Outplacement-Anbieter auswählen: woran Sie einen guten erkennen

Warum die Prüfung an Ihnen hängen bleibt

Es gibt keine staatliche Zulassung für Outplacement-Beratung und keine geschützte Berufsbezeichnung dahinter. Die Verbraucherzentrale formuliert es für den gesamten Coaching-Markt so, dass es in Deutschland kein festgelegtes und geschütztes Berufsbild Coach gibt. Der Fachverband für Supervision und Coaching sagt dasselbe über die eigene Branche: Supervision und Coaching sind nicht geschützt, jede und jeder darf sich so nennen und diesen Tätigkeiten nachgehen.

Für Sie als Auftraggeber heißt das: Es gibt keine Instanz, die vor Ihnen geprüft hat. Bei einem Steuerberater, einer Rechtsanwältin oder einem Wirtschaftsprüfer übernimmt eine Kammer diesen Teil. Hier nicht. Was ein Anbieter kann, steht in keinem Register, und was er nicht kann, fällt erst in der dritten Sitzung auf, wenn die betroffene Person längst zugeordnet ist.

Die Warnsignale, die die Verbraucherzentrale für den Coaching-Markt beschreibt, funktionieren auch im Firmenkundengeschäft. Nicht klar nachvollziehbare Konzepte gehören dazu, Zeitdruck nach dem Muster, das Angebot gebe es nur jetzt und heute, und ausschließlich positive Bewertungen. Im B2B-Kontext kommt ein viertes dazu, das im Verbrauchergeschäft keine Rolle spielt: ein Angebot, das ohne Rückfrage zur Ausgangslage erstellt wurde.

Daraus folgt kein Misstrauen gegen die Branche, sondern eine Arbeitsteilung. Die Prüfung, die im regulierten Beruf die Kammer macht, machen Sie selbst, und Sie machen sie vor der Beauftragung. Die folgenden Abschnitte sind die Punkte, an denen das mit vertretbarem Aufwand geht. Wie der Prozess davor abläuft, steht im Artikel zum Trennungsgespräch.

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Was ein Programm überhaupt wirksam macht

Die Wirksamkeit von Jobsuch-Programmen ist untersucht, und das Ergebnis ist eindeutiger als die Branchenkommunikation vermuten lässt. Eine Metaanalyse in der Fachzeitschrift Psychological Bulletin wertete 47 experimentell oder quasi-experimentell geprüfte Jobsuch-Interventionen aus. Die Chance, eine Beschäftigung zu finden, lag bei den Teilnehmenden um das 2,67-Fache höher als in der Kontrollgruppe.

Interessanter als der Gesamteffekt ist die Bedingung, unter der er auftritt. Die Autoren fanden, dass die Interventionen Beschäftigung nur dann wirksam förderten, wenn sowohl Kompetenzaufbau als auch Motivationsförderung enthalten waren. Ein Programm, das nur an den Unterlagen arbeitet, wirkt nicht. Ein Programm, das nur zuspricht, wirkt ebenfalls nicht. Die Kombination wirkt.

Sechs Bestandteile stehen konkret dahinter: Jobsuch-Fertigkeiten vermitteln, die Selbstdarstellung verbessern, die Selbstwirksamkeit stärken, zu proaktivem Handeln ermutigen, Ziele setzen und soziale Unterstützung einbinden. Damit haben Sie ein Prüfraster, das nicht aus dem Marketing des Anbieters stammt. Lassen Sie sich den Programmablauf geben und ordnen Sie jede Einheit einem dieser sechs Punkte zu.

Die Zuordnung deckt zwei typische Muster auf. Das erste ist das reine Werkzeugprogramm: Lebenslauf, Anschreiben, Profil, Bewerbungsstrategie, fertig. Es adressiert zwei der sechs Punkte. Das zweite ist das reine Gesprächsprogramm: zehn Termine, offene Agenda, viel Standortbestimmung, wenig Handwerk. Auch das adressiert zwei der sechs Punkte, nur andere. Beide sind unvollständig, und der Unterschied fällt in der Leistungsbeschreibung nicht auf, weil beide dieselben Oberbegriffe verwenden.

