungskontrolle wörtlich in der Vereinbarung.
Die Stellenanzeigen-Routine war die erste, die stand, weil sie den Anlass des Projekts geliefert hatte. Die Führungskraft füllt das Anforderungsprofil in einer festen Vorlage aus, HR startet den Prompt des Hauses im Workspace und bekommt einen Rohbau nach der eigenen Anzeigenvorlage. Der Prüfschritt ist nicht verhandelbar: Jede Anforderung stammt aus dem Profil, keine Formulierung, die nach dem AGG angreifbar wäre, kein Benefit, den das Unternehmen nicht hat. Erst dann geht die Anzeige online.
Das Gerüst des Prompts aus dem Projekt. Das ist der Rahmen des Stellenanzeigen-Prompts, mit dem das Team seitdem arbeitet. Er funktioniert schon so. Was ihn im Projekt zu dem Prompt des Hauses gemacht hat, steht darunter, und das ist der Teil, der die fremde Kantine verhindert.
Der fertige Prompt zum Kopieren
Alle sechs Bausteine in einem Prompt. Die eckigen Klammern durch Ihre eigenen Angaben ersetzen.
Du schreibst als HR-Referentin bei [Unternehmen, ein Satz zur Einordnung] eine Stellenanzeige für die Position [Titel], Bereich [Abteilung], berichtet an [Rolle]. Nutze ausschließlich die Angaben aus dem Anforderungsprofil unten. Erfinde keine Aufgaben, keine Benefits, keine Standorte und keine Zahlen. Wenn dir Angaben fehlen, stelle mir Rückfragen, statt etwas anzunehmen. Ton: sachlich, direkt, in der Sie-Form, kurze Sätze. Verboten sind: [Verbotsliste des Hauses] Aufbau: [Aufbau nach der Anzeigenvorlage des Hauses] Markiere jede Stelle, bei der du unsicher bist oder eine Annahme triffst, mit [prüfen]. Anforderungsprofil der Führungskraft: [Angaben aus der Vorlage]
- Die Verbotsliste des Hauseswelche Wörter und Floskeln in keiner Anzeige mehr stehen dürfen, gesammelt aus den letzten zwanzig Anzeigen des Unternehmens.
- Die Tonalität aus drei guten Anzeigenwelche drei Anzeigen des Hauses als Vorbild taugen und was genau sie richtig machen.
- Die AGG-Prüflistewelche Formulierungen zu Alter, Herkunft, Geschlecht und Gesundheit im Haus schon einmal Ärger gemacht haben.
- Der Prüfschrittworan HR in fünfzehn Minuten erkennt, ob der Entwurf online gehen kann.
Der Haken kam in Woche vier, beim Custom GPT für Mitarbeiterfragen. Die Richtlinien zu Urlaub, Homeoffice und Elternzeit waren als Dateien hinterlegt, und die ersten Antworten waren gut. Dann fragte jemand im Test nach der Abfindungsregel bei Aufhebungsverträgen, die in keiner Richtlinie stand, und das GPT antwortete trotzdem, freundlich und mit allgemeinem Wissen aus dem Internet. Wir haben zwei Sätze in die Anweisung gebaut: den Grenz-Satz, dass nur aus den hinterlegten Dateien geantwortet wird, und die Verweisregel, dass jede Frage außerhalb der Dateien an die Personalbetreuung geht, mit Namen und Erreichbarkeit. Der Betriebsrat hat den Test selbst wiederholt, bevor er die Routine in die Vereinbarung aufgenommen hat.
Parallel liefen die Sitzungen zur Betriebsvereinbarung und die Prüfung mit dem Datenschutzbeauftragten. Das war der langsame Teil, und er sollte es auch sein. Die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit OpenAI lag früh vor. Die Übermittlung in die USA nach Art. 44 ff. DSGVO war der Punkt, den der Datenschutzbeauftragte selbst prüfen wollte, mit dem EU-US Data Privacy Framework als Prüfpunkt und den Standardvertragsklauseln als zweiter Linie. Die Routinen liefen in dieser Zeit im Workspace mit anonymisierten Daten. Am Ende des dritten Monats war die Vereinbarung unterschrieben, die privaten Konten waren zum Stichtag abgelöst, und das Team fuhr die drei Routinen eine Woche lang allein, während ich nur im Hintergrund war.
Ergebnis
Eine Stellenanzeige läuft heute so: Die Führungskraft füllt das Anforderungsprofil aus, HR baut den Entwurf im Workspace und prüft ihn gegen das Profil, dann geht sie online, ohne fremde Kantine. Mitarbeiterfragen zu Urlaub, Homeoffice und Elternzeit beantwortet HR aus dem Custom GPT, mit Fundstelle in der Richtlinie, und jede Frage außerhalb der Richtlinie landet bei einem Menschen. Ein Zeugnis beginnt bei acht Stichpunkten der Führungskraft statt beim letzten ähnlichen Dokument, und der Name kommt erst im letzten Schritt in die Vorlage.
Der Betriebsrat hat die Betriebsvereinbarung unterschrieben, mit den drei Anwendungsfällen, dem Prüfschritt, dem Ausschluss der Leistungskontrolle, dem Stichtag für private Konten und einem Review-Termin nach sechs Monaten. Das Team hat seitdem eine vierte Routine selbst gebaut, Onboarding-Pläne aus der Stellenbeschreibung, und sie dem Betriebsrat im Review vorgestellt, so wie es die Vereinbarung vorsieht. Mich hat es dafür nicht mehr gebraucht, und das war der Punkt des Projekts.