Fragen Sie deshalb nicht, ob das Programm individuell ist, sondern welche der sechs Komponenten in welcher Sitzung vorkommen. Ein Anbieter, der darauf antworten kann, hat einen Programmaufbau. Ein Anbieter, der ausweicht, hat eine Terminfolge.

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Die Verbandsgrundsätze als Prüfraster

Der Berufsverband der Branche hat zwei Papiere veröffentlicht, die Sie als Auftraggeber verwenden können, ohne selbst Mitglied zu sein. Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen hat 2020 die Grundsätze der Outplacementberatung vorgelegt, die einen qualitativ hochwertigen und seriösen Prozess beschreiben. 2022 kamen die Grundsätze ordnungsgemäßer Transferberatung dazu, die beantworten, wie eine gute Transfergesellschaft aufgestellt sein muss.

Der praktische Nutzen liegt weniger im Inhalt als in der Verwendung. Sie können die Grundsätze zur Anlage Ihrer Anfrage machen und den Anbieter bitten, seinen Prozess dagegen zu spiegeln. Das kostet Sie eine Zeile und verschiebt die Beweislast. Wer den Abgleich liefert, hat einen dokumentierten Prozess. Wer stattdessen eine Imagebroschüre schickt, hat die Frage nicht verstanden oder nicht beantworten wollen.

Die Mitgliedschaft selbst ist ein schwächeres Signal, aber kein leeres. Mitgliedsunternehmen müssen sich an Berufsgrundsätze halten, die kompetente Auftragsdurchführung, die Unabhängigkeit der Beratung und die Verschwiegenheit verlangen. Die Aufnahme erfolgt nach einem Verfahren, in dem Kundenempfehlungen eingeholt und qualifizierte Berufserfahrung sowie Qualitätsmanagementsysteme abgefragt werden, und über die Aufnahme entscheidet der Vorstand des jeweiligen Fachverbands, nicht die Geschäftsstelle.

Rechnen Sie die Mitgliedschaft trotzdem nicht als Nachweis. Sie sagt etwas über das Unternehmen und nichts über die Person, die Ihre Beschäftigten tatsächlich berät. Kleine und Einzelanbieter fehlen im Verband häufig, ohne dass daraus ein Qualitätsurteil folgt. Nehmen Sie die Grundsätze als Fragenkatalog und die Mitgliedschaft als eines von mehreren Indizien.

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Was eine Zulassung aussagt und was nicht

Eine Trägerzulassung nach dem Dritten Sozialgesetzbuch ist der einzige formale Nachweis in diesem Markt, und sie sagt etwas Konkretes aus. Zugelassen wird ein Träger, der die erforderliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzt, der in der Lage ist, durch eigene Bemühungen die berufliche Eingliederung der Teilnehmenden in den Arbeitsmarkt zu unterstützen, dessen Leitung und Lehrkräfte über Aus- und Fortbildung sowie Berufserfahrung verfügen, die eine erfolgreiche Durchführung erwarten lassen, und der ein System zur Sicherung der Qualität anwendet.

Die vierte Anforderung ist die, auf die es Ihnen ankommt. Ein System zur Sicherung der Qualität bedeutet, dass jemand von außen geprüft hat, ob es überhaupt einen dokumentierten Prozess gibt. Beim Transferkurzarbeitergeld verlangt das Gesetz genau dieses System ausdrücklich, und führt ein externer Träger die Einheit durch, tritt an dessen Stelle die Trägerzulassung.

Jetzt die Einschränkung, und sie ist erheblich. Die Zulassung ist auf Maßnahmen der Arbeitsförderung zugeschnitten, nicht auf die Begleitung einer Bereichsleiterin in ein vergleichbares Mandat. Ein zugelassener Träger kann für Gruppenprogramme im gewerblichen Bereich hervorragend geeignet und für Ihre zwei Führungskräfte völlig falsch sein. Umgekehrt arbeiten viele Anbieter im Executive-Segment ohne Zulassung, weil sie nie Maßnahmen der Arbeitsförderung durchführen.

Behandeln Sie die Zulassung deshalb als das, was sie ist: ein Nachweis über Prozess und Organisation, kein Nachweis über Passung. Fragen Sie ergänzend nach der Zulassung nur dann, wenn Förderung im Spiel ist oder eine Transfergesellschaft Teil der Lösung wird. Sonst prüfen Sie die Passung direkt, über den Programmaufbau aus dem vorigen Abschnitt und über die Person, die berät.

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Vermittlungsquoten und wer tatsächlich berät

Vermittlungsquoten einzelner Anbieter sind als Vergleichsmaßstab wertlos, und zwar aus drei Gründen, die sich nicht beheben lassen. Sie sind selbst berichtet, es gibt keine Kontrollgruppe, und Vermittlung ist nicht einheitlich definiert. Zählt eine befristete Stelle? Zählt eine Selbstständigkeit? Zählt der Ruhestand als erfolgreicher Abschluss? Je nach Antwort bewegt sich dieselbe Grundgesamtheit um zwanzig Prozentpunkte.

Die belastbare Aussage zur Wirksamkeit stammt aus der Forschung, nicht aus dem Datenblatt: Teilnahme an einer Jobsuch-Intervention erhöhte in der Metaanalyse die Chance auf Beschäftigung um das 2,67-Fache gegenüber einer Kontrollgruppe. Dieser Wert ist übertragbar, eine Anbieterquote ist es nicht. Ersetzen Sie die Frage nach der Quote deshalb durch drei Fragen nach der Definition, und lassen Sie sich die Antworten in das Angebot schreiben.

Die zweite Frage dieses Abschnitts ist die wichtigere und wird seltener gestellt: Wer berät tatsächlich, und mit wie vielen Fällen parallel? In der Akquise sitzt regelmäßig eine erfahrene Person am Tisch, in der Durchführung eine andere. Das ist nicht unseriös, solange es offen gesagt wird. Unseriös wird es, wenn die Zuordnung erst nach Vertragsschluss fällt und niemand die Fallzahl nennt.

Verlangen Sie den Namen und den Lebenslauf der Person, die berät, vor der Unterschrift. Verlangen Sie die Zahl der parallel betreuten Mandate. Verlangen Sie eine Regelung für den Wechselfall, weil Krankheit und Kündigung vorkommen. Diese drei Punkte kosten den Anbieter nichts, wenn er sauber aufgestellt ist, und sie sind das Erste, was bei einem überlasteten Anbieter nicht kommt.

Eine letzte Prüfung betrifft die Gegenrichtung. Fragen Sie, in welchen Fällen der Anbieter von einem Programm abrät. Wer darauf keine Antwort hat, verkauft jedem alles. Eine gute Antwort klingt ungefähr so, dass Outplacement bei einer bereits laufenden Kündigungsschutzklage selten trägt, solange die Rechtslage offen ist, und dass eine Person, die innerlich noch im Widerspruch steht, erst den Weg über Aufhebungsvertrag oder Kündigung geklärt braucht.

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Gruppenprogramm oder Einzelbegleitung

Die Formatfrage entscheidet sich an der Zielfunktion, nicht an der Zahl der Betroffenen. Eine Gruppe funktioniert dort, wo die Suchwege ähnlich sind: vergleichbare Qualifikation, vergleichbarer regionaler Arbeitsmarkt, vergleichbare Bewerbungsroutinen. Sobald die Zielpositionen einzeln zugeschnitten sind, also typischerweise ab Bereichsleitung und in Spezialistenrollen, trägt das Gruppenformat den wirksamen Teil nicht mehr.

Die Metaanalyse hilft auch hier beim Sortieren. Von den sechs wirksamen Komponenten lassen sich vier in der Gruppe gut abbilden: Jobsuch-Fertigkeiten, Selbstdarstellung, Zielsetzung und soziale Unterstützung. Die Gruppe ist bei der letzten sogar im Vorteil, weil Menschen in derselben Lage sich gegenseitig tragen. Selbstwirksamkeit und die Ermutigung zu proaktivem Handeln brauchen dagegen individuelle Rückmeldung, und die entsteht in einem Seminarraum mit zwölf Personen nicht von selbst.

Viele Anbieter lösen das mit einem Mischmodell aus Gruppenteil und einer festen Zahl an Einzelterminen. Das ist sinnvoll, hat aber eine Stelle, an der Sie genau hinsehen sollten: Wie viele Einzeltermine sind zugesagt, in welcher Länge, und verfallen sie bei Nichtantritt? Wenn die Antwort lautet, dass Einzeltermine nach Bedarf stattfinden, steht in Ihrem Vertrag ein Gruppenprogramm mit einer freundlichen Absichtserklärung.

Bei größeren Personalabbauten kommt ein drittes Format dazu, das kein Beratungsformat ist, sondern eine eigene Organisationsform. Das Gesetz knüpft das Transferkurzarbeitergeld daran, dass die betroffenen Beschäftigten in einer betriebsorganisatorisch eigenständigen Einheit zusammengefasst werden und diese Einheit für den Integrationserfolg geeignet organisiert und ausgestattet ist. Wer diesen Weg prüft, wählt keinen Coach aus, sondern einen Träger, und dann ist die Zulassungsfrage aus dem vorigen Abschnitt wieder da.

Für die Auswahl heißt das: Legen Sie das Format fest, bevor Sie Angebote einholen, sonst vergleichen Sie Äpfel mit Birnen. Und legen Sie es nach der Zusammensetzung der Betroffenen fest, nicht nach dem Budget. Ein zu großzügig besetztes Gruppenprogramm für Führungskräfte kostet weniger und wirkt nicht, was die teurere Variante ist.

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Was der Anbieter über Ihre Leute erfährt

Outplacement erzeugt eine Datenlage, die in der Auswahl regelmäßig übersehen wird: Ein externes Unternehmen erhält Namen, Funktionen, Gehaltsdaten, oft Beurteilungen und den Trennungsgrund von Menschen, die gerade ihre Stelle verlieren. Wer im Auftrag verarbeiten lässt, darf nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichend Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Diese Prüfung gehört vor die Beauftragung, nicht in die Vertragsanlage.

Zuerst brauchen Sie Klarheit über die Rolle. Solange der Anbieter ausschließlich nach Ihrer Weisung arbeitet, ist er Auftragsverarbeiter, und der Vertrag muss vorsehen, dass nur auf dokumentierte Weisung verarbeitet wird und die befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet sind. Sobald die Beratung selbst beginnt, verschiebt sich das: Was die betroffene Person ihrer Beraterin über Familie, Gesundheit oder Wechselabsichten erzählt, gehört nicht in Ihre Weisungskette und darf Sie nicht erreichen.

Daraus folgt eine Frage, die Sie stellen sollten, auch wenn sie unangenehm klingt: Welche Berichte bekommen wir? Ein Anbieter, der Ihnen inhaltliche Fortschrittsberichte über einzelne Personen anbietet, verkauft Ihnen ein Kontrollinstrument und beschädigt genau die Vertraulichkeit, die das Programm wirksam macht. Zulässig und sinnvoll sind Statusangaben ohne Inhalt: Programm begonnen, Termine wahrgenommen, Programm abgeschlossen.

Halten Sie außerdem den Umfang klein. Personenbezogene Daten müssen dem Zweck angemessen und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Für den Start eines Programms braucht ein Anbieter Name, Kontaktdaten, Funktion und Austrittsdatum. Er braucht in aller Regel keine Personalakte, keine Abmahnungen und keine Leistungsbeurteilungen, und wenn er sie anfordert, sollte er begründen können, wofür.

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Der Zeitpunkt: wer mitredet, bevor Sie beauftragen

Die Auswahl eines Anbieters ist selten eine reine Beschaffungsentscheidung, weil sie in den meisten Fällen an einer Betriebsänderung hängt. In Betrieben mit mehr als zwanzig wahlberechtigten Arbeitnehmern muss der Unternehmer den Betriebsrat über geplante Betriebsänderungen unterrichten und sie mit ihm beraten. Als Betriebsänderung gelten unter anderem die Einschränkung oder Stilllegung des ganzen Betriebs oder wesentlicher Teile, die Verlegung, der Zusammenschluss oder die Spaltung und grundlegende Änderungen der Betriebsorganisation.

Outplacement taucht in diesem Verfahren an zwei Stellen auf. Es kann Gegenstand eines Sozialplans werden, also der Einigung über den Ausgleich oder die Milderung der wirtschaftlichen Nachteile, die den Arbeitnehmern infolge der geplanten Betriebsänderung entstehen. Der Sozialplan hat die Wirkung einer Betriebsvereinbarung. Und es kann die Antwort auf die Beratungspflicht bei Massenentlassungen sein, denn Arbeitgeber und Betriebsrat haben insbesondere die Möglichkeiten zu beraten, Entlassungen zu vermeiden oder einzuschränken und ihre Folgen zu mildern.

Die Anzeigeschwellen bei Massenentlassungen sind gestaffelt. Je nach Betriebsgröße greift die Pflicht ab mehr als 5 Entlassungen, ab 10 Prozent der regelmäßig Beschäftigten oder mehr als 25, und ab mindestens 30, jeweils innerhalb von 30 Kalendertagen. Wenn Sie in diesem Bereich liegen, ist die Anbieterauswahl kein nachgelagerter Schritt mehr, sondern Teil dessen, was Sie dem Betriebsrat vorlegen.

Kommt Förderung in Betracht, verschiebt sich der Zeitpunkt noch weiter nach vorn. Transfermaßnahmen werden nur gefördert, wenn sich die Betriebsparteien vor Einführung von der Agentur für Arbeit haben beraten lassen. Dazu kommt, dass ein Dritter die Maßnahme durchführt, dass sie der Eingliederung in den Arbeitsmarkt dient und dass ihre Durchführung gesichert ist. Wer den Anbieter erst nach den Kündigungen sucht, hat diese Möglichkeit bereits verloren. Was die Förderung im Einzelnen deckt, steht im Artikel zu den Kosten von Outplacement.

Ein Nebeneffekt der frühen Einbindung ist praktischer Natur. In Unternehmen mit mehr als dreihundert Arbeitnehmern kann der Betriebsrat einen externen Berater hinzuziehen. Es ist bequemer, die Kriterien für die Anbieterauswahl mit dem Gremium gemeinsam festzulegen, als sie später gegen ein Gutachten zu verteidigen.

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Was in den Vertrag gehört

Ein Punkt gehört in jeden Vertrag und fehlt in vielen Standardangeboten: die Rechte der Teilnehmenden gegenüber dem Anbieter. Das Gesetz verlangt von zugelassenen Trägern, dass die Verträge mit Teilnehmenden angemessene Bedingungen insbesondere über Rücktritts- und Kündigungsrechte enthalten. Nehmen Sie diese Anforderung auch dann in Ihren Vertrag auf, wenn keine Zulassung im Spiel ist. Sie zahlen, aber teilnehmen muss die betroffene Person, und ein Programm, aus dem sie nicht aussteigen kann, ist kein Angebot, sondern eine Auflage.

Die datenschutzrechtlichen Pflichten sind der zweite Block. Der Auftragsverarbeiter muss die Daten nach Abschluss der Erbringung löschen oder zurückgeben und Ihnen alle Informationen zum Nachweis der Einhaltung bereitstellen. Ergänzen Sie das um eine konkrete Frist, denn erforderlich ist ohnehin, dass Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für die Zwecke der Verarbeitung nötig ist. Zu den geeigneten Maßnahmen zählt die Verordnung ausdrücklich Pseudonymisierung und Verschlüsselung sowie ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung ihrer Wirksamkeit.

Der dritte Block betrifft die Leistung selbst und ist der, bei dem Angebote sich wirklich unterscheiden. Endet die Begleitung an einem festen Datum oder mit der Vertragsunterschrift der betroffenen Person? Was passiert bei einer Probezeitkündigung in der neuen Stelle? Ist ein Wechsel der beratenden Person möglich, und auf wessen Wunsch? Wie viele Termine sind zugesagt, in welcher Form, und was verfällt bei Nichtantritt?

Der vierte Block ist die Berichtslinie, die schon im Datenschutzabschnitt aufkam. Schreiben Sie ausdrücklich hinein, welche Informationen Sie bekommen und welche nicht. Das schützt Sie vor der Versuchung, im Zweifel doch nachzufragen, und es schützt den Anbieter vor einer Erwartung, die er nicht erfüllen darf. Für die Leistungsseite ist das ohnehin die Grundlage jeder Outplacement-Begleitung.

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Wie Nick's Advisory auf diese Kriterien antwortet

Dieser Abschnitt ist Eigenwerbung, und ich kennzeichne ihn als solche. Er geht dieselben Kriterien durch, die oben stehen, und benennt auch die Stellen, an denen ein anderer Anbieter besser passt. Ohne diesen zweiten Teil wäre der Abgleich wertlos.

Zum Programmaufbau: Die Begleitung deckt die sechs Komponenten aus der Metaanalyse ab, und zwar mit einer klaren Trennung zwischen Handwerk und Motivation. Handwerk heißt Standortbestimmung, Unterlagen, Profil, Marktansprache und Interviewvorbereitung. Motivation heißt Zielklärung, Umgang mit Absagen und ein fester Rhythmus, damit die Suche nicht abreißt. Beides steht im Ablaufplan, den Sie vor der Beauftragung bekommen, mit der Zuordnung zu den sechs Punkten.

Zur Person, die berät: Es gibt keine Trennung zwischen Akquise und Durchführung, weil ich selbst berate. Über 7 Jahre HR-Erfahrung als HR Manager und Head of People, über 150 begleitete Trennungen und 30 strategische Transfers in 6 Ländern in drei Monaten, über 1.000 geführte Interviews und 100 Einstellungen in mehr als 12 Ländern. Die Fallzahl, die ich parallel führe, nenne ich Ihnen vor der Unterschrift, und sie ist niedriger als die üblichen Betreuungsschlüssel großer Häuser. Das ist zugleich die Grenze: Für einen Abbau mit dreistelliger Zahl an Betroffenen bin ich nicht der richtige Anbieter.

Zu Vermittlungsquoten: Ich nenne keine. Aus den Gründen, die oben stehen, wäre jede Zahl, die ich angeben würde, selbst berichtet und ohne Kontrollgruppe. Stattdessen steht im Angebot, was als Abschluss gilt, über welchen Zeitraum die Begleitung läuft und wann sie endet.

Zu Daten und Berichten: Sie bekommen Status, keine Inhalte. Begonnen, Termine wahrgenommen, abgeschlossen. Was in den Gesprächen gesagt wird, erreicht Sie nicht, auch nicht zusammengefasst und auch nicht auf Nachfrage. Verarbeitet wird, was für den Start nötig ist, und nach Ende des Programms wird gelöscht oder zurückgegeben.

Zum Zeitpunkt: Der sinnvolle Einstieg liegt vor den Gesprächen, nicht danach, und bei einer Betriebsänderung vor der Unterrichtung des Betriebsrats. Wenn Sie schon weiter sind, sagen Sie es im Erstgespräch. Dann geht es um das, was jetzt noch trägt, und manchmal ist das eine kürzere Begleitung statt eines vollen Programms.

Zur Ehrlichkeit über die Grenzen: Ein zugelassener Träger ist die bessere Wahl, wenn Sie Förderung nach dem Dritten Sozialgesetzbuch nutzen oder eine Transfergesellschaft aufsetzen wollen. Ein großes Haus mit eigenem Standortnetz ist die bessere Wahl, wenn Sie an fünf Standorten gleichzeitig abbauen. Bei Einzelfällen und kleinen Gruppen im Rhein-Main-Gebiet, bei Führungskräften und bei zweisprachiger Begleitung auf Deutsch und Englisch ist die Antwort umgekehrt.

